Als secretaris ondersteun je samen met je collega het faculteitsbestuur en draag je zorg voor een soepel verloop van de faculteitsbrede beleids- en besluitvorming en de afstemming daarvan in de bredere VU-context. Daarnaast coördineer je de werkzaamheden van de facultaire secretariaatsmedewerkers.
Samen met je collega-secretaris vorm je een professioneel team waarbinnen de werkverdeling en vervanging bij afwezigheid onderling geregeld wordt. Je valt hiërarchisch onder de directeur bedrijfsvoering.

Jouw taken

• ondersteunen van het faculteitsbestuur bij zijn werkzaamheden, waaronder het inwinnen, verzamelen en redigeren van beleids- en besluitvormings- informatie
• bewaken en actief beïnvloeden van de procesmatige en procedurele voortgang van lopende dossiers en hierop proactief acteren
• doen van voorstellen voor aanpassing van procedures en reglementen en - na verkregen goedkeuring - invoeren daarvan
• organiseren, voorbereiden en notuleren van diverse vergaderingen, afhandelen van genomen besluiten
• bewaken van budgetten, voorbereiden van eenvoudige begrotingen/ bestedingsplannen in conceptvorm
• coördineren van secretariële werkzaamheden
• aanspreekpunt van het faculteitsbestuur voor externe en interne contacten
• organiseren en coördineren van grote bijeenkomsten binnen de faculteit 

• HBO werk- en denkniveau
• je beschikt over meerdere jaren werkervaring in een soortgelijke functie ervaring in een hoger onderwijsinstelling is een pre
• goede beheersing van de Nederlandse en de Engelse taal in woord en geschrift en de voor  het werk noodzakelijke ICT-vaardigheden
• je bent resultaatgericht, goed georganiseerd en in staat de juiste prioriteiten te stellen
• je bent proactieve en stressbestendige team player met een professionele, flexibele werkhouding
• je beschikt over organisatiesensitiviteit en hebt oog voor bestuurlijke verhoudingen

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €2.656 (schaal 8) en maximaal €4.012 (schaal 9) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel Secretaris 3 (schaal 8) of Secretaris 2 (schaal 9) en staat open voor ten minste 0,8 fte.
De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Verlenging van de arbeidsovereenkomst behoort tot de mogelijkheden.

Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:

• maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 26.500 studenten en werken en meer dan 4.600 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Faculteit der Geesteswetenschappen
De Faculteit der Geesteswetenschappen verbindt verschillende vakgebieden: Taal, Literatuur en Communicatie, Kunst en Cultuur, Geschiedenis, Oudheidwetenschappen en Filosofie. Ons onderwijs en onderzoek focussen op actuele thema’s uit samenleving en wetenschap: van kunstmatige intelligentie tot beeldcultuur, van urbanisatie tot slavernijgeschiedenis, van ‘fake news’ in de journalistiek tot communicatie in organisaties. We zetten sterk in op kleinschalig, vernieuwend onderwijs en op interdisciplinair onderzoek.

Werken bij Geesteswetenschappen is bijdragen aan de kwaliteit van toonaangevend onderwijs en onderzoek, in een inspirerend en persoonlijk werk- en studieklimaat. De faculteit telt ongeveer 1.300 studenten en er werken ruim 250 medewerkers.