Als secretaresse / administratief medewerker bij het Secretarial Support Office (SSO) van Erasmus School of Economics maak je deel uit van een groot team van secretaresses (15 fte). Gezamenlijk ondersteunen wij de wetenschappers, medewerkers en studenten van vier verschillende afdelingen. In deze enorm afwisselende rol voer je werkzaamheden uit op het gebied van onderwijs, personeelszaken, financiële zaken, facilitaire voorzieningen en administratieve zaken.

Binnen het SSO is er veel aandacht voor samenwerking tussen de secretaresses onderling, persoonlijke ontwikkeling, efficiënt werken en continue verbetering van werkprocessen.

Wij zoeken een fijne collega voor ons team. Aanvankelijk word je geplaatst op het secretariaat van Algemene Economie als vervanging van een collega. Vervolgens kun je op verschillende secretariaten worden ingezet.

De werkzaamheden zijn:

• Onderwijs: Je verstrekt informatie aan docenten en studenten, levert cijfers en beoordelingsformulieren in bij de examenadministratie en je verricht diverse administratieve taken rondom onderwijs.
• Personele zaken: Je geeft ziek- en betermeldingen door aan onze HR afdeling, regelt allerlei faciliteiten voor gasten en ondersteunt onze medewerkers bij administratieve taken.
• Financiële zaken: Je registreert bestellingen en controleert facturen, je controleert kostendeclaraties van onze medewerkers en regelt interne doorbelastingen.
• Facilitaire voorzieningen: Je reserveert vergaderkamers, regelt kleine evenementen, bestelt kantoorartikelen en je onderhoudt contact met de ondersteunende diensten over allerlei zaken.
• Administratieve zaken: Je verzamelt allerlei gegevens en houdt overzichten bij. Je behandelt inkomende e-mail en telefoon en verdeelt de binnengekomen post.

Wij vragen:

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal twee jaar werkervaring in een vergelijkbare functie. Ervaring in het onderwijs is een pré.
• Je kunt uitstekend omgaan met Outlook en Excel. Ervaring met het gebruik van Word, Access, OneNote, Powerpoint en Adobe DC of onderwijssystemen als Osiris en Canvas is een pré. Je went snel aan het gebruik van nieuwe software of computersystemen en hebt ervaring met digitaal werken.
• De functie van secretaresse is erg afwisselend en daarom is veel van onze informatie vastgelegd in werkprocessen en handboeken. Je bent goed in het opzoeken en gebruiken van informatie in dergelijke systemen. Je bent communicatief vaardig.
• Je spreekt goed Engels (B2 niveau CEFR) of bent bereid cursussen te volgen om dit niveau te behalen. Een groot deel van de communicatie binnen onze faculteit gebeurt in het Engels, het is daarom belangrijk dat je bij de start van je contract de taal al voldoende machtig bent.
• Je bent klantgericht, je blijft rustig in lastige situaties, vraagt door en luistert goed naar de behoefte van je klant. Je bent flexibel en integer en neemt je verantwoordelijkheid.
• Je bent zelfstandig, praktisch ingesteld en goed in plannen en organiseren. Je werkt wel graag samen met je collega’s, gezamenlijk zorgen jullie voor het beste resultaat!

Wij bieden:

De Erasmus School of Economics is een inspirerende werkomgeving waar we het op prijs stellen als je initiatief toont en meedenkt. Je krijgt veel mogelijkheden om je door te ontwikkelen: binnen het Secretarial Support Office bieden we een algemeen ontwikkelprogramma op het gebied van praktische vaardigheden en competenties, aangevuld met een persoonlijk ontwikkelprogramma toegespitst op jouw specifieke behoeften.

De functie van secretaresse is een afwisselende functie met uitstekende arbeidsvoorwaarden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten (cao-NU). Wij bieden een tijdelijke functie voor een jaar met de intentie dit bij goed functioneren om te zetten naar een vaste aanstelling. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling maximaal € 3.052 bruto per maand op basis van een 38-urige werkweek (schaal 6/7). Verder bieden we allerlei aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, kijk voor meer informatie op onze website: www.eur.nl/werken-bij-de-eur.

Erasmus Universiteit Rotterdam

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken in nauwe samenwerking met interne en externe partijen aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en dankzij de hoge kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. De Erasmian values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar voor de buitenwereld: ondernemend, maatschappelijk betrokken, wereldburger, ruimdenkend en verbindend.
Wij hechten grote waarde aan diversiteit en geloven dat een diversiteit aan talenten bijdraagt aan onze visie en strategie om als universiteit te kunnen excelleren op onderzoek en onderwijs. Dat maakt dat wij op zoek zijn naar een persoon die ons team vanuit diversiteitsperspectief goed kan aanvullen.

Erasmus School of Economics

Erasmus School of Economics is een toonaangevend centrum voor wetenschappelijk onderzoek en onderwijs. Als internationaal erkende instelling levert Erasmus School of Economics een wetenschappelijke bijdrage aan toekomstige economische ontwikkelingen en aan de beantwoording van vraagstukken van overheids- en ondernemingsbeleid. www.eur.nl/ese