Bestuurssecretaresse lid College van Bestuur (1,0 fte)

Bestuurssecretaresse lid College van Bestuur (1,0 fte)

Geplaatst Deadline Locatie
8 jan 24 jan Rotterdam

Je kunt niet meer op deze vacature solliciteren.

Bekijk het actuele vacature aanbod of kies een item in de hoofdnavigatie hierboven.

De Algemene Bestuursdienst (ABD) ondersteunt het College van Bestuur van de Erasmus Universiteit Rotterdam bij het waarmaken van zijn eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit en toegankelijkheid van onderwijs en onderzoek.

Binnen het bestuurssecretariaat van de ABD is een vacature ontstaan voor een:

Bestuurssecretaresse lid College van Bestuur (1,0 fte, m/v)

Het bestuurssecretariaat richt zich op de dagelijkse managementondersteuning en agendabeheer voor individuele leden van het College van Bestuur. Het betreft een fulltime functie van 40 uur per week.

Functieomschrijving

Als bestuurssecretaresse/personal assistant werk je structureel als ondersteuner voor een lid van het College van Bestuur van de Erasmus Universiteit Rotterdam, wiens portefeuille voornamelijk bestaat uit bedrijfsvoering, financiën, IT/IV en organisatie. Je komt dus te werken in het bestuurlijke hart van de universiteit. Je verricht zelfstandig secretariële werkzaamheden (agendabeheer, aanleveren vergaderstukken, postverwerking, mailcontrole en -afhandeling, bewaking actiepunten, correspondentie, archiveren etc.) afgestemd op bestuurlijk niveau. Je bent eindverantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van grote bijeenkomsten en het verrichten van daarop betrekking hebbende coördinerende werkzaamheden. Je ontvangt gasten en bereidt vergaderingen en meetings voor, zowel procesmatig (agenda en notulering) als inhoudelijk door het uitzetten van de stukken bij de relevante (beleids)medewerkers. Je werkt hierbij nauw samen met de bestuurssecretaresses / personal assistants van de (twee) andere CvB-leden en de bestuurssecretarissen in de afdeling. Je regelt logistieke zaken zoals het organiseren van binnen- en buitenlandse dienstreizen. Je levert een constructieve bijdrage aan het bestuurssecretariaat op basis van optimale samenwerking en wederzijdse ondersteuning. In deze dynamische omgeving heb je een belangrijke en verantwoordelijke taak om de leden van het CvB te ontzorgen.

Specificaties

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR)

Functie-eisen

Profiel

  • Door jouw ruime ervaring als directiesecretaresse/personal assistant, sta je stevig in je schoenen en weet je goed hoe het is om voor gedreven, hardwerkende en directe persoonlijkheden te werken;
  • Je weet je goed staande te houden in een dynamische en stressvolle omgeving;
  • Je bent communicatief sterk, welbespraakt en representatief;
  • Je werkt zeer zorgvuldig, nauwkeurig en hebt een helikopterview;
  • Je hebt bestuurlijke sensitiviteit en kan goed rekening houden met gestelde (bestuurlijke) prioriteiten, belangen en gevoeligheden;
  • Je hebt gevoel voor humor en bent de ander altijd net een stapje voor;
  • Je bent een tactvolle en integere teamplayer;
  • Je hebt geen negen tot vijf-mentaliteit en bent flexibel ingesteld.

Functie-eisen

  • Minimaal aantoonbaar HBO werk- en denkniveau;
  • Minimaal 7 jaar recente en relevante werkervaring als directiesecretaresse/personal assistant in een dynamische en complexe bestuurlijke organisatie.
  • Een vernieuwende visie op het vak van directiesecretaresse/personal assistant;
  • Aantoonbaar uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal zowel in woord als geschrift (niveau C1)
  • Ervaring met/kennis van financiële- en bedrijfsvoeringsprocessen; 
  • Grondige kennis en goede beheersing van Microsoft Office (Word, Outlook, Excel);
  • Ervaring bij een universiteit of hogeschool is een pré.

Arbeidsvoorwaarden

Een afwisselende baan in een enthousiast team met goede arbeidsvoorwaarden in overeenstemming met de CAO Nederlandse Universiteiten (CAO NU). Het dienstverband wordt aangegaan voor de periode van 1 jaar en kan bij goed functioneren worden verlengd./omgezet in een vaste aanstelling.  We streven naar een start in februari 2020. Het salaris bedraagt minimaal € 2.656,- en maximaal € 3.548,- bruto per maand (schaal 8) bij een volledige aanstelling en is afhankelijk van kennis en ervaring.

De EUR heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder een vakantie uitkering van 8,0%, een eindejaarsuitkering van 8,3% en zeer ruime verloffaciliteiten (o.a. 41 vakantiedagen bij een voltijdse werkweek) voor een goede balans tussen werk en privé. Verder is de EUR aangesloten bij het pensioenfonds ABP en biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. Ook kunnen medewerkers gebruikmaken van diverse faciliteiten, zoals de sportaccommodatie en bibliotheek.

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken in nauwe samenwerking met interne en externe partijen aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en dankzij de hoge kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. De Erasmian values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar voor de buitenwereld: ondernemend, maatschappelijk betrokken, wereldburger, ruimdenkend en verbindend.

Afdeling

Algemene Bestuursdienst (ABD)

De Algemene Bestuursdienst (ABD) is als centrale staforganisatie verantwoordelijk voor de organisatie van beleidsondersteuning op instellingsniveau. De ABD ondersteunt het College van Bestuur (CvB) bij het uitoefenen van haar verantwoordelijkheid voor de kwaliteit, toegankelijkheid en de financiering van onderwijs en onderzoek. De ABD zorgt voor het gezamenlijk ontwerpen van integraal beleid, het beleid tijdig tot besluitvorming voorleggen en zorgt (mede) ervoor dat het beleid wordt uitgevoerd en onderneemt continue monitoring en evaluatie met het oog op verbeteringen. De dienst wordt gevormd door de afdelingen Academische Zaken (AZ), Corporate Planning & Control (CPC), Bestuurlijke Zaken (BZ), Juridische Zaken (JZ) en het Chief Information Office (CIO). Onder de ABD valt organisatorisch ook nog het onafhankelijke Erasmus Magazine. De bestuursdienst wordt geleid door de directeur Algemene Bestuursdienst (tevens Secretaris College van Bestuur).

De afdeling Bestuurlijke Zaken

De afdeling Bestuurlijke Zaken (BZ) verzorgt de directe bestuurlijke en secretariële ondersteuning van de bestuurlijke gremia en medezeggenschap aan de Erasmus Universiteit. De afdeling is gepositioneerd als stafafdeling waarin bestuurlijke processen, die de hele ABD en universiteit aangaan, worden ondersteund of georganiseerd. De afdeling bestaat uit 6 bestuurssecretarissen en 5 secretaresses.

Specificaties

  • Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair); Beleid- en staf
  • max. 40 uur per week
  • €2656—€3548 per maand
  • ABD-20210108

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR)

Lees meer over deze werkgever

Locatie

Burgemeester Oudlaan 50, 3062 PA, Rotterdam

Bekijk op Google Maps