Als coördinator bedrijfsvoering word je vanuit de afdeling Bestuurlijke Ondersteuning van de facultaire bedrijfsvoering onderdeel van het ondersteuningsteam van het departement Informatica. Je ondersteunt de directeur bedrijfsvoering en de bestuurssecretaris. Het gaat om administratieve en organisatorische werkzaamheden op het terrein van financiën, HR en facilitaire zaken, in nauwe samenwerking met het secretariaat.

In samenspraak met anderen binnen het departement en contactpersonen bij de ondersteunende domeinen zoals HR en F&C, ben je verantwoordelijk voor onder andere:

• het vormgeven aan en coördineren van de uitvoering van processen, zoals procedures omtrent in-, door- en uitstroom van personeel, bevorderingsbeleid en huisvesting;
• regelen van goedkeuring en ondertekening van aangeboden contracten en overeenkomsten;  
• het mede-coördineren van facilitaire zaken (bijvoorbeeld interne verhuizingen);
• het ondersteunen van diverse commissies en overleggen binnen het departement d.m.v. het opstellen van agenda’s, verzamelen en/of opstellen van stukken, verslaglegging, en het coördineren en bewaken van daaruit voortvloeiende acties; 
• het ondersteunen van wetenschappelijk personeel met allerlei praktische zaken;
• het beantwoorden van vragen en verwijzen naar de juiste personen op het terrein van secretariële ondersteuning, praktische zaken, HR en financiën.

Je hebt hbo denk- en werkniveau en aantoonbare ervaring op het terrein van HR en/of facilitaire zaken. Je hebt een talent voor de organisatie van processen en je pakt je werkzaamheden analytisch en doortastend aan. Je schakelt servicegericht tussen werkzaamheden en blijft daarbij nauwkeurig, resultaatgericht en kalm werken. Je hebt ervaring met het werken in een omgeving die sterk in ontwikkeling is en je houdt van het aanbrengen van structuur. Ervaring in een universitaire omgeving is een pre. 
In deze functie is het van belang dat je goed kunt samenwerken, maar aan de andere kant ook zelfstandig en proactief werk oppakt op basis van vertrouwen. Je toont eigenaarschap in je werk. Je communiceert tactvol met alle lagen van de organisatie en beheerst zowel het Nederlands als Engels goed.  Je hebt gevoel voor verhoudingen binnen de organisatie. Daarnaast sta je open voor verandering, ben je flexibel, integer en positief ingesteld.

Wij bieden een tijdelijke aanstelling (0,8 - 1,0 fte) voor de duur van twee jaar. De functie is een pilot; na twee jaar wordt bekeken of hier vervolg aan wordt gegeven. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.835,- en maximaal € 3.895,- (schaal 9 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk hier voor meer informatie over werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. 

De faculteit Bètawetenschappen van de Universiteit Utrecht omvat zes departementen: Biologie, Farmacie, Informatica, Natuurkunde, Scheikunde en Wiskunde. Zij heeft omstreeks 6.000 studenten en bijna 1.500 medewerkers, en staat internationaal bekend om haar kwaliteit in onderzoek. De wetenschappelijke programma's van de faculteit weerspiegelen de ontwikkelingen in de maatschappij en de wetenschap van vandaag.

Het departement Informatica is nationaal en internationaal bekend vanwege haar fundamentele en toegepaste onderzoek in informatica en informatiekunde. Zowel het departement als de faculteit streven ernaar het onderzoek in informatica en informatiekunde te positioneren met toepassingen in gametechnologie enerzijds, en in de exacte en medische wetenschappen anderzijds. Het onderzoek van het departement is momenteel bijeengebracht in drie afdelingen: Intelligent Software Systems, Algorithms en Interaction. Het departement verzorgt bacheloropleidingen Informatica en Informatiekunde en een viertal Engelstalige researchmasterprogramma’s op deze gebieden.

Het domein Bestuurlijke Ondersteuning werkt ter ondersteuning van de facultaire en departementale besturen. De faculteit en elk departement van de faculteit Bètawetenschappen kent een bestuurssecretaris en één of meerdere bestuurssecretaresses. Het domein is verantwoordelijk voor coördinatie van de diverse bestuurlijke processen, advisering aan bestuur in beleidszaken, ontwerp en implementatie van regelingen en procedures, het beschikbaar stellen en ontsluiten van managementinformatie etc. Waar nodig worden ook facultaire werkgroepen en projecten vanuit het domein ondersteund.