In deze functie zorg jij voor:
• informatieverstrekking aan medewerkers, studenten en externen
• verzuim- en verlofadministratie
• administratieve ondersteuning aan docenten met betrekking tot het onderwijs
• de administratie en urenregistratie van projecten en het beheer van de bijbehorende financiën
• ontvangen nieuwe medewerkers, promovendi, studenten en gasten
• het telefoon- en e-mailverkeer, in- en uitgaande post, het (elektronisch) agendabeheer en de digitale archivering
• het onderhouden van interne contacten met Facilitair Bedrijf, inkoop, receptie, repro, Facilitaire Zaken, Graduate School of Science and Engineering en andere afdelingen
• het ondersteunen van binnen- en buitenlandse dienstreizen en afhandeling declaraties
• het organiseren/voorbereiden van (kleine) bijeenkomsten, vergaderingen en kleinschalige evenementen
• coördinatie, verspreiding (website) en archivering van aankondigingen m.b.t. colloquia, seminars, e.d.
• het contact onderhouden met colloquiumcoördinatoren en sprekers
• het opstellen en beantwoorden van e-mails (Nederlands/Engels), brieven opstellen aan de hand van (on)volledig concept (Nederlands/Engels), teksten en aankondigingen verzorgen
• werkzaamheden op het gebied van personeelszaken en financiële zaken, in samenwerking met de afdelingen HR en FSSC
• notuleren (in Engels) van diverse vergaderingen
• up to date houden van de website van het instituut c.q. de onderzoeksgroep.

Binnen het instituut werken mensen van vele verschillende nationaliteiten. In deze internationale werkomgeving is de voertaal dan ook veelal Engels.

• opleiding havo of vwo-diploma of vergelijkbare opleiding, aangevuld met een secretaresseopleiding
• minimaal 5 jaar ervaring in een zelfstandige secretariële functie
• goede contactuele en communicatieve (schriftelijke) vaardigheden
• uitstekende beheersing van zowel het Nederlands als het Engels (mondeling en schriftelijk)
• goede ICT-vaardigheden (MS, Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Google Apps en Prospero), ervaring met het redigeren van de inhoud van websites strekt tot aanbeveling
• competenties: leervermogen, zelfstandig, accuraat, initiatiefrijk, flexibel,
• stressbestendig, klantbetrokkenen, teamplayer
• het op de hoogte zijn van Universitaire regels en richtlijnen betreffende buitenlandse reizen en inkoop procedures is een pre.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao voor Nederlandse Universiteiten:
- een salaris van minimaal € 1.992,- bruto per maand tot maximaal € 2.770,- (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd
- een eindejaarsuitkering van 8,3% en is het mogelijk om te kiezen voor een 36-, 38- of 40-urige werkweek (uitgaande van een fulltime dienstverband). Ook heeft de RUG een ruime verlofregeling
- in eerste instantie een aanstelling voor de periode van een jaar met bij onveranderde omstandigheden de mogelijkheid tot verlenging naar een dienstverband voor onbepaalde tijd bij gebleken geschiktheid.

Faculty of Science and Engineering

De Rijksuniversiteit Groningen behoort tot de top van de Europese research universiteiten en is internationaal georiënteerd. De universiteit is maatschappelijk actief en voelt zich betrokken bij haar omgeving. In een breed scala van vakgebieden beoefenen onderzoekers en docenten hun vak vanuit wetenschappelijke hartstocht. Iedereen wordt in staat gesteld om het beste uit zichzelf te halen. Talent, ambitie en prestatie van de 31.000 studenten en 5.600 medewerkers worden zoveel mogelijk gehonoreerd.

Het Zernike Instituut for Advanced Materials is een erkend top research instituut. Het bundelt fundamenteel en toegepast onderzoek op het gebied van de fabricage, synthese en karakterisatie van nieuwe materialen en geavanceerde biologische systemen binnen de Faculty of Science and Engineering. Bij het Zernike Instituut werken 8 secretaresses. Bij deze positie zul jij gaan werken voor 0,6 fte voor de onderzoeksgroep Molecular Biophysics van prof. dr. W.H. Roos.