Voor de directeur Bestuurszaken (BZ) / secretaris College van Bestuur (CvB) en voor de adjunct-directeur BZ / secretaris Raad van Toezicht (RvT) van de VU zijn wij op zoek naar een professionele managementassistent met ervaring in een complexe bestuurlijke omgeving. Je werkt nauw samen binnen een secretariaatsteam met drie collega's, die ieder een lid van het CvB ondersteunen. Binnen deze samenwerking bekleed je met jouw takenpakket een zelfstandige positie.

Jouw taken

Ondersteuning van de directeur BZ / secretaris CvB:
• je beheert de (complexe) agenda en verzorgt de (logistieke) voorbereiding van 
  overleggen en vergaderingen
• je organiseert en beheert de e-mailbox van de directeur BZ / secretaris CvB
• je bewaakt actief de procesmatige en procedurele voortgang van lopende dossiers en 
  opdrachten en acteert hierop proactief
• je coördineert de jaarplanning van de bestuurlijke overleggen
• je stelt prioriteiten en verzorgt zelfstandig het opstellen en redigeren van correspondentie  
  (e-mail en post)

Ondersteuning van de secretaris RvT / adjunct-directeur BZ:
• je stelt de jaarplanning op van de RvT-overleggen en verzorgt tussentijdse aanpassingen van de planning
• je organiseert zaken rondom vergaderingen en overleggen, zoals locaties, catering en vervoer

Samenwerking binnen het team:
• je werkt nauw samen met collega-managementassistenten CvB en vervangt elkaar bij afwezigheid
• je levert een bijdrage aan de continue professionalisering van de werkzaamheden van het team

Contact interne en externe stakeholders:
• je draagt zorg voor heldere en efficiënte communicatie naar belanghebbenden binnen en buiten de dienst
• je treedt op als contactpersoon voor externe belanghebbenden

Je besteedt ongeveer 80% van je tijd aan de ondersteuning van de directeur BZ / secretaris CvB en 20% aan de ondersteuning van de secretaris RvT / adjunct-directeur BZ.

• minimaal HBO werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• een grote mate van zelfstandigheid en organisatiesensitiviteit. 
• resultaatgerichtheid, stressbestendigheid, flexibiliteit, geen 9 tot 5 mentaliteit, kunnen prioriteren, planmatig werken en pro-activiteit zijn kenmerkende eigenschappen in je werkhouding.
• je bent integer en op een vriendelijke wijze assertief en vasthoudend.
• uitstekende communicatieve (mondeling en schriftelijk, in Nederlands en Engels) en digitale vaardigheden.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €2.835 (schaal 9) en maximaal €3.895 (schaal 9) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Secretaris 2 en staat open voor 1 FTE.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Verlenging van de arbeidsovereenkomst behoort tot de mogelijkheden.
Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:

• maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband; 
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering; 
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling; 
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden.

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de Vrije Universiteit (VU). Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 24.500 studenten en werken ruim 4.600 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Bestuurszaken
De dienst Bestuurszaken (BZ) verzorgt de strategische advisering en geïntegreerde ondersteuning van het College van Bestuur (CvB) van de VU Amsterdam. We werken daarnaast nauw samen met en voor de faculteiten én de andere diensten van de VU om de bestuurlijke agenda te realiseren en richting te geven aan de instellingsstrategie. We zijn verantwoordelijk voor juridische advisering, onderzoeksbeleid en Public Affairs, leveren procesmatige ondersteuning van beleid- en besluitvorming, en dragen inhoudelijk bij aan diverse strategische dossiers. BZ bevordert tevens de VU-brede governance, control en compliance en draagt zorg voor academische plechtigheden als promoties en hooglerarenbenoemingen.

Werken bij BZ betekent dat je meewerkt aan het dagelijkse bestuur, de strategie en het beleid van de VU, samen met een uitgebreid intern en extern netwerk van stakeholders. Bij BZ werken in totaal 60 medewerkers (54 fte), verdeeld over de afdelingen Beleid en Bestuursondersteuning; Bestuurlijke en Juridische Zaken; Management Ondersteuning; en Documentmanagement en Archief.
Management Ondersteuning
De afdeling Management Ondersteuning is verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het CvB en van de dienst BZ. Daarnaast ondersteunt zij de secretaris van de RvT, verzorgt zij het officemanagement van de dienst en levert zij ondersteuning aan VUvereniging. De afdeling heeft 10 medewerkers.