Je gaat de Exchange Office ondersteunen met de administratie rondom de inkomende en uitgaande uitwisselingstudenten. De volgende werkzaamheden maken onderdeel uit van het takenpakket:

• beantwoorden van e-mail en telefoon: je onderhoudt veelvuldig contact met studenten en facultaire collega’s en zorgt ervoor dat de vragen op de juiste wijze beantwoord worden, hierbij behartig je de belangen van zowel de student als de Universiteit Utrecht;
• administratieve verwerking en ondersteuning van aanmeldingen van inkomende en uitgaande studenten;
• bestanden met studentgegevens up-to-date houden en bijwerken;
• verzamelen en versturen van cijferlijsten van inkomende en uitgaande studenten;
• huisvestingsaanvragen internationale studenten goedkeuren;
• assisteren bij de voorbereiding van voorlichtingen, pre-departure bijeenkomsten en de Orientation
• het maken van actielijsten van (werk)overleggen;
• notuleren tijdens de 6-wekelijkse bijeenkomsten met facultaire International Officers;
• administratieve werkzaamheden rondom Erasmus+ en Erasmusbeurzen;
• de controle en afhandeling van andere uitwisselingbeurzen;
• aansturen van de oproepkracht(en);
• je houdt overzicht op de taken binnen het team en coördineert en organiseert hierin;
• je ondersteunt de coördinatoren wanneer nodig/tijdens piekmomenten.

Voor deze functie zoeken wij een collega met:

• minimaal een mbo niveau 4 diploma en tenminste één jaar relevante werkervaring;
• een uitstekende beheersing van de MS Office programma's Word, Excel, PowerPoint en Outlook, kennis van Osiris is een pré;
• goede communicatieve en sociale vaardigheden;
• uitstekende spreek- en schrijfvaardigheid in het Nederlands én Engels, (ver)gevorderd niveau;
• een dienstverlenende, representatieve, resultaatgerichte, nauwkeurige en flexibele houding;
• goed bestand tegen drukte en piekbelasting;
• aantoonbare affiniteit met de universiteit en het (internationale) studentenleven;
• interculturele competenties, opgedaan tijdens een buitenlandervaring zijn een pré.

Je werkt graag zelfstandig, maar functioneert ook goed in een klein en hecht team.

We bieden een tijdelijke aanstelling vanaf 1 september 2019 tot en 1 maart maart 2020 voor 0,9 FTE (met mogelijkheid tot verlenging). Het salaris - afhankelijk van opleiding en ervaring - bedraagt minimaal € 2.261,- en maximaal € 3.052,- (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime aanstelling.

Daarnaast mag je rekenen op aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (o.a. goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie: werken bij de Universiteit Utrecht.

 

De Universiteit Utrecht heeft een krachtige ambitie ten aanzien van onderwijskwaliteit en studiesucces. Dat geldt ook voor de scherpe onderzoeksprofilering op vier thema’s:

• Duurzaamheid
• Life Sciences
• Jeugd & Identiteit
• Instituties

De Universiteit Utrecht staat midden in de samenleving en draagt bij aan antwoorden op de maatschappelijke vragen van vandaag en morgen.

De directie Studenten, Onderwijs & Onderzoek is verantwoordelijk voor studentbegeleiding op universitair niveau en voor de contacten met studie- en studentenverenigingen. Daarnaast ondersteunt de directie het College van Bestuur en de faculteiten bij de ontwikkeling en uitvoering van het strategische beleid ten aanzien van onderwijs, onderzoek en studenten. Daarbij heeft de directie als doel om de onderwijsbedrijfsvoering, in afstemming met de facultaire ondersteuning, efficiënt in te richten met een hoge kwaliteit van dienstverlening aan studenten en docenten. Dit wordt uitgedragen door onder meer de facultaire studie-informatiebalies en de informatiebalie Studentenservice.