Wij zijn op zoek naar een gedreven, proactieve office manager voor het afdelingssecretariaat van de afdeling Scheikunde en Farmaceutische Wetenschappen (S&F). Voor deze veelzijdige en zelfstandige functie is een professionele werkhouding vereist. Je durft initiatief te nemen, zorgt voor een adequate planning en in de uitvoering van je werkzaamheden ben je klantgericht, effectief en vakkundig. Je bent omgevingsgericht waarbij goede sociale vaardigheden en een gezonde dosis aan inlevingsvermogen van belang zijn.

Jouw taken

• Het administratief ondersteunen van het afdelingshoofd
• Het beheren van de agenda‘s voor het inplannen van (complexe) afspraken
• Het boeken van reizen, vergaderruimten en catering
• Het aanvragen van toegangspassen voor nieuwe gasten, studenten en medewerkers
• Het opstellen van brieven en correspondentie in correct Nederlands en Engels
• Het zelfstandig oppakken van reguliere ondersteunende secretariële werkzaamheden, zoals kantoorartikelen bestellen, administratieve ondersteuning bij werving en selectieprocedures, correspondentie, bijhouden van het (digitale) archief, afdelingsbijeenkomsten plannen, etc.

• Je hebt een HBO/WO werk- en denkniveau
• ten minste 3 jaar ervaring in een soortgelijke organisatie
• Je kunt goed overweg met het Microsoft Officepakket en andere systemen en softwarepakketten
• Je beschikt over een zeer goede kennis en beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
• Je bent stressbestendig, hebt een dienstverlenende instelling en je hebt goede contactuele vaardigheden

Dienstverband voor bepaalde tijd: 6 maanden.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €2.261 (schaal 7) en maximaal €3.052 (schaal 7) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Secretaresse 2 en staat open voor 0,6 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 6 maanden. Verlenging van de arbeidsovereenkomst behoort tot de mogelijkheden.
Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:

• maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
• 8% vakantietoeslag
• 8,3% eindejaarsuitkering
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• goede en voordelige sportfaciliteiten

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 24.500 studenten en werken ruim 4.600 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Faculteit der Bètawetenschappen
De Faculteit der Bètawetenschappen inspireert wetenschappers en studenten om duurzame oplossingen te vinden voor complexe maatschappelijke vraagstukken. Van bosbranden tot big data, van obesitas tot geneesmiddelen en van molecuul tot de maan: ons onderwijs en onderzoek beslaan de volle breedte van de bètawetenschappen. Nationaal en internationaal delen wij kennis en ervaring met vooraanstaande wetenschappelijke instituten en het bedrijfsleven.

Werken bij Bètawetenschappen is samenwerken met studenten, promovendi en wetenschappers met focus op hun vak én een brede blik op de wereld. De faculteit telt ongeveer 5.750 studenten en er werken ruim 1.250 medewerkers.