Het NIOD is op zoek naar een moderne secretaris-beheerder die de organisatorische ondersteuning deels coördineert en deels zelf uitvoert. Deze functionaris  draagt bij aan het beleid en is tevens mede verantwoordelijk voor de realisatie van goedgekeurd beleid. Een belangrijk streven is om de kerntaken van het NIOD optimaal te ondersteunen tegen een acceptabel kostenniveau. De kerntaken van het NIOD  zijn: onderzoek, dienstverlening en collectiebeheer. In dit kader is de financiële administratie, project control en financial control  van het NIOD in de vorm van een Dienstverlenings Overeenkomst (DVO) uitbesteed aan het bedrijfsbureau van het KNAW-Humanities Cluster en de kantoorautomatisering aan ICT-services van de KNAW. Ook voor andere ondersteunende functies zal uitbesteding in de toekomst een optie kunnen zijn.
Voor de periode van twee jaar is er behoefte aan een secretaris-beheerder die, als lid van het managementteam, als coördinator van het kernteam Algemene Zaken, op alle functionele disciplines (personeel, organisatie, financiën, secretariaat, automatisering en huisvesting) initiërend, sturend, uitvoerend en controlerend optreedt.

Taken:
• Is op de eerste plaats verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering in algehele zin, en coördineert in die positie alle ondersteunende functies;
• Participeert in het managementteam waarin directeur, het hoofd onderzoek en het hoofd Collecties & Diensten samenkomen;
• Is leidinggevend op interne functies, zoals secretariaat, receptie, facilitair en huisvesting;
• Is opdrachtgevend of treedt op als trait d’union voor andere functies als financiële administratie, project control en financial control, automatisering, huisvesting, schoonmaak.
• Levert ideeën aan voor verbetering van de bedrijfsvoering en de facilitering van de NIOD-kerntaken en draagt, na goedkeuring, zorg voor de realisatie.
• Zoekt samenwerking met de directeur bedrijfsvoering van het Humanities Cluster KNAW en maximaliseert hiermee de efficiency.

U werkt onder verantwoordelijkheid van de directeur van het NIOD.

Functie-eisen, kennis en ervaring:

• Functioneert op HBO- of WO niveau  
• Tenminste 3 jaar ervaring als bedrijfsvoerder, officemanager en/of bestuurssecretaris 
• Affiniteit met historisch onderzoek, collectiebeheer en dienstverlening
• Kennis van en ervaring met ondersteunende processen als automatisering, personeel, financiën, huisvesting
• Kunnen laveren tussen operationeel en strategisch niveau
• Kennis en/of ervaring in het begeleiden van organisatie veranderingen

Functie-eisen, competenties:
• Initiatiefrijk en proactief 
• Aantoonbaar communicatief en adviesvaardig 
• Resultaatgericht 
• Flexibel 
• Aantoonbare sociale vaardigheden 
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen

Aanstelling:
Het betreft een functie van 0,8 fte voor de duur van twee jaar.  Standplaats Amsterdam

Wat bieden we?:
Het NIOD biedt een werkomgeving met veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid. Afhankelijk van opleiding en werkervaring bedraagt het salaris -bij een fulltime dienstverband-  maximaal € 4.084,- bruto per maand (schaal 10 CAO NU), exclusief 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering.

NIOD - KNAW

Het NIOD is een wetenschappelijk onafhankelijk en tegelijk sterk maatschappelijk georiënteerd instituut. De oorspronkelijke expertise van het NIOD ligt bij de verspreiding van kennis over de Tweede Wereldoorlog en de Holocaust in Nederland. Tegenwoordig wordt deze expertise ook ingezet voor het bestuderen van massaal geweld en genociden in de rest van de wereld. Naast wetenschappelijk onderzoek biedt het NIOD een inhoudelijk sterke en intensieve dienstverlening. Zowel professionals als particulieren kunnen bij het NIOD terecht voor informatie of het raadplegen van de uitgebreide collectie. Het NIOD is gevestigd in een monumentaal pand in het centrum van Amsterdam. Het beheert in huis 3 km archief, een bibliotheek met 70.000 titels en een grote fotocollectie. Het NIOD telt ca. 65 medewerkers. Het is één van de 15 instituten van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW).