Voor de twee recepties van de locatie in de binnenstad zijn we ter ondersteuning van het Huygens ING, het Meertens Instituut, het NIAS en het Bedrijfsbureau van het Humanities Cluster, op zoek naar 3 receptionisten.

Je maakt deel uit van de afdeling Facilities & Support van het Bedrijfsbureau. Je bent een multitasker en hebt gastvrijheid hoog in het vaandel staan. Je bent energiek en enthousiast en werkt nauw samen met je collega’s van het receptie- en secretariaatsteam, de facilitaire dienst en de staf van het NIAS.

Functie-informatie:
Je functioneert als gastvrouw/heer en vraagbaak voor medewerkers en bezoekers. Je zorgt ervoor dat de ontvangst van bezoekers vlekkeloos verloopt, ook als het achter de schermen hectisch is. Je weet goed prioriteiten te stellen en blijft daarbij altijd vriendelijk. Kortom, je bent het visitekaartje van de organisatie. Je rouleert met je collega’s tussen de recepties van het Spinhuis (Oudezijds Achterburgwal 185) en het Oost Indisch Huis (Korte Spinhuissteeg 3), die op steenworp afstand van elkaar liggen. Je uren op jaarbasis worden flexibel ingezet, in geval van ziekte van een collega of vakantie werk je meer uren, in andere periodes kan dat minder zijn.

Daarnaast bied je de volgende ondersteuning:

• Je beantwoordt praktische vragen en biedt een luisterend oor aan bezoekers en medewerkers
• Je verzorgt inkomend telefoonverkeer en verbindt gesprekken door
• Je bent aanspreekpunt bij incidenten en ontruimingen
• Je bent de schakel tussen de facilitaire dienst en leveranciers en monteurs
• Je doet voorkomende werkzaamheden van administratieve aard
• Je werkt tijdens vakantie

Je springt desgevraagd bij voor werkzaamheden ten behoeve van andere organisatieonderdelen in het cluster.

• Je beschikt tenminste over een relevante MBO-opleiding en enkele jaren werkervaring in een soortgelijke functie;
• Je werkt graag zelfstandig, maar functioneert ook goed in teamverband;
• Je bent accuraat, dienstverlenend, oplossingsgericht en stressbestendig;
• Je bent zowel in staat om de handen uit de mouwen te steken, als in staat mee te denken in het optimaliseren van werkprocessen op je vakgebied;
• Je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse, een goede kennis van de Engels taal, kennis van Frans en Duits is een pré.
• Je bent sociaal, representatief en communicatief. Je beheerst de voor je vak noodzakelijke vaardigheden en hebt ruime ervaring met Microsoft Office.

Voor alle drie de functies geldt dat je een aanstelling krijgt bij de KNAW t.b.v. het Bedrijfsbureau Humanities Cluster en betreft een tijdelijk dienstverband voor een jaar. Het salaris bedraagt afhankelijk van relevante werkervaring minimaal €1.775,- en maximaal €2.562,- (schaal 5 CAO-Nederlandse Universiteiten) bij een 38-urige werkweek. De KNAW biedt aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals 8,3 % eindejaarsuitkering, 8% vakantieuitkering, een goede pensioenregeling, 6 weken vakantie op jaarbasis en de mogelijkheid om verlofdagen te kopen/verkopen.

Het bedrijfsbureau van het Humanities Cluster KNAW ondersteunt drie onderzoeksinstituten en het Netherlands Institute for Advanced Study (NIAS) in hun bedrijfsvoering. Het KNAW Humanities Cluster is een samenwerkingsverband waarin geesteswetenschappelijk onderzoek (geschiedenis, etnologie, letterkunde, taalkunde) wordt verricht met toepassing van geavanceerde methoden, waarbij informatica een belangrijke rol speelt.