Als secretaris is je primaire taak de ondersteuning van de Universiteitsraad als griffier (de benaming van de secretaris van de Raad). De Universiteitsraad is het centrale medezeggenschapsorgaan van de universiteit. De 24 leden, 12 studenten en 12 medewerkers, zijn als gekozen leden gesprekspartner van het College van Bestuur over EUR-brede aangelegenheden. De Universiteitsraad heeft op verschillende onderwerpen instemmings-, advies-, of informatierecht. Hiermee vervult de Universiteitsraad een belangrijke rol voor bestuurders en beleidsmakers.

Je bent de verbindende schakel tussen Universiteitsraad, bestuur en organisatie. Je verzorgt de voorbereiding, afhandeling en opvolging van de vergaderingen van de Universiteitsraad. Je werkt hierin nauw samen met de secretarissen van de bestuurlijke overleggen (zoals CvB en RvT) om de bestuurlijke besluitvorming en medezeggenschap zo effectief en efficiënt mogelijk te laten verlopen. In overleg met de voorzitter van de Universiteitsraad bereid je vergaderingen voor, je zorgt voor verspreiding van stukken, bent verantwoordelijk voor het verslag en verzorgt de correspondentie namens de raad. Tevens ben je ook eerste adviseur van de raad, bijvoorbeeld bij formeel bestuurlijk-juridische aangelegenheden of bij inhoudelijke dossiers. Ook ben je vraagbaak voor (nieuwe) raadsleden. De vergaderingen en de correspondentie van de Universiteitsraad verlopen in de meeste gevallen in het Engels. De afdelingssecretaresse BZ verzorgt de secretariële ondersteuning van de Universiteitsraad. De tijdsbesteding als griffier van de Universiteitsraad zal gemiddeld 0.6fte inhouden.

Naast griffier van de Universiteitsraad ga je twee dagen per week aan de slag als secretaris binnen de afdeling BZ. De precieze taken daarvoor kunnen in overleg met de afdeling worden bepaald. Voorbeelden zijn het meewerken of leiding geven aan (interne) projecten, het ondersteunen van andere bestuurlijke overleggen, het voeren van het secretarisschap voor interne overleggen zoals het MT (Management Team) en/of het uitvoeren van algemene staftaken rond IT, faciliteiten, financiën of evenementen. Daarnaast draag je, net als je collega’s van BZ, vanwege hun overall inzicht in EUR-brede onderwerpen, bij aan projecten die in samenwerking met andere afdelingen worden uitgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn de coördinatie van overleggen van de Vereniging van Samenwerkende Nederlandse Universiteiten of strategische projecten die binnen de EUR worden uitgevoerd.

Medewerkers van de afdeling Bestuurlijke Zaken zijn in veel gevallen de spil tussen bestuur en organisatie. Werken bij BZ betekent werken in een dynamisch bestuurlijke omgeving waar belangen, rollen en taken per onderwerp kunnen wisselen. Dit brengt zowel afwisseling als uitdagingen met zich mee. Medewerkers moeten zich bewust zijn van, en om kunnen gaan met, de uitdagingen en kansen die de bestuurlijke context biedt. We zijn daarom op zoek naar een secretaris / griffier met het volgende profiel:

• Een afgeronde academische opleiding;
• Kennis en begrip van, en interesse in, de bestuurlijke praktijk en/of medezeggenschap; een gezonde dosis politiek-bestuurlijke sensitiviteit en affiniteit;
• Integriteit, vooral tot uiting komend in het kunnen bewaren van vertrouwelijkheid in de directe relatie met de bestuurders of leden van bestuurlijke gremia en medezeggenschap en het kunnen scheiden van verschillende rollen horend bij de verschillende taken (de Universiteitsraad is onafhankelijk van andere bestuurlijke gremia);
• Een proactieve, assertieve, ondernemende, flexibele en onderzoekende houding, geen genoegen nemen met een bestaan in de eigen inhoudelijke luwte maar een brede blik hebben op de organisatie en waar nodig bij willen dragen. Dit betekent dat men ondanks ‘eigen verantwoordelijkheden’ de samenwerking met anderen zoekt;
• Degelijkheid en nauwkeurigheid in formele procedures en processen, maar met genoeg flexibiliteit om waar nodig ook ondanks formele hindernissen tot de benodigde oplossingen te komen;
• Collegialiteit, zowel richting de collega’s binnen de afdeling, de Algemene Bestuursdienst als de universiteit;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (NL en EN), benodigd voor advisering, verslaglegging en (formele) correspondentie;
• Ervaring met bestuurlijke processen en/of medezeggenschap strekt tot aanbeveling. Belangrijk is dat je je thuis voelt in een soms hectische en uitdagende omgeving waarin verschillende ‘ballen in de lucht’ moeten worden gehouden.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden met uitzicht op verlenging of een vast dienstverband bij goed functioneren en ongewijzigde bedrijfsomstandigheden.

Een afwisselende baan met goede arbeidsvoorwaarden in overeenstemming met de CAO Nederlandse Universiteiten (CAO NU). Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van 12 maanden met uitzicht op verlenging of een vast dienstverband bij goed functioneren en ongewijzigde bedrijfsomstandigheden. We streven naar een start in februari 2019. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt minimaal €2.640,- en maximaal €4.852,- bruto per maand (schaal 10 of 11, CAO Nederlandse Universiteiten) bij een volledige werkweek.

De EUR heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder een vakantie-uitkering van 8,0%, een eindejaarsuitkering van 8,3% en ruime verloffaciliteiten (o.a. 41 vakantiedagen bij een voltijdse werkweek) voor een goede balans tussen werk en privé. Verder is de EUR aangesloten bij het pensioenfonds ABP en biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. Ook kunnen medewerkers gebruikmaken van een aantal faciliteiten, zoals de sportaccommodatie en bibliotheek.

Erasmus Universiteit Rotterdam

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten.
Waarden die op de EUR van toepassing zijn en die zij hoog in het vaandel heeft, zijn durf, nieuwsgierigheid, maatschappelijke betrokkenheid, grensverleggend en streven naar succes.

De Algemene Bestuursdienst (ABD)

De Algemene Bestuursdienst (ABD) is als centrale staforganisatie verantwoordelijk voor de organisatie van beleidsondersteuning op instellingsniveau. De ABD ondersteunt het College van Bestuur (CvB) bij het uitoefenen van haar verantwoordelijkheid voor de kwaliteit, toegankelijkheid en de financiering van onderwijs en onderzoek. De ABD zorgt voor het gezamenlijk ontwerpen van integraal beleid, het beleid tijdig tot besluitvorming voorleggen en zorgt (mede) ervoor dat het beleid wordt uitgevoerd en onderneemt continue monitoring en evaluatie met het oog op verbeteringen. De dienst wordt gevormd door de afdelingen Academische Zaken (AZ), Corporate Planning & Control (CPC), Bestuurlijke Zaken (BZ), Juridische Zaken (JZ) en het Chief Information Office (CIO). Onder de ABD valt organisatorisch ook nog het onafhankelijke Erasmus Magazine. De bestuursdienst wordt geleid door de directeur Algemene Bestuursdienst (tevens Secretaris College van Bestuur).

Bestuurlijke Zaken

De afdeling Bestuurlijke Zaken (BZ) is de centrale afdeling van de Erasmus Universiteit Rotterdam die administratieve en bestuurlijke ondersteuning levert aan de verschillende bestuurlijke overleggen en medezeggenschap. De afdeling bestaat uit 5 inhoudelijke (secretaris-)ondersteuners en 5 secretaresses. Zij ondersteunen de formele bijeenkomsten en werkzaamheden van de Raad van Toezicht, het College van Bestuur, College voor Promoties, CvB-Decanenoverleg, Universiteitsraad en het Lokaal Overleg van de vakbonden (EUROPA). Daarnaast kent de afdeling verschillende staffuncties. De afdeling kent een informele en collegiale cultuur waarin hard wordt gewerkt, maar ook ruimte is voor ontspanning en collegialiteit.

De afdeling BZ is onderdeel van de Algemene Bestuursdienst (ABD). BZ wordt hiërarchisch aangestuurd door het hoofd BZ.

De afdeling BZ houdt zich bezig met de volgende taken:

• Voorbereiding, begeleiding en afhandeling van de formele vergaderingen van bestuur en medezeggenschap, inclusief agendavoorbereiding, verslag en afhandeling. Hiermee regisseert BZ het bestuurlijke besluitvormingsproces van de universiteit.

• Het administratief (secretarieel) ondersteunen van zowel formele overleggen als individuele bestuurders.

• Het uitvoeren van staffuncties rond, onder meer, faciliteiten, ICT, financiën, evenementen van de ABD, het EUR-jaarverslag en activiteiten die volgen uit bestuurlijke gremia.

• Het gevraagd en ongevraagd adviseren van bestuur en medezeggenschap over bestuurlijke aangelegenheden.

De secretarissen van de afdeling hebben elk vaste overleggen die zij als secretaris ondersteunen. Daarnaast hebben zij afdelingsbrede taken en vervangen en ondersteunen zij elkaar waar nodig.