Het departement Filosofie en Religiewetenschappen van de faculteit Geesteswetenschappen is op zoek naar een secretaresse die de onderwijsdirecteur van het departement gaat ondersteunen. Zij/hij werkt binnen een team van totaal zes secretaresses. Ieder heeft een eigen werkgebied -bedrijfsvoering, onderwijs of onderzoek-, daarnaast zijn er gezamenlijke werkzaamheden. Wij zoeken een secretaresse die haar/zijn ervaring wil inzetten in een omgeving waar overzicht, flexibiliteit, collegialiteit en sociabiliteit belangrijke competenties zijn. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor een jaar.

We vinden het belangrijk dat er in het team van secretaresses wordt samengewerkt op basis van vertrouwen. We waarderen een kritische houding, bereidheid om te luisteren en openstaan voor verandering en verbetering. Wij staan open voor initiatieven die jouw ontwikkeling en die van het team ondersteunen. Je toont eigenaarschap in je werk en je legt voor jezelf de lat hoog. 

Een greep uit de werkzaamheden van de nieuwe secretaresse:

• complex agendabeheer;
• in goede banen leiden van mailverkeer;
• voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• (logistiek) ondersteunen van evenementen en visitaties;
• archivering (digitaal en papier);
• een bijdrage leveren aan de administratieve ondersteuning zoals telefoonverkeer, zaalreserveringen, bestellingen, mailingen, declaraties, vragen van medewerkers.

Voor deze functie zoeken wij een collega met:

• uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• uitstekende beheersing van het Office pakket en andere digitale systemen en toepassingen;
• mbo+/hbo denk- en werkniveau;
• secretariële ervaring, bij voorkeur bij een universiteit of hbo-instelling.

• een goed ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• een hoge mate van professionele zelfstandigheid;
• plezier in het ondersteunen van processen en collega’s;
• goed overzicht kunnen houden en goed kunnen organiseren;
• een positieve, accurate en proactieve instelling;
• flexibiliteit en goed ontwikkelde communicatieve vaardigheden.

Wij bieden een tijdelijke aanstelling voor één jaar (wegens ouderschapsverlof), met een proeftijd van 2 maanden. Deze functie is beschikbaar voor 0,6 fte. De werkdagen en werktijden worden in overleg vastgesteld. De arbeidsvoorwaarden zijn in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten. Het salaris ligt tussen € 2.261,- en € 3.052,- (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten) bij een voltijds aanstelling. Je wordt op basis van opleiding en ervaring ingeschaald. Daarnaast mag je rekenen op aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering. Verder bieden wij goede pensioenvoorzieningen, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden. Kijk voor meer informatie op onze website: arbeidsvoorwaarden.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema’s. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 6.000 studenten en 900 medewerkers verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen, en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega’s en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

Het departement Filosofie en Religiewetenschappen maakt deel uit van de faculteit Geesteswetenschappen. Standplaats is het departement aan het Janskerkhof in Utrecht. De secretaresse rapporteert aan en ontvangt richtlijnen van de coördinator bedrijfsvoering (functioneel) en van het hoofd secretariële ondersteuning Geesteswetenschappen (hiërarchisch).