Wil jij onderdeel uitmaken van een hecht secretariaat dat bestaat uit zeven professionals? Ontzorg jij jouw interne klanten zo goed dat zij zich geheel kunnen focussen op hun eigen kernactiviteiten? Ben jij energiek, iemand met humor en ben je een organisatietalent? Dan zoeken wij jou!

Je gaat in deze functie werken voor de afdeling HR Ontwikkeling van de directie HR, waar je ondersteunt bij het organiseren van bijeenkomsten en leergangen. In het bijzonder werk je voor Management Development Programma en het Pionier Programma (een leertraject voor high potentials binnen de UU). Dat vraagt om accuratesse, het beschikken over een probleemoplossend vermogen en de juiste omgang met vertrouwelijke stukken en informatie. Je voelt bestuurlijke verhoudingen goed aan en weet situaties goed in te schatten. Daarnaast weet je je weg in de organisatie en naar de juiste collega’s snel te vinden. Regelmatig wordt er een beroep gedaan op jouw flexibiliteit. Je bent kritisch en je hebt een ‘hands-on’ mentaliteit. De functie komt vrij omdat één van de collega’s doorgroeit naar een andere functie binnen de Universiteit Utrecht.

Wat ga je onder andere doen?
Voor het thema Professionele Ontwikkeling ga je:

• nauw contact onderhouden met de trainers, deelnemers en jouw interne klanten;
• locaties en catering regelen;
• diverse mailboxen beheren;
• inschrijfformulieren en evaluatieformulieren in Formdesk maken en verwerken;
• vergaderingen en bijeenkomsten plannen.

Voor het Management Development Programma ga je:

• de jaarlijkse beoordelings- en ontwikkelgesprekken van decanen, directeuren en leidinggevenden plannen en zorg dragen voor alle acties die daaruit voortvloeien;
• locaties en catering regelen;
• uiteenlopende vragen van de deelnemers beantwoorden;
• maken en/of controleren van brieven aan hoogleraren en zorgdragen voor de verzending daarvan;
• vergaderingen en bijeenkomsten plannen.

Voor deze functie zoeken wij een enthousiaste collega die:

• een secretaresseopleiding heeft afgerond op mbo/hbo-niveau (minimaal mbo niveau 4);
• minimaal 3 jaar werkervaring heeft;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse en goede beheersing van de Engelse taal heeft;
• goed gevoel voor verhoudingen heeft;
• een ervaren gebruiker is met Outlook, Excel en Word (Formdesk is een pré);
• affiniteit heeft met diverse systemen/programma’s;
• gestructureerd kan werken en overzicht kan houden over verschillende werkzaamheden;
• plezier heeft in ondersteunen, initiatieven neemt, dienstverlenend en servicegericht is;
• constant mee blijft denken over het professionaliseren van de eigen functie en het secretariaat.

Het betreft een aanstelling voor 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging afhankelijk van organisatorische ontwikkelingen. Voor interne kandidaten behoort detacheren tot de mogelijkheid. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.261,- en maximaal € 3.052,- (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Daarnaast mag je rekenen op aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (o.a. goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk op onze website meer informatie: werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Human Resources ondersteunt het College van Bestuur en de faculteiten bij het voorbereiden, ontwikkelen en implementeren van universitair HR-beleid. De directie verzorgt, onderhoudt en informeert management, medewerkers en HR-professionals over die HR-voorzieningen en -producten, die vanuit het oogpunt van kwaliteit, eenheid van werkgeverschap en efficiëntie op universitair niveau worden ingevuld. Als secretaresse binnen de directie Human Resources val je onder de afdeling Secretariaat en Ondersteuning. Deze afdeling bestaat uit zeven secretaresses en wordt aangestuurd door de teamleider Secretariaat & Ondersteuning.