De RUG: Gesticht in 1614. Behorend tot de Europese en mondiale top. Breed scala aan vakgebieden. Internationaal georiënteerd. Geworteld in het Noorden van Nederland. Maatschappelijk actief. Met onderzoekers en docenten die vanuit wetenschappelijke hartstocht hun vak beoefenen. Met studenten die het beste uit zichzelf willen halen. Waar verschil in talent, ambitie en prestatie van 36.000 studenten en 7.500 medewerkers gehonoreerd wordt. Rijksuniversiteit Groningen: werken aan de grenzen van het weten.

Bureau Studentzaken (BSZ) van de Faculteit der Letteren is verantwoordelijk voor alle praktische zaken met betrekking tot een Letterenstudie van zowel Nederlandse als buitenlandse studenten. De taken van de afdeling liggen op het gebied van onderwijsadministratie, examens, internationale uitwisseling, stages, ambtelijk secretariaat examencommissie en roostering. De roostering van de Faculteit der Letteren (en Talencentrum en Honours College) wordt verzorgd door vier roosteraars. De roosteraars maken deel uit van het team dat zich bezig houdt met data, roostering en onderwijssystemen. Incidentele zaalboekingen in de binnenstad (voor meerdere faculteiten en diensten) worden afgehandeld door medewerkers van het front office van de afdeling.

In verband met ziekte van een roosteraar zoeken we voor een periode van 6 maanden een accurate, flexibele en stressbestendige roosteraar die een deel van het onderwijs van de Faculteit der Letteren en Talencentrum roostert en mede zorg draagt voor de facultaire managementinformatie. De roosteraar wordt functioneel aangestuurd door de coördinerend roosteraar (op het gebied van roosterzaken) en de coördinator data en onderwijssystemen (bij de werkzaamheden in het studentinformatiesysteem en het BI portal).

Voor de planning en de roostering wordt (o.a.) gebruik gemaakt van de roosterapplicatie Syllabus Plus. Op dit moment wordt er bij de RUG nagedacht over verbeteringen in het roosterproces om ruimtes en faciliteiten zo flexibel en effectief mogelijk in te zetten (project Het Nieuwe Roosteren). Daarnaast zal de ingrijpende renovatie van het Harmoniegebouw de komende jaren de nodige impact hebben op de taken. Het is de bedoeling dat de roosteraars meedenken om deze uitdagingen het hoofd te bieden, in nauw overleg met de coördinerend roosteraar, de functioneel beheerder van Syllabus Plus en onder leiding van het hoofd Bureau Studentzaken.

De volgende werkzaamheden zijn onder meer van toepassing:

- roostering van bachelor en master onderwijs Faculteit der Letteren, Talencentrum en Honours College
- afstemming rooster met onderwijscoördinatoren en clustercoördinatoren
- overleg met vakdocenten en vakcoördinatoren over invulling van het rooster
- verzamelen van roosterwensen en randvoorwaarden ten aanzien van docenten
- verzamelen van mogelijkheden en randvoorwaarden ten aanzien van zalen
- signaleren van knelpunten en verbeterpunten binnen de roosters, alsook binnen het roosterproces
- werkzaamheden verrichten in het studentinformatiesysteem Progress.net, zoals standaard onderwijsprogramma’s actualiseren en rapporten genereren
- op basis van wensen van facultaire medewerkers standaardrapportages in BI portal actualiseren en aanmaken
- beantwoorden van vragen per mail, telefoon en bezoek over de roostering van de zalen in de binnenstad en afhandeling van urgente roosterknelpunten.

- minimaal hbo werk- en denkniveau
- ervaring op een onderwijsadministratie
- affiniteit met het werken van onderwijssystemen en het meedenken over processen in de onderwijslogistieke keten
- analytisch sterk en met een groot probleemoplossend vermogen
- uitstekende beheersing van het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk
- goede kennis en beheersing van Microsoft Office (Excel en Word) en Google (Planner, Drive)
- ervaring met een roosterapplicatie strekt tot aanbeveling
- bij voorkeur ervaring met moderne web (content-management) applicaties.

Wij verwachten van u dat u:

- een teamspeler bent met excellente communicatie skills
- goed kunt plannen en complexe logistieke knelpunten kunt doorzien
- goed kunt omgaan met tegengestelde belangen (organisatiesensitief)
- creatief, accuraat, verantwoordelijk en stressbestendig
- veranderingen ziet als mogelijkheid tot verbetering
- eenvoudig kunt schakelen tussen detailniveau en helicopterview
- het vermogen heeft uw eigen weg te vinden in een complexe organisatie
- initiatief neemt in het team om samenwerking en processen te verbeteren
- resultaatgericht bent zonder het belang van de klant uit het oog te verliezen
- nieuwe kennis en ervaringen integreert in de eigen aanpak.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 06 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- afhankelijk van opleiding en ervaring een salaris van minimaal € 2.818,- tot maximaal € 3.764,- (schaal 8) bruto per maand bij volledige werktijd
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
- een aanstelling van 0,6 fte voor de periode van 6 maanden. De functie wordt ingedeeld afhankelijk van opleiding en relevante ervaring volgens het Universitair Functie Ordeningssysteem in het UFO-functieprofiel Medewerker Studentenzaken.

Datum van indiensttreding: 1 maart 2023