Binnen de afdeling Bedrijfsvoering & Ondersteuning is er per 1 november 2020 plaats voor een enthousiaste en proactieve secretaresse. 

Het secretariaat ondersteunt het MT en medewerkers met secretariële, administratieve en facilitaire taken. Het accent voor deze functie ligt op de facilitaire zaken. Afhankelijk van je vaardigheden en interesses kan het werkpakket verschuiven naar andere taken. Je komt te werken in een team met twee collega’s. 

Je werkzaamheden zijn zeer uiteenlopend, van eenvoudig facilitair tot complex administratief:

• Telefoonbeantwoording
• Voorraadbeheer kantoor- en keukenartikelen
• Bijhouden pantry’s (koffiemachines, vaatwassers)
• Regelen gebouw-gebonden (kleine) reparaties
• Registreren, opmaken en distribueren van inkomende en uitgaande correspondentie en/of mailingen
• Reserveren van vergaderfaciliteiten
• Inplannen van vergaderingen met commissies
• Boeken van buitenlandse dienstreizen
• Notuleren van overleggen (in beperkte mate) 

Jouw profiel
Jij bent een doortastende kandidaat die onder wisselende en hectische omstandigheden zorgvuldig en professioneel blijft werken. Je werkt zelfstandig met gevoel voor goede afstemming en terugkoppeling naar je collega’s. Je bent een aanpakker. Je vindt afwisseling tussen administratieve en praktische werkzaamheden leuk. Je bent flexibel, proactief, stressbestendig en collegiaal. Met je collega’s wil je in gesprek over ontwikkeling van jezelf en het team. Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. 

Je hebt een afgeronde secretariële opleiding op MBO-4 niveau met minimaal 4 jaar recente ervaring als secretaresse, bij voorkeur opgedaan binnen de overheid of een semioverheidsinstelling. Verder heb je een uitstekende beheersing van het Nederlands en een goede beheersing van de Engelse taal. Je beschikt over ruime en aantoonbare kennis van Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Een BHV-certificaat (of bereidheid deze te halen) is een pré.

De vacature betreft een positie met een tijdelijke aanstelling van een jaar. Verlenging of een vaste aanstelling behoren tot de mogelijkheden. Afhankelijk van opleiding en werkervaring bedraagt het salaris bij een fulltime aanstelling minimaal € 2.329,- en maximaal € 3.144,- bruto per maand (schaal 7 CAO-Nederlandse Universiteiten), exclusief 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaaruitkering.

Rathenau Instituut

Het Rathenau Instituut stimuleert de publieke en politieke meningsvorming over wetenschap en technologie. Daartoe doet het instituut onderzoek naar de organisatie en ontwikkeling van het wetenschapssysteem, publiceert het over maatschappelijke effecten van nieuwe technologieën, en organiseert het debatten over vraagstukken en dilemma’s op het gebied van wetenschap en technologie. Het instituut is beheersmatig ondergebracht bij de KNAW.