Als secretaresse / administratief medewerker bij het Secretarial Support Office (SSO) van Erasmus School of Economics (ESE) maak je deel uit van een groot team van secretaresses (15 fte). Gezamenlijk ondersteunen wij de wetenschappers, medewerkers en studenten van vijf verschillende afdelingen.

Binnen het SSO is er veel aandacht voor samenwerking tussen de secretaresses onderling, persoonlijke ontwikkeling, efficiënt werken en continue verbetering van werkprocessen.

Wij zoeken een fijne collega voor ons team. Je wordt geplaatst op het secretariaat van de afdeling Tutor Academy (TA).

De TA binnen ESE houdt zich bezig met de werving, training en begeleiding van de student assistenten die worden ingezet bij het Bachelor onderwijs van ESE. Op deze wijze levert de TA een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het kleinschalig onderwijs.

Voor de administratie van de TA zijn wij op zoek naar een secretaresse die de medewerkers van de TA gaat ondersteunen en de administratieve processen binnen de TA verder kan professionaliseren.

De werkzaamheden:

Je bent samen met de andere secretaresse van de TA verantwoordelijk voor alle administratieve werkzaamheden binnen de TA. Je bent aanspreekpunt voor studentassistenten en docenten en ondersteunt de directeur van de TA.

• Je verstrekt informatie aan studentassistenten over allerlei praktische zaken, zowel in het Nederlands als in het Engels.

• Je beheert en onderhoudt de website van de Tutor Academy en publiceert vacatures.

• Je verwerkt sollicitaties, maakt afspraken, bereidt gesprekken voor, verwerkt resultaten, verzorgt contracten en maakt uiteenlopende overzichten.

• Je plant trainingen, verzorgt de uitnodiging voor trainingen en verwerkt deelnamelijsten.

• Je verzamelt allerlei gegevens en houdt overzichten bij. Je behandelt inkomende e-mail en telefoon.

• Je geeft ziek- en betermeldingen door aan onze HR afdeling en onderhoudt contact met studentassistenten over hun aanstelling of gastvrijheidsovereenkomst.

• Je reserveert vergaderkamers, regelt kleine evenementen, bestelt kantoorartikelen en je onderhoudt contact met de ondersteunende diensten over allerlei zaken.

• HBO werk- en denkniveau.

• Minimaal twee jaar werkervaring in een vergelijkbare functie. Ervaring in het onderwijs is een pré.

• Je bent in ieder geval beschikbaar om te werken op woensdag en vrijdag, de derde dag kunnen we in onderling overleg afstemmen.

• Je kunt uitstekend omgaan met Outlook, Excel en Word. Ervaring met het gebruik van Access, OneNote, Powerpoint en Adobe Pro of onderwijssystemen als Osiris en Canvas is een pré. Je went snel aan het gebruik van nieuwe software of computersystemen en hebt ervaring met digitaal werken.

• De aard van de werkzaamheden van een secretaresse bij de Tutor Academy vraagt veel nauwkeurigheid. Je bent bijzonder accuraat en integer, en controleert je eigen werk goed.

• Je spreekt goed Engels (B2 niveau CEFR) of bent bereid cursussen te volgen om dit niveau te behalen. Een groot deel van de communicatie binnen onze faculteit gebeurt in het Engels.

• Je bent klantgericht, je blijft rustig in lastige situaties, vraagt door en luistert goed naar de behoefte van je klant. Je bent flexibel en integer en neemt je verantwoordelijkheid.

• Je bent zelfstandig, praktisch ingesteld en goed in plannen en organiseren. Je werkt wel graag samen met je collega’s, gezamenlijk zorgen jullie voor het beste resultaat!

De Erasmus School of Economics is een inspirerende werkomgeving waar we het op prijs stellen als je initiatief toont en meedenkt. Je krijgt veel mogelijkheden om je door te ontwikkelen: binnen het Secretarial Support Office bieden we een algemeen ontwikkelprogramma op het gebied van praktische vaardigheden en competenties, aangevuld met een persoonlijk ontwikkelprogramma toegespitst op jouw specifieke behoeften.

De functie van secretaresse is een afwisselende functie met uitstekende arbeidsvoorwaarden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten (cao-NU). Wij bieden een tijdelijke functie voor een jaar met de intentie dit bij goed functioneren om te zetten naar een vaste aanstelling. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling maximaal € 2.975 bruto per maand op basis van een 38-urige werkweek (schaal 6 / 7). Verder bieden we allerlei aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, kijk voor meer informatie op onze website: http://www.eur.nl/werken-bij-de-eur.

De streefdatum voor de start van de aanstelling is 1 januari 2019.

Erasmus Universiteit Rotterdam

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten.
Waarden die op de EUR van toepassing zijn en die zij hoog in het vaandel heeft, zijn durf, nieuwsgierigheid, maatschappelijke betrokkenheid, grensverleggend en streven naar succes.

Erasmus School of Economics is een toonaangevend centrum voor wetenschappelijk onderzoek en onderwijs. Als internationaal erkende instelling levert Erasmus School of Economics een wetenschappelijke bijdrage aan toekomstige economische ontwikkelingen en aan de beantwoording van vraagstukken van overheids- en ondernemingsbeleid. http://www.eur.nl/ese