Ben jij Office Manager in hart en nieren en weet je van aanpakken? Durf jij initiatief te nemen, te denken in oplossingen én een nieuwe uitdaging aan te gaan? Lees dan snel verder!Onze afdeling Corporate Communications & Marketing (CC&M) is verantwoordelijk voor alle communicatie- en marketinguitingen van Wageningen University & Research en bestaat uit verschillende onderdelen. Naast de corporate afdeling zijn er ook decentrale C&M collega's die werken bij de verschillende kenniseenheden die Wageningen University & Research kent. Deze vacature bevindt zich binnen de centrale corporate afdeling.
Wij zijn op zoek naar een office manager die minimaal 32 uur per week beschikbaar is voor ons secretariaat welke het hart vormt van de afdeling CC&M. Zoek jij een stevige secretariële baan waarin je zorgt voor de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning? Lees alleen verder als je een goed salaris, prima secundaire arbeidsvoorwaarden en een dito werksfeer weet te waarderen.
Doordat je in staat bent zelfstandig een selectie te maken van prioriteiten, vooruit kunt denken en kan anticiperen op komende activiteiten ben je van grote toegevoegde waarde voor onder andere de directeur CC&M. Naast de directeur ondersteun je ook andere collega's binnen de afdeling, waardoor je een sterk verbindende en informatieve rol hebt. Je hebt inzicht in welke informatie belangrijk is om met bepaalde collega's te delen en handelt daar ook naar. Dit is wat je onder andere gaat doen:
- Als Office Manager plan en regel je afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten ten behoeve van de afdeling CC&M;
- Je verzorgt het agendabeheer van de directeur CC&M en enkele andere collega's (zoals bijvoorbeeld de woordvoerder van WUR), telefoonbehandeling, beheer van diverse mailboxen, beantwoorden van vragen en verstrekken van inlichtingen;
- Je ondersteunt bij HR-aangelegenheden, zoals het verwerken van ziekmeldingen, het beheer van de personeelsoverzichten, het plannen van sollicitatiegesprekken, het regelen van attenties bij verjaardagen.
- In jouw rol als Office Manager lever je een bijdrage aan de informatievoorziening voor jouw Communicatie- & Marketingcollega's op de afdelingen die decentraal zijn georganiseerd. Bovendien ondersteun je bij (de communicatie over) projecten die meerdere afdelingen overstijgen.
- Waar nodig ondersteun je ook (het secretariaat van) de Raad van Bestuur van WUR.