Word jij uitgedaagd om als spin in het web samen met de teamleider frontoffice aanspreekpunt te zijn voor een team van facilitair medewerkers en receptiemedewerkers? Bouw je graag mee aan professionele zelfstandige serviceteams en vind je het daarnaast een uitdaging om facilitaire projecten te begeleiden om zo de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren? Lees dan snel verder en solliciteer!

De frontoffice van de regio is verantwoordelijk voor alle dienstverlening die wordt geleverd op het gebied van facilitaire zaken, zowel door eigen medewerkers als door externe partijen. Als coördinator ben je aanspreekpunt voor de dagelijkse werkzaamheden en de planning hiervan en ben je medeverantwoordelijk voor de kwaliteit van de dienstverlening in de regio.

Je rapporteert aan de facilitymanager van de regio. De hiërarchische verantwoordelijkheid voor het team ligt bij de teamleider frontoffice. Het team van de regio bestaat uit zes facilitair medewerkers en zes receptiemedewerkers in dienst van het Facilitair Service Centrum (FSC), aangevuld met receptiemedewerkers en surveillanten van de externe partij.

De functie bestaat uit twee hoofdtaken met de volgende werkzaamheden:

Coördinator frontoffice (FO):

• je coördineert de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers frontoffice;
• je bent aanspreekpunt voor (complexe) dienstverleningsverzoeken en zorgt voor de efficiënte en effectieve afhandeling hiervan;
• je geeft mede sturing aan het team door:
  • het sturen en coachen van facilitair medewerkers, receptiemedewerkers en participanten
  • het plannen en verdelen van de werkzaamheden
  • het toezien op de voortgang
  • het stellen van prioriteiten
  • het oplossen van problemen en het doen van verbetervoorstellen; ook voor de receptiemedewerkers en surveillanten van de externepartij
• je voert het hrm-beleid uit:
  • je levert een bijdrage aan de kwalitatieve en kwantitatieve bezetting door het (mede)selecteren van medewerkers
  • je introduceert, instrueert en begeleidt (nieuwe) medewerkers
• je draagt mede zorg voor het realiseren van het afdelingsplan:
  • je doet voorstellen voor de optimalisatie van de werkzaamheden van jouw team en de samenwerking met anderen
  • je coördineert, bewaakt en stuurt werkzaamheden bij
  • je draagt bij aan de voortdurende verbetering van de kwaliteit en rapporteert de voortgang aan de facilitymanager
• je coördineert en voert de regie in jouw regio op het gebied van orde, netheid en veiligheid, waarbij veiligheid en onderwijs de hoogste prioriteit hebben;
• je voert de regie op externe contracten en bent mede de verbindende schakel naar de frontoffice en tussen de frontoffice en de backoffice;
• je doet de administratieve afhandeling van de taken in systemen als SAP, Topdesk etc.

Projectleider frontoffice (FO):

• je voert projectopdrachten zelfstandig uit, waarbij je actief samenwerkt met zowel in- als externen; 
• je neemt deel aan project- en/of werkgroepen die de facilitaire dienstverlening of onderhoudsprojecten betreffen, met als doel de dienstverlening in de regio blijvend te verbeteren.

Je beschikt over het onderstaande profiel:

• je werkt en denkt op mbo+-niveau en hebt een afgeronde, relevante opleiding (bij voorkeur Facility Management);
• je bent in staat taken te delegeren aan medewerkers, te monitoren en te sturen waar nodig. Daarnaast ben je in staat medewerkers indien wenselijk aan te spreken op houding en gedrag en vind je het een uitdaging om mee te werken aan het vormen van stevige serviceteams;
• je beschikt over gevoel voor dienstverlening, bent initiatiefrijk en hebt een proactieve houding;
• je kunt goed samenwerken, hebt de nodige humor en beschikt over een gezonde dosis relativeringsvermogen;
• je bent uiteraard gastvrij en het begrip ‘hospitality’ heeft voor jou geen geheimen;
• jij maakt het verschil, je bent resultaatgericht, je durft onafhankelijk te opereren, zonder de gemeenschappelijke doelen uit het oog te verliezen;
• je hebt minimaal vier jaar relevante werkervaring;
• je vindt het belangrijk een bijdrage te leveren aan duurzaamheid en weet duurzaamheid te integreren in de verschillende aspecten van je werkgebied.

Wij bieden een tijdelijke aanstelling (1,0 fte) voor een jaar met – bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.261,- en maximaal € 3.445,- (schaal 7/8 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Daarnaast mag je rekenen op aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (o.a. goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie: werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.