Binnen het Secretarial Support Office (SSO) van Erasmus School of Economics zijn we momenteel op zoek naar een secretaresses / administratief medewerker voor 1,0 fte. Samen met je collega’s ondersteun je de wetenschappers, medewerkers en studenten van de capaciteitsgroep Bedrijfseconomie. In deze afwisselende rol voer je werkzaamheden uit op het gebied van onderwijsadministratie, personeelszaken, financiële zaken, facilitaire voorzieningen en administratieve zaken. Dankzij jouw werkzaamheden lopen deze zaken vloeiend en kan het onderzoek en onderwijs doorgang vinden.

Binnen het SSO is er veel aandacht voor samenwerking tussen de secretaresses onderling, persoonlijke ontwikkeling, efficiënt werken en continue verbetering van werkprocessen. In deze rol ben je eerste aanspreekpunt voor onze medewerkers, studenten en gasten en werk je daarom op onze campus Woudestein. Hybride werken is mogelijk binnen de EUR en daarom is het mogelijk dat je voor een deel thuis kunt werken, afhankelijk van de afspraken met je afdeling en collega’s.

Jouw dagelijkse werkzaamheden bestaan uit:

Onderwijs:

• Je verstrekt informatie aan docenten en studenten, levert cijfers en beoordelingsformulieren in bij de examenadministratie en je verricht diverse administratieve taken rondom onderwijs.

Personele zaken:

• Je geeft ziek- en betermeldingen door aan onze HR-afdeling, regelt allerlei faciliteiten voor gasten en ondersteunt onze medewerkers bij administratieve taken.

Financiële zaken:

• Je registreert bestellingen, controleert facturen en controleert kostendeclaraties van onze medewerkers, en regelt interne doorbelastingen.

Facilitaire voorzieningen:

• Je reserveert vergaderkamers, regelt kleine evenementen, bestelt allerlei artikelen en je onderhoudt contact met de ondersteunende diensten over allerlei zaken.

Administratieve zaken:

• Je verzamelt allerlei gegevens en houdt overzichten bij. Je behandelt inkomende e-mail en telefoon en verdeelt de binnengekomen post.

• MBO+/HBO werk- en denkniveau
• Je kunt uitstekend omgaan met Outlook en Excel, en went snel aan het gebruik van nieuwe software of computersystemen. Je hebt ervaring met digitaal werken en vergaderen.
• De functie van secretaresse is erg afwisselend en daarom is veel van onze informatie vastgelegd in werkprocessen en handboeken. Je bent goed in het opzoeken en gebruiken van informatie in dergelijke systemen. Je kunt goed communiceren.
• Je spreekt goed Engels (B2 niveau CEFR) of bent bereid cursussen te volgen om dit niveau te behalen. Een groot deel van de communicatie binnen onze faculteit gebeurt in het Engels, het is daarom voor ons en voor jou belangrijk dat je bij de start van je contract de taal voldoende onder de knie hebt.
• Je stelt de wensen van de klant centraal, blijft rustig in lastige situaties, vraagt door en luistert goed naar de behoefte van je klant. Je toont flexibiliteit en integriteit in je werk en neemt je verantwoordelijkheid.
• Je gaat op zelfstandige en praktische wijze te werken en kunt goed plannen en organiseren. Je werkt graag samen met je collega’s, gezamenlijk zorgen jullie voor het beste resultaat!

Werkervaring in een vergelijkbare functie en/of ervaring in het onderwijs is een pré.

Ervaring met het gebruik van Microsoft Office, Zoom, en Adobe DC of onderwijssystemen als Osiris en Canvas is een pré.

De functie van secretaresse / administratief medewerker is een afwisselende functie met uitstekende arbeidsvoorwaarden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten (cao-NU). Wij bieden een tijdelijke positie voor een jaar met de intentie dit bij goed functioneren om te zetten naar een vast dienstverband. De startdatum is zo spoedig mogelijk en de functie is gevestigd in Rotterdam, bij Erasmus School of Economics. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 2.376, - en € 3.208, - bruto per maand (schaal 7), conform de CAO-NU. Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering, en een persoonlijk carrièrebudget. Ook kan je als medewerker gebruikmaken van EUR-faciliteiten zoals de Universiteitsbibliotheek en krijg je korting op een abonnement bij het Erasmus sportcentrum.

De Erasmus School of Economics is een inspirerende werkomgeving waar we het op prijs stellen als je initiatief toont en meedenkt. Je krijgt veel mogelijkheden om je door te ontwikkelen: binnen het Secretarial Support Office bieden we een algemeen ontwikkelprogramma op het gebied van praktische vaardigheden en competenties, aangevuld met een persoonlijk ontwikkelprogramma toegespitst op jouw specifieke behoeften.

Erasmus Universiteit Rotterdam wil een rechtvaardige en inclusieve gemeenschap zijn. Wij koesteren een open cultuur waarin iedereen wordt ondersteund om het volledige potentieel tot zijn recht te laten komen. Wij beschouwen inclusiviteit van talent als de basis van onze successen en de diversiteit van perspectieven en personen als een uiterst waardevol resultaat hiervan. EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR)

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 3.700 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Erasmus School of Economics

Erasmus School of Economics is een toonaangevend centrum voor wetenschappelijk onderzoek en onderwijs. Als internationaal erkende instelling levert Erasmus School of Economics een wetenschappelijke bijdrage aan toekomstige economische ontwikkelingen en aan de beantwoording van vraagstukken van overheids- en ondernemingsbeleid. www.eur.nl/ese