Samen met je collega ambtelijk secretarissen ben je verantwoordelijk voor het (inhoudelijk) voorbereiden en notuleren van de vergaderingen van de examencommissie. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het behandelen van studentverzoeken, fraudemeldingen en vragen van collega’s. Dit gebeurt hoofdzakelijk via het webformulier en per e-mail. Je doet onderzoek naar de situatie van de student en bepaalt welke regels van toepassing zijn. Op basis daarvan ga je namens de examencommissie over tot het nemen van een besluit of zend je het verzoek door naar het Dagelijks Bestuur van de examencommissie met een weloverwogen advies.

Daarnaast verricht je diverse administratief-ondersteunende werkzaamheden in het kader van de kwaliteitsborgingstaken van de examencommissie. Ondersteuning van de toetscommissie en overleg met het onderwijsmanagement kan daarvan deel uitmaken. Voor docenten en andere collega’s ben je een aanspreekpunt bij vragen.

Concrete taken van de ambtelijk secretaris zijn, onder andere:

• Nemen van beslissingen en het opstellen van besluiten t.b.v. individuele studenten en het verzorgen van alle correspondentie daaromtrent;
• voorbereiden, monitoren en afhandelen van fraudezaken;
• beantwoorden van vragen van directe en indirecte collega’s;
• voorbereiden van en bijdragen aan de behandeling van beroepzaken (CBE);
• opstellen van informatieve (concept)berichten aan studenten;
• (bijdragen aan het) opstellen van het jaarverslag van de examencommissie;
• verzamelen en rapporteren van managementinformatie;
• notuleren van verschillende overleggen;
• signaleren van verbetermogelijkheden in bestaande regelgeving en processen;
• informeren en adviseren van het dagelijks bestuur van de examencommissie vanuit de ervaring met casuïstiek en regelgeving;
• ondersteunen van de examencommissie bij het uitbrengen van het bindend studieadvies.

De ESSB stelt hoge eisen aan het niveau en de kwaliteit van de onderwijsondersteuning. Wij zoeken daarom een collega op minimaal hbo werk- en denkniveau, die trots is op zijn / haar bijdrage binnen het team en die zowel zelfstandig als in teamverband een steentje bijdraagt. Ervaring in het (bestuurs)recht is een pre. Je bent besluitvaardig, accuraat, betrokken bij je klant, komt je afspraken na, maar durft ook ‘nee’ te zeggen als dat nodig is. Jouw kwaliteitslat ligt hoog en je beschikt over een gezonde dosis leervermogen. Voor een ambtelijk secretaris met ambitie is er binnen de functie ruimte voor ontwikkeling. Binnen het examencommissiesecretariaat zijn een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, integriteit en een vertrouwelijke behandeling van zaken vanzelfsprekend. Daarbij heb je een kritische blik en een sterk analytisch vermogen, waarbij je snel het onderscheid ziet tussen hoofd- en bijzaak.

Wij bieden een afwisselende functie met goede arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU). Het dienstverband wordt vooralsnog aangegaan voor de periode van 1 jaar, met de intentie tot een vaste aanstelling. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 2.329,- en € 3.548,- bruto per maand (schaal 7/8). De EUR heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een ruime verlofregeling. De EUR kent een goede pensioenvoorziening en medewerkers kunnen gebruik maken van verschillende faciliteiten, zoals het Erasmus sportcentrum en de Universiteitsbibliotheek.

Erasmus Universiteit Rotterdam

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. Waarden die op de EUR van toepassing zijn en die zij hoog in het vaandel heeft, zijn durf, nieuwsgierigheid, maatschappelijke betrokkenheid, grensverleggend en streven naar succes.

Erasmus School of Social and Behavioural Sciences

De Erasmus School of Social en Behavioural Sciences (ESSB) kent een grote diversiteit aan wetenschappelijke disciplines: Bestuurskunde, Pedagogische Wetenschappen, Psychologie en Sociologie. Tevens zijn het Erasmus University College (EUC), het Institute for Housing and Urban Development Studies (IHS), en twee onderzoeksinstituten, RISBO en DRIFT, aan de faculteit verbonden. Deze grote variatie is ook terug te zien in onze (internationale) bachelor- en masteropleidingen en in het onderzoek. De activiteiten van de faculteit zijn altijd gericht op mens en samenleving. Bij ESSB staat fundamenteel, internationaal-georiënteerd onderzoek hoog in het vaandel. Maatschappelijk onderzoek ten behoeve van professionals, het beleid en de samenleving maken ook onderdeel uit van de onderzoeksactiviteiten. De faculteit biedt een stimulerend onderzoeksklimaat waar belangrijke nationale en internationale onderzoeksubsidies worden binnengehaald. Aansprekende gastonderzoekers uit binnen- en buitenland werken hier voor kortere of langere tijd en er werken ambitieuze promovendi. Ons onderwijs is kleinschalig en werkt met innovatieve onderwijsvormen, zoals Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Zowel de Nederlandstalige als Engelstalige opleidingen worden jaarlijks goed gewaardeerd door studenten en alumni.

De opleidingen die binnen deze wetenschapsgebieden verzorgd worden, bedienen op dit moment bijna 4000 studenten. De ESSB telt daarnaast meer dan 400 medewerkers.

Facultaire Examencommissie
De ESSB heeft een facultaire examencommissie, die alle bachelor- en masteropleidingen binnen de ESSB (excl. EUC en IHS) bedient. De examencommissie staat opgesteld voor de borging van de kwaliteit van toetsing, waarbij zij wordt ondersteund door de toetscommissie. De examencommissie houdt zich veelal bezig met de elf kerntaken. Een groot onderdeel van het takenpakket van het secretariaat is het nemen van besluiten ten aanzien van individuele studenten binnen het kader van de Onderwijs- en Examenregelingen van de opleidingen en/of de Regels & Richtlijnen van de examencommissie.

De examen- en de toetscommissie worden ondersteund door een ambtelijk secretariaat. Dit secretariaat maakt deel uit van het Faculteitsbureau ESSB en bestaat uit een senior secretaris (leidinggevende), drie ambtelijk secretarissen en een student-assistent.