Als office manager van de capaciteitsgroep zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je bent een spin in het web, het eerste aanspreekpunt, je geeft ondersteuning bij interne communicatie en je bent verantwoordelijk voor een soepele workflow. Je staat in nauw contact met zowel het wetenschappelijk personeel als je collega’s van de bedrijfsvoering en je bent de sparringpartner en steun en toeverlaat van de directeur. Je bent een probleemoplosser die goed anticipeert!

In je dagelijkse werk heb je overleg met de directeur van de capaciteitsgroep en met de directeur bedrijfsvoering, met HR, met je collega office-managers en met de secretariaten. Jouw primaire taak is om de capaciteitsgroep te ontzorgen en zaken te regelen op diverse gebieden. Dit varieert van het organiseren van grote bijeenkomsten, tot het voorbereiden van de functioneringsgesprekken, tot het begeleiden van nieuwe collega’s inzicht en overzicht houden over de begroting en het onderdeel zijn van het uitvoeren en borgen van de strategie van de capaciteitsgroep en de faculteit. Daarnaast ben je regelmatig in contact met (nieuwe) medewerkers en visitors en regel je allerhande zaken die betrekking hebben op hun dienstverband.

Verder ben je het visitekaartje van de afdeling waar je werkzaam bent, verwelkom je onze klanten, regel je personele zaken en voer je facilitaire en administratieve werkzaamheden uit.

Je hebt veel eigen verantwoordelijkheid en er is ruimte genoeg voor eigen initiatief.

Voor deze stevige rol zijn we op zoek naar een klantgerichte, accurate en organisatorisch sterke collega: taken zijn bij jou in goede handen. Je kunt je inleven in de vraagstukken van de leidinggevenden en wetenschappers en natuurlijk in de vraagstukken van je directe collega’s. Nieuwe informatie maak je je in korte tijd eigen en je overziet snel administratieve processen en hebt affiniteit met financiën. Je hebt minimaal een HBO opleiding afgerond en hebt minimaal 2 jaar werkervaring als office manager of PA of PMO. De Nederlandse en Engelse taal beheers je vlekkeloos zowel mondeling als schriftelijk. Je bent innovatief en hebt een visie op excellente ondersteuning die past in een wetenschappelijke omgeving. Deze visie weet je om te zetten in een heldere aanpak. Je bent positief, zelfsturend en gestructureerd. Je kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden, vindt het leuk om een strakke planning te maken, maar bent ook zeker bereid er vanwege veranderende omstandigheden vanaf te wijken, met je doel voor ogen. Je denkt vooruit en komt met initiatief. Met je nuchtere mentaliteit en humor weet je mensen voor je te winnen.

Functie-eisen

●      HBO/WO opleiding

●      Minimaal 2 jaar relevante werkervaring

●      Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (C1CEFR).

Kerncompetenties

●      Ondernemerschap

●      Precisie

●      Planning en organisatie

●      Flexibiliteit

●      Overtuigingskracht

●      Resultaatgerichtheid

●      Klantgericht

●      Een bruisende rol, waarin je mede vorm geeft aan excellente ondersteuning

●      Een uitdagende internationale werkomgeving.

●      Een salaris in schaal 9 (afhankelijk van ervaring tussen EUR 3300 en 4000 op basis van 38 uur)

●      Een eindejaarsuitkering van 8,3%

●      Tijdelijke aanstelling met een optie tot vast bij goed functioneren

●      Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden.

Erasmus Universiteit Rotterdam

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) heeft als overkoepelende missie ‘het creëren van positieve maatschappelijk impact’, die richting geeft aan de strategie en prioriteiten voor de periode 2020-2024. Onder andere staat duurzaamheid hoog in het vaandel. Kerngedachte van de onderwijsvisie van de EUR: leidt studenten op tot verbindende wereldburgers die een actieve rol hebben in de ontwikkeling van academische kennis voor de samenleving.

De afgelopen 6-10 jaar is de EUR sterk gegroeid én geïnternationaliseerd. Ook ontwikkelt de bedrijfsvoering van de EUR zich verder naar klantgerichtheid, zakelijkheid en pro activiteit.

Meer info op www.eur.nl.

Erasmus School of Economics

Binnen de faculteit Economie bestaan vier verschillende capaciteitsgroepen (Bedrijfseconomie, Algemene Economie, Toegepaste Economie en Econometrie). De officemanager rapporteert direct aan de directeur van de capaciteitsgroep en heeft een functionele rapportagelijn naar de Directeur Bedrijfsvoering van de faculteit. De capaciteitsgroep waar de vacature ontstaan is betreft Bedrijfseconomie. De capaciteitsgroep kent honderd collega’s en een secretariaat van vijf collega’s. De capaciteitsgroep is internationaal samengesteld en kent veel jonge medewerkers, variërend van promovendus tot hoogleraar. Meer informatie over de faculteit kun je vinden op: www.ese.eur.nl.