Wij zijn op zoek naar een HR-secretaresse ter vervanging van zwangerschapsverlof. Lijkt het je een leuke kans om een keer een kijkje te nemen in een andere keuken, heb je ambitie om je te ontwikkelen op HR gebied? Solliciteer dan op deze functie!

Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van HR binnen de directie ESA. Je ondersteunt onder andere bij de administratieve afhandeling van aanstellingen, mutaties en aflopende dienstverbanden van medewerkers, maar ook bij de aanvragen en verlengingen van uitzendkrachten en gasten. Verder ben je betrokken bij de voorbereiding en afhandeling van de R&O cyclus en Sociaal Medische Overleggen en verstuur je intern de maandelijkse HR-rapportages. Daarnaast fungeer je als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers, leidinggevenden en managers over HR-gerelateerde onderwerpen binnen de directie. Tevens verzorg je de planning van sollicitatiegesprekken en overige afspraken en je hebt nauw contact met de HR-adviseurs van de directie en met de centrale HR Services afdeling. 

Je fungeert ook als vaste vervanger van een collega secretaresse. Deze werkzaamheden omvatten algemene taken als telefoon en e-mail afhandeling, elektronisch agendabeheer, plannen en verzorgen van diverse vergaderingen en klantenafspraken, correspondentie, notuleren, bewaken actie/deadlines en beheer van databases.

Het is voor deze specifieke rol van belang dat de secretaresse zelfstandig en accuraat werkt, snel kan schakelen en discreet omgaat met beschikbare en vertrouwelijke informatie. 

De kandidaat heeft bij voorkeur een afgeronde secretaresse-opleiding en/of een afgeronde MBO-opleiding. Ervaring in een soortgelijke functie is een vereiste, evenals kennis van computerprogramma's (Outlook, Word, Excel, Powerpoint). Ruime ervaring met HR Digiforms is een pre.

Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift is belangrijk. Verder zoeken we een collega die zelfstandig, assertief, sociaal, kwaliteitsgericht, accuraat, stressbestendig en oplossingsgericht is. De secretaresse is bij uitstek een teamspeler en is gastvrij ingesteld.

Dienstverband voor bepaalde tijd: tot 1 september 2020.

De functie heeft een omvang van 20 tot 24 uur uur (0,5 / 0,6 fte) per week. Het betreft een vervanging van zwangerschapsverlof tot 1 september 2020. Het salaris is gebaseerd op schaal 7 van de CAO Nederlandse Universiteitenmet een minimum van € 2261 en een maximum van € 3052 per maand bij een fulltime aanstelling. Je wordt ingeschaald op basis van kennis en ervaring. Je bouwt pensioen op via het pensioenfonds ABP. Naast uiteraard het vakantiegeld in mei, ontvang je in december een eindejaarsuitkering ter hoogte van 8,3%. Ook kun je jaarlijks een deel van je arbeidsvoorwaardenpakket zelf samenstellen met behulp van het Individueel Keuzepakket Arbeidsvoorwaarden, waaronder het kopen en verkopen van verlofuren.

Een goede balans tussen werk en privé is belangrijk. Daarom kun je afspraken maken over flexibele werktijden, heb je veel vakantiedagen en wordt ouderschapsverlof gedeeltelijk doorbetaald. In veel functies behoort ook thuiswerken tot de mogelijkheden. We vinden het belangrijk dat jij je zo goed mogelijk kunt ontwikkelen en dat je fit je werkzaamheden kunt uitvoeren. Dit ondersteunen we op verschillende manieren, onder andere met een uitgebreid aanbod aan cursussen, loopbaancoaches of sporten met korting.

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft is een veelzijdige universiteit die onderwijs aanbiedt en onderzoek doet van een internationaal erkend niveau op het gebied van de technische wetenschappen. Onderwijs, onderzoek en ontwerpen zijn sterk gericht op maatschappelijke toepasbaarheid. De TU Delft ontwikkelt technologie voor volgende generaties met focus op duurzaamheid, veiligheid en economische vitaliteit. Bij de TU Delft werk je in een omgeving waar technische wetenschappen en de maatschappij elkaar ontmoeten. De TU Delft bestaat uit 8 faculteiten, de Universiteitsdienst, unieke laboratoria, onderzoeksinstituten en -scholen.

Universiteitsdienst - Education & Student Affairs

De directie Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. De directie ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Extension School en X. De directie telt circa 250 medewerkers. De directie ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.