Als programmaleider bewaak je de voortgang van het programma DigiDoc, en stuur je bij met corrigerende maatregelen in het geval van afwijkingen. Je fungeert als aanspreekpunt voor de programmaomgeving en voert overleg met belanghebbenden. Het project VUbase is de kern van het programma en valt rechtstreeks onder de programmaleider; voor het project VU-archief stuur je de projectleider aan. Je bevordert een effectieve en efficiënte rol-/taakverdeling binnen de programmaorganisatie. Daarnaast herijk je in overleg met de belangrijkste participanten, waaronder de dienst IT, het programmaplan en bepaal je de inhoud en de tijdlijn van de vervolgprojecten, gericht op verdere digitalisering van de organisatie.  
 
Je werkt in deze functie nauw samen met het afdelingshoofd Documentmanagement en Archief (DMA), binnen de dienst Bestuurszaken (BZ). Medewerkers van deze afdeling worden ingezet binnen het programma, naast hun andere taken. Als programmaleider leg je verantwoording af aan de multidisciplinaire stuurgroep, waar je tevens secretaris van bent. De adjunct directeur van de dienst Bestuurszaken, tevens voorzitter van de stuurgroep, is je leidinggevende.

Jouw taken

• inhoudelijk aansturen en verder brengen van het programma, deels via projectleiders; fungeren als aanspreekpunt voor de programmaomgeving
• actualiseren van het programmaplan voor de komende jaren, prioriteren en concretiseren in tijdspad en benodigde middelen
• bevorderen en vastleggen van efficiënte rol-/taakverdeling binnen de programmaorganisatie
• monitoren van relevante interne ontwikkelingen en creëren van draagvlak voor de implementatie van de verschillende projecten van DigiDoc
• waarborgen van de benodigde inzet op de projecten middels afstemming met de verschillende senior-suppliers
• inhoudelijk en procesmatig voorbereiden van de vergaderingen van de Stuurgroep

• academisch werk- en denkniveau
• aantoonbare ervaring als project- of programmaleider van een vergelijkbaar traject in een grote organisatie (opzet en implementatie)
• kennis van instrumenten en ontwikkelingen op het gebied van digitalisering van document- en recordmanagement
• inzicht in processen en verhoudingen in een publieke organisatie
• ervaring met verandermanagement is een pre
• affiniteit met een academische werkomgeving

Je bent in staat in een dynamische omgeving met een behoudende cultuur een organisatiebreed digitaliseringsprogramma inhoudelijk vorm te geven en te implementeren. Je werkt georganiseerd, kunt ook voor anderen structuur en helderheid aanbrengen, en stuurt strak op het nakomen van afspraken en het halen van deadlines. Je hebt een goed ontwikkelde organisatiesensitiviteit en bent vaardig in het creëren van draagvlak voor vernieuwing. Je beschikt over overtuigingskracht en goede communicatieve vaardigheden. Je houdt van pionieren en realiseert je dat dit creativiteit, geduld en relativeringsvermogen vraagt.
 

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €5.039 (schaal 13) en maximaal €6.133 (schaal 13) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Projectleider 1, Projectmanager 2 en staat open voor 0,8 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Naar verwachting ontwikkelt het programma zich zo dat bij gebleken geschiktheid meerjarige verlenging van de arbeidsovereenkomst tot de mogelijkheden behoort. Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:

• maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 24.500 studenten en werken ruim 4.600 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Bestuurszaken
De dienst Bestuurszaken (BZ) verzorgt de strategische advisering en geïntegreerde ondersteuning van het College van Bestuur (CvB) van de Vrije Universiteit Amsterdam. We werken daarnaast nauw samen met en voor de faculteiten én de andere diensten van de VU om de bestuurlijke agenda te realiseren en richting te geven aan de instellingsstrategie. We zijn verantwoordelijk voor juridische advisering, onderzoeksbeleid en Public Affairs, leveren procesmatige ondersteuning van beleid- en besluitvorming, en dragen inhoudelijk bij aan diverse strategische dossiers. BZ bevordert tevens de VU-brede governance, control en compliance en draagt zorg voor academische plechtigheden als promoties en hooglerarenbenoemingen.

Werken bij Bestuurszaken betekent dat je meewerkt aan het dagelijkse bestuur, de strategie en het beleid van de VU, samen met een uitgebreid intern en extern netwerk van stakeholders. Bij BZ werken in totaal 68 medewerkers (48,4 fte), verdeeld over de afdelingen Beleid en Bestuursondersteuning; Bestuurlijke en Juridische Zaken; Management Ondersteuning; en Documentmanagement en Archief.
Digidoc DigiDoc initieert en implementeert projecten om de bedrijfsprocessen op het gebied van document- en  record managagement van de VU volledig digitaal uit te kunnen voeren en achterstanden in het papieren archiefbeheer weg te werken. Het VU-brede programma DigiDoc is mulitdisciplinair van opzet en wordt ondersteund door medewerkers uit de verschillende eenheden van de VU. Het programma is gestart in 2017 en heeft een voorziene looptijd tot 2023. Het wordt aangestuurd door vertegenwoordigers van de diensten Bestuurszaken, Universiteitsbibliotheek, Facilitaire Campus Organisatie, IT en de Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen. In dit programma lopen op dit moment twee grote projecten:
 

• Het project VUbase realiseert een digitale document- en archiefomgeving (DMS/RMA). In 2020 wordt VUbase geïmplementeerd voor in eerste instantie de inkomende post en de bestuurlijke besluitvorming.
• Het project VU-archief loopt een achterstand op het papieren archiefbeheer in. Ruim 5 kilometer archief is gewaardeerd. De bewerking van het tijdelijk te bewaren deel van het archief wordt in 2019 afgerond. Het blijvend te bewaren deel van het archief wordt in de periode 2020 – 2023 extern bewerkt en overgedragen aan het Stadsarchief Amsterdam of de UB.
  Er zijn in het programma verschillende vervolgprojecten voorzien.