Ben jij een kei in plannen, ben je graag dienstverlenend en werk jij graag voor een organisatie die zich dagelijks inzet voor het creëren van een positieve impact op de maatschappij? Dan is de rol van directiesecretaresse bij de dienst Marketing & Communications van de Erasmus Universiteit Rotterdam, wellicht dé baan voor jou!

Wat doe je als Directiesecretaresse?

Als Directiesecretaresse ontzorg en ondersteun je de Directeur en waar nodig leden van het MT van de dienst Marketing & Communications. Je weet precies wat er speelt in de organisatie en door je proactieve houding heb je altijd alles tot in de puntjes voorbereid, zodat de directie hier geen zorgen meer over heeft. Je geeft de Directeur en het MT de ruimte om te focussen op hun dagelijkse taken en wijst hen op naderende vergaderingen en actiepunten. Ook verricht je administratieve en secretariële taken. Je beheert agenda's, verzorgt vergaderstukken, verwerkt de post en behandelt de mail. Bij vergaderingen ontvang jij de gasten en soms notuleer je. Je zorgt ervoor dat iedereen de juiste voorbereidende informatie heeft ontvangen en dat de vergadering wordt opgevolgd indien nodig. Hierbij heb je nauw contact met je collega's binnen M&C. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers van de afdeling en pak je waar nodig hun verzoeken op of zet je deze uit. Je bent ook verantwoordelijk voor logistieke zaken en de financiële administratie. Je gaat nauwkeurig te werk en slaat alles netjes op. Je hebt een hebt een goed gevoel voor humor, voelt goed aan waar je kunt ondersteunen en denkt altijd een aantal stappen vooruit. Je draagt bij aan een goede samenwerking van de directeur en het MT om de doelen van de EUR zo efficiënt mogelijk te bereiken.

Waar hou jij je onder andere mee bezig?

Jij:

• Ondersteunt de Directeur Marketing & Communications en het managementteam.
• Verricht administratieve en secretariële werkzaamheden, zoals agendabeheer, mailboxbeheer, postverwerking, bewaking actiepunten, etc.
• Draagt zorg voor vergaderingen door deze voor te bereiden, de gasten te ontvangen en tijdens de vergaderingen te notuleren waar nodig.
• Zorgt ervoor dat stukken worden uitgezet bij relevante medewerkers.
• Wijst de directeur en MT-leden op tijd op deadlines.
• Administratieve ondersteuning op Human Resources processen zoals werving & selectie, ziek- en betermeldingen en personeelsmutaties.
• Bent het eerste aanspreekpunt voor collega's voor alle vragen rondom office management. Denk hierbij aan het bestellen van alle kantoorbenodigdheden en het wegwijs maken van nieuwe collega's.
• Managed kleine projecten zoals bijvoorbeeld het (mede) organiseren van teamuitjes.
• Verzorgt de financiële administratie, bijvoorbeeld het verwerken van facturen en de afhandeling van contracten.
• Bovenstaande werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd.

Wat vragen we?

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar recente en relevante werkervaring als directiesecretaresse of personal assistant in een dynamische en complexe bestuurlijke organisatie.
• Affiniteit met marketing en communicatie.
• Kennis van of ervaring met inkoop-, financiële- en bedrijfsvoeringsprocessen.
• Grondige kennis en goede beheersing van Microsoft Office (Word, Outlook, Excel en powerpoint).
• Perfecte beheersing van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Engelse taal (CEFR niveau B2).
• Kennis van of aantoonbare affiniteit met het hoger (wetenschappelijk) onderwijs.
• Ervaring bij een PR-, reclame- of communicatieadviesbureau.
• Ervaring met Purchase-to-Pay systeem (proactis).
• Hands-on mentaliteit en een goed gevoel voor humor.
• Analytische, planmatige en probleemoplossende organisator met hands-on mentaliteit.

Wat bieden wij jou?

Een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van deze functie is 1 april 2023, en de functie heeft als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij de dienst Marketing & Communications (M&C). De functie heeft een omvang van 0,8 fte - 1,0 fte. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 2.818 en € 3.764 bruto per maand (schaal 8), conform de CAO-NU. Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering, en een persoonlijk carrièrebudget. Ook kan je als medewerker gebruikmaken van EUR-faciliteiten zoals de Universiteitsbibliotheek en krijg je korting op een abonnement bij het Erasmus sportcentrum.

Erasmus Universiteit Rotterdam wil een rechtvaardige en inclusieve gemeenschap zijn. Wij koesteren een open cultuur waarin iedereen wordt ondersteund om het volledige potentieel tot zijn recht te laten komen. Wij beschouwen inclusiviteit van talent als de basis van onze successen en de diversiteit van perspectieven en personen als een uiterst waardevol resultaat hiervan. EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.

Erasmus University Rotterdam

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek - onze missie luidt dan ook 'Creating positive societal impact'. Aan de EUR werken ruim 3.700 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Wat doen we bij Marketing & Communications?

De dienst Marketing & Communications neemt het voortouw in het versterken van het merk en de reputatie van de Erasmus Universiteit als ondernemende universiteit met een sociaal hart, gericht op positieve maatschappelijk impact bij studenten, medewerkers en relevante externe stakeholders. Dit doen we samen met de faculteiten, Professional Services en nieuwe samenwerkingsverbanden, zoals de Convergentie. We brengen met oog op de lange termijn strategie ons merk EUR tot leven door onze campagnes, studenten-, academische en corporate evenementen, public relations, public affairs en onze grote online platforms eur.nl (3,5 miljoen bezoekers per jaar) en corporate social media (>300.000 volgers). We werken data- en kostengedreven om de algehele efficiëntie en effectiviteit van marketing en communicatie te helpen verbeteren.