Je komt te werken binnen het hechte team van het vakgroepsecretariaat O&O. Je werk bestaat vooral uit het agendabeheer van de vakgroepvoorzitter en de hoogleraren binnen de vakgroep en uit het ondersteunen van de collega’s met diverse (secretariële) werkzaamheden. Je hebt gevoel voor het belang van de onderwerpen die spelen. Daarnaast verricht je alle voorkomende secretariële werkzaamheden. Je bent gewend om veel zaken tegelijk aan te pakken en daarbij goed het overzicht te houden. Belangrijk is dat je zelfstandig en proactief kunt werken, meedenkt met en voor de personen voor wie je werkt en taken naar je toe trekt. Tevens zie je het als een uitdaging om in een hoog tempo zorgvuldig te werken.

Taken en verantwoordelijkheden

• Algehele verantwoordelijkheid voor de organisatie van de dagelijkse werkzaamheden van de vakgroep;
• Complex agendabeheer;
• Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie;
• Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers en externe relaties
• Ontvangen van bezoekers en telefoonbehandeling;
• Bewaken van deadlines en termijnen;
• Organiseren van bijeenkomsten voor medewerkers en regelen van reizen;
• Opstellen nieuwsbrief van de vakgroep;
• Personeelszaken zoals registratie van ziekte en verlof, plannen van jaargesprekken en ondersteuning bij vacature proces;
• Kamerindeling en bureauzaken;
• Andere voorkomende ondersteunende werkzaamheden.

Ons aanbod
Een functie met veel verantwoordelijkheid en afwisseling in een dynamische en informele omgeving. Je komt te werken op het secretariaat met 2 andere secretaresses. Gezamenlijk zijn jullie verantwoordelijk voor alle dagelijkse werkzaamheden op administratief en secretarieel vlak van de Vakgroep O&O. Daarnaast kunnen een aantal werkzaamheden ten behoeve van de School of Health Professions Education (SHE) onderdeel zijn van het takenpakket. De vakgroep O&O valt preferent onder SHE en de werkzaamheden zijn veelal met elkaar verweven.

Profiel van kandidaat

• Kennis overeenkomstig het niveau van een middelbare opleiding (HAVO/MEAO) en/of aangevuld met een administratieve Mbo-niveau opleiding;
• Ruime ervaring als secretarieel medewerk(st)er, bij voorkeur in een universitaire omgeving met uitstekende computervaardigheden (minimaal het MS office pakket);
• Je bent proactief, nauwkeurig en zelfstandig en anticipeert op behoeften;
• Je bent stressbestendig, kan snel schakelen en bent bedreven in het gebruik van digitale hulpmiddelen;
• Je bent flexibel, leert graag en snel nieuwe dingen;
• Je voelt je verantwoordelijk en stelt de juiste prioriteiten;
• Je bent vriendelijk, ambitieus en betrokken en vindt het leuk om als gastheer/gastvrouw op te treden;
• Je bent sociaal en communicatief vaardig en beheerst uitstekend de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je gaat goed om met feedback en geeft je eigen grenzen aan, bent integer en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 2 jaar met uitzicht op vast contract.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast  gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website http://www.maastrichtuniversity.nl > Support > UM-medewerkers.

Het betreft een tijdelijk dienstverband voor de periode van 2 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.

De functie is gewaardeerd in schaal 7 (min. € 2.329,- en max. € 3.144,- bruto per maand bij een volledig dienstverband); inschaling is mede afhankelijk van opleiding, ervaring en laatstgenoten salaris. Er is sprake van een goed pakket secundaire arbeidsvoorwaarden.

Universiteit Maastricht

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment 18.000 studenten en 4.400 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.
 

Vakgroep O&O

De afdeling Onderwijsontwikkeling en -Onderzoek biedt onderwijsondersteuning aan docenten, onderwijscoördinatoren en leiders binnen de verschillende bachelor- en masterprogramma's van de FHML op het gebied van docentprofessionalisering, instructieontwerp en e-learning, evaluatie en toetsing. De afdeling ondersteunt hen bij het ontwerpen, innoveren en onderzoeken van hun onderwijspraktijk en vervult een breed scala aan onderwijsrollen binnen de FHML.