Als secretaris is je primaire taak de ondersteuning van de Universiteitsraad als griffier (de benaming van de secretaris van de Raad) en het Lokaal Overleg EUR Personele Aangelegenheden (EUROPA) van de vakbonden.

Universiteitsraad
De Universiteitsraad is het centrale medezeggenschapsorgaan van de universiteit. De 24 leden, 12 studenten en 12 medewerkers, zijn als gekozen leden gesprekspartner van het College van Bestuur over EUR-brede aangelegenheden. De Universiteitsraad heeft op verschillende onderwerpen instemmings-, advies-, of informatierecht. Hiermee vervult de Universiteitsraad een belangrijke rol voor bestuurders en beleidsmakers.

Je bent de verbindende schakel tussen Universiteitsraad, bestuur en organisatie. Je verzorgt de (logistieke en inhoudelijke) voorbereiding, afhandeling en opvolging van de vergaderingen van de Universiteitsraad. Je werkt hierin nauw samen met de secretarissen van de bestuurlijke overleggen (zoals CvB en RvT) om de bestuurlijke besluitvorming en medezeggenschap zo effectief en efficiënt mogelijk te laten verlopen. In overleg met de voorzitter van de Universiteitsraad bereid je vergaderingen voor, je zorgt voor verspreiding van stukken, bent verantwoordelijk voor het verslag en verzorgt de correspondentie namens de raad. Tevens ben je ook eerste adviseur van de raad, bijvoorbeeld bij formeel bestuurlijk-juridische aangelegenheden of bij inhoudelijke dossiers. Ook ben je vraagbaak voor (nieuwe) raadsleden. De vergaderingen en de correspondentie van de Universiteitsraad verlopen in de meeste gevallen in het Engels. De afdelingssecretaresse BZ verzorgt de secretariële ondersteuning van de Universiteitsraad. De tijdsbesteding als griffier van de Universiteitsraad zal gemiddeld 0.6fte inhouden.

Lokaal Overleg EUROPA
Het Lokaal Overleg is het centrale overleg tussen werkgever (het College van Bestuur) en werknemers, die worden vertegenwoordigd door vier werknemersorganisaties (vakbonden):

• Vakbond voor de Wetenschap, www.vawo.nlOpent extern
• FNV Overheid, www.fnv.nlOpent extern
• CNV, www.cnvpubliekezaak.nlOpent extern
• AC-HOP, www.ac-hop.nlOpent extern

In het Lokaal Overleg (Erasmus Universiteit Rotterdam Overleg Personele Aangelegenheden, kortweg EUROPA) worden, in overeenstemming tussen partijen, bindende afspraken gemaakt over de rechtspositie van arbeidsvoorwaarden van het personeel, voor zover die niet in de CAO Nederlandse Universiteiten zijn vastgesteld. De vakbonden onderhandelen en maken afspraken over arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden op landelijk en op lokaal niveau. De afspraken op landelijk niveau met de Vereniging van Nederlandse Universiteiten (VSNU)Opent extern worden vastgelegd in de Collectieve Arbeidsovereenkomst Nederlandse Universiteiten CAO-NUOpent extern).

Elke universiteit werkt de landelijke CAO-afspraken nader uit in het Lokaal Overleg. Dat gebeurt aan de EUR in het EUROPA (Erasmus Universiteit Rotterdam Overleg Personele Aangelegenheden). In dit instellingsgebonden overleg maken de vakbonden nadere afspraken met het College van Bestuur over arbeidsvoorwaarden en de rechtspositie van alle medewerkers van de EUR. Op deze wijze is bijvoorbeeld de Reorganisatiecode tot stand gekomen.

Het overleg vindt plaats tussen de personeelsvertegenwoordiging (PV), bestaande uit vertegenwoordigers van de vakbonden, en een lid van het CvB. Het lid CvB wordt voor en tijdens de vergaderingen bijgestaan door de HR afdeling van de EUR.

Het secretariaat van het overleg van het EUROPA wordt gevoerd door een door het CvB benoemde of aangewezen ambtelijk secretaris. De benoeming of aanwijzing van de secretaris geschiedt in overeenstemming met het EUROPA. De personeelsvertegenwoordiging (PV) wordt ondersteund door een door hen voorgedragen secretaris, die door het CvB wordt aangesteld. Een combinatie van de functie ambtelijk secretaris en secretaris PV is mogelijk als de functionele onafhankelijkheid van deze secretaris ten opzichte van het College van Bestuur is gewaarborgd. Het CvB stelt voor de (gecombineerde) secretariële ondersteuning max. 0,5 fte ter beschikking.

De secretaris is de verbindende schakel tussen PV EUROPA, bestuur en organisatie. Je verzorgt de voorbereiding, afhandeling en opvolging van de vergaderingen van het EUROPA. Je werkt hierin nauw samen met de secretarissen van de bestuurlijke overleggen (zoals CvB en UR) om de bestuurlijke besluitvorming en medezeggenschap zo effectief en efficiënt mogelijk te laten verlopen binnen het kader van de in bijlage C van de CAONU gestelde bevoegdheden.In overleg met de voorzitter van de het EUROPA en de voorzitter van de PV bereid je vergaderingen voor, je zorgt voor verspreiding van stukken, bent verantwoordelijk voor het verslag en verzorgt de correspondentie namens het overleg. Dit doe je in goede samenwerking met de HR afdeling van de EUR. Tevens ben je ook eerste adviseur van het overleg, bijvoorbeeld bij formeel bestuurlijk-juridische aangelegenheden of bij inhoudelijke dossiers. Ook ben je vraagbaak voor (nieuwe) leden.

Medewerkers van de afdeling Bestuurlijke Zaken zijn in veel gevallen de spil tussen bestuur en organisatie. Werken bij BZ betekent werken in een dynamische bestuurlijke omgeving waar belangen, rollen en taken per onderwerp kunnen wisselen. Dit brengt zowel afwisseling als uitdagingen met zich mee. Medewerkers moeten zich bewust zijn van, en om kunnen gaan met, de uitdagingen en kansen die de bestuurlijke context biedt. We zijn daarom op zoek naar een secretaris / griffier met het volgende profiel:

• Een afgeronde academische opleiding.
• Kennis en begrip van, en interesse in, de bestuurlijke praktijk en/of medezeggenschap; een gezonde dosis politiek-bestuurlijke sensitiviteit en affiniteit.
• Integriteit, vooral tot uiting komend in het kunnen bewaren van vertrouwelijkheid in de directe relatie met de bestuurders of leden van bestuurlijke gremia en medezeggenschap en het kunnen scheiden van verschillende rollen horend bij de verschillende taken (de Universiteitsraad is onafhankelijk van andere bestuurlijke gremia).
• Een proactieve, assertieve, ondernemende, flexibele en onderzoekende houding, geen genoegen nemen met een bestaan in de eigen inhoudelijke luwte maar een brede blik hebben op de organisatie en waar nodig bij willen dragen. Dit betekent dat men ondanks ‘eigen verantwoordelijkheden’ de samenwerking met anderen zoekt.
• In samenspraak met de beide voorzitters en/of vakbonden een proactieve, ondernemende rol  aannemen die binnen het kader van de CAONU valt maar ook actief samenwerking met andere collega’s zoeken, zowel binnen de eigen taken en de EUR als daarbuiten.
• Degelijkheid en nauwkeurigheid in formele procedures en processen, maar met genoeg flexibiliteit om waar nodig ook ondanks formele hindernissen tot de benodigde oplossingen te komen.
• Organisatorisch sterk, overzicht en structuur creëren, bewaren en bewaken in een dynamische administratieve, logistieke en politiek-bestuurlijke omgeving waar veel partijen bij betrokken zijn.
• Collegialiteit, zowel richting de collega’s in de afdeling, de Algemene Bestuursdienst als de bredere universiteit.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (NL en EN), benodigd voor advisering, verslaglegging en (formele) correspondentie.
• Ervaring met bestuurlijke processen en/of medezeggenschap strekt tot aanbeveling. Belangrijk is dat je je thuis voelt in een soms hectische en uitdagende omgeving waarin verschillende ‘ballen in de lucht’ moeten worden gehouden.

Gedeelde kernwaarden in de Algemene Bestuursdienst zijn samenwerken, verantwoordelijkheid nemen, klantgerichtheid en ondernemerschap. Medewerkers van BZ werken in veel gevallen intensief samen met collega’s van andere ABD-afdelingen, andere organisatieonderdelen van de EUR en faculteiten.

Dienstverband voor bepaalde tijd: Het dienstverband wordt aangegaan voor de periode van twaalf maanden met uitzicht op verlenging.

Het dienstverband wordt aangegaan voor de periode van twaalf maanden met uitzicht op verlenging. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt minimaal €2.709,- en maximaal €4.978,- bruto per maand (schaal 10 of 11, CAO Nederlandse Universiteiten) bij een volledige werkweek.

De EUR heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder een vakantie uitkering van 8,0%, een eindejaarsuitkering van 8,3% en ruime verloffaciliteiten (o.a. 41 vakantiedagen bij een voltijdse werkweek) voor een goede balans tussen werk en privé. Verder is de EUR aangesloten bij het pensioenfonds ABP en biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. Ook kunnen medewerkers gebruikmaken van een aantal faciliteiten, zoals sportaccommodatie en bibliotheek.

Erasmus Universiteit Rotterdam

Een smeltkroes van talent, internationaal georiënteerd en sterk maatschappelijk betrokken. Dat is de Erasmus Universiteit Rotterdam. Een universiteit die met ruim 30.000 studenten en ruim 3.200 medewerkers wetenschappelijke kennis in Rotterdam ontwikkelt die grenzeloos toepasbaar is. Belangrijke waarden voor de Erasmus Universiteit Rotterdam zijn durf, nieuwsgierig, maatschappelijke betrokken, grensverleggend en streven naar succes. Werken bij de Erasmus Universiteit Rotterdam betekent werken bij een ambitieuze universiteit met volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en eigen initiatief.

Bestuurlijke Zaken

De afdeling Bestuurlijke Zaken (BZ) is de centrale afdeling van de Erasmus Universiteit die primair administratieve en bestuurlijke ondersteuning levert aan de verschillende bestuurlijke en beleidsmatige overleggen en medezeggenschap. De afdeling bestaat uit 5 inhoudelijke (bestuurssecretaris) ondersteuners en 5 secretaresses. Zij ondersteunen de formele bijeenkomsten en werkzaamheden van de Raad van Toezicht, het College van Bestuur, College voor Promoties, CvB-Decanenoverleg, Universiteitsraad (UR) en het Lokaal Overleg van de vakbonden (EUROPA). Daarnaast ondersteunt en organiseert BZ het voorbereidende Agendaoverleg, de EUR-brede overleggen van de Directeuren Onderzoek en Onderwijs met de rector en het EUR-brede overleg van de directeuren bedrijfsvoering en de dienstdirecteuren met het lid CvB verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering.

Ook kent de afdeling verschillende staffuncties die zich focussen op zowel de bredere afdeling als de gehele EUR. De afdeling kent een informele en collegiale cultuur waarin hard wordt gewerkt en ook ruimte is voor ontspanning en collegialiteit.

De afdeling BZ is onderdeel van de Algemene Bestuursdienst (ABD). BZ wordt hiërarchisch aangestuurd door het hoofd BZ.

Meer concreet houdt de afdeling BZ zich bezig met de volgende taken:

• Voorbereiding, begeleiding en afhandeling (nazorg) van de formele vergaderingen van bestuur en medezeggenschap, inclusief agendavoorbereiding, verslag en & monitoring. Hiermee regisseert BZ het bestuurlijke besluitvormingsproces van de universiteit.
• Het administratief (secretarieel) ondersteunen van zowel formele overleggen als individuele bestuurders.
• Het bestuurlijk ondersteunen van het College van Bestuur door het uitvoeren van verschillende staffuncties rond, onder meer, inhoudelijk actuele thema’s, faciliteiten (huisvesting, campus, studentenzaken), ICT, financiën, evenementen van de ABD en EUR-breed, het EUR-jaarverslag en activiteiten die volgen uit bestuurlijke gremia.
• Het gevraagd en ongevraagd adviseren van bestuur en medezeggenschap over bestuurlijke aangelegenheden.

De bestuurssecretarissen van de afdeling hebben elk vaste overleggen die zij als secretaris ondersteunen. Daarnaast hebben zij afdelingsbrede taken, zijn zij inzetbaar voor EUR-brede (bestuurlijke, beleidsmatige of projectmatige) taken en vervangen en ondersteunen zij elkaar waar nodig. Vanwege het vertrek van een van onze collega’s zijn wij op zoek naar een griffier voor de Universiteitsraad / secretaris bij Bestuurlijke Zaken.