In de rol van officemanager wordt een proactieve houding verwacht ten aanzien van het optimaliseren en professionaliseren van de secretariële processen.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan uit het volgende:

• Algemene secretariële werkzaamheden, waaronder: agendabeheer, reserveren van vergaderfaciliteiten en interne en externe informatievoorziening (incl. bijhouden van de website en opzetten nieuwsbrief);
• Aanspreekpunt voor (nieuwe) medewerkers en ontvangst bezoekers;
• Organiseren en notuleren diverse overleggen, waaronder: werk-/stuurgroepvergaderingen, bila’s en MT-vergaderingen;
• Zorgdragen voor en aanspreekpunt zijn voor facilitaire zaken voor de dienst;
• Ondersteuning MT-leden op (administratieve) HR-processen zoals werving & selectie, ziek- en betermeldingen, plannen R&O gesprekken en in- en uitdiensttredingen;
• Opstellen en afhandelen van correspondentie en archivering daarvan;
• Plaatsen van bestellingen, goedkeuren van facturen en voorraad- en contractbeheer;
• Het onderhouden van in- en externe contacten;
• Structureren, opstellen en bijhouden van procedures en werkbeschrijvingen;
• Vervullen van taken m.b.t. BHV en preventiemedewerker;
• Lichte administratieve werkzaamheden.

• Je hebt minimaal een mbo-diploma in een relevante studierichting;
• Je hebt een aantal jaar ervaring als management assistent of een vergelijkbare functie;
• Je bent klantgericht en goed in staat te signaleren wat een taak of proces nodig heeft en gaat hier proactief en zelfstandig mee aan de slag;
• Je kunt goed plannen en organiseren en werkt graag samen met je collega’s;
• Je bent communicatief sterk zowel mondeling als schriftelijk (Nederlands op C2 niveau, Engels op B1 niveau);
• Je bent constructief kritisch en oplossingsgericht;
• Je bent representatief, klantgericht, flexibel en integer.

Een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met goede arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU). Het dienstverband wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar en kan bij goed functioneren en ongewijzigde organisatieomstandigheden worden omgezet naar een vaste aanstelling. De functie bedraagt 0,8-1,0 FTE. Het betreft een functie die op onze locatie in Rotterdam wordt uitgevoerd. Eén thuiswerkdag per week is bespreekbaar. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 2.818, - en € 3.764, - bruto per maand (schaal 8).

De EUR heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden wij gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners en een persoonlijk opleidingsbudget. Ook kunnen medewerkers gebruikmaken van EUR-faciliteiten, zoals het Erasmus sportcentrum en de Universiteitsbibliotheek.

Erasmus Universiteit Rotterdam wil een rechtvaardige en inclusieve gemeenschap zijn. Wij koesteren een open cultuur waarin iedereen wordt ondersteund om het volledige potentieel tot zijn recht te laten komen. Wij beschouwen inclusiviteit van talent als de basis van onze successen en de diversiteit van perspectieven en personen als een uiterst waardevol resultaat hiervan. EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR)

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken in nauwe samenwerking met interne en externe partijen aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en dankzij de hoge kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. De Erasmian values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar voor de buitenwereld: ondernemend, maatschappelijk betrokken, wereldburger, ruimdenkend en verbindend. www.eur.nl

De Dienst Finance

De Dienst Finance Services is georganiseerd in een viertal afdelingen: Financial Transaction Office (FTO), Monitoring & Reporting (M&R), Controlling Services (CS) en Program & Project Control (PPC).

De afdeling Monitoring & Reporting heeft als doel toe te zien op de kwaliteit van de administratieve processen en het toetsen en adviseren over de betrouwbaarheid van de transactieverwerking.

Daarnaast stelt Monitoring & Reporting de cijfermatige jaarrekening en de balansdossiers daaromtrent op en werkt voorbereidend voor de externe accountant. Ook is de afdeling belast met het beheren van de administratieve organisatie rondom de financiële transactie-verwerkende processen en het adviseren hierover.