De Office Manager ondersteunt Student Career Services in de volle breedte. Je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten die vragen hebben en voor externe trainers. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het (administratieve) proces omtrent het trainingsaanbod. Dit betreft zowel structurele, periodiek terugkomende als eenmalige (soms ad hoc) werkzaamheden. Jij bent de stabiele factor binnen het enthousiaste team van CSO’s en CCT’s. 
De Office Manager ondersteunt de medewerkers binnen Student Career Services door:

• Het maken van planningen van workshops en het tussentijds afstemmen en voorbereiden hiervan, alsook het onderhouden van contact met trainers;
• Het inplannen van afspraken met studenten of opdrachtgevers bij CCT’s en CSO’s;
• Het communiceren met studenten over workshops, planning, locatie etc;
• Het reserveren en beheren van fysieke ruimtes voor trainers alsook het ondersteunen bij hybride en virtuele trainingen;
• Het beheren van contracten met opdrachtgevers en externe trainers (het maken, versturen en retour opvolgen);
• Het aanleveren van gegevens en opstellen van rapportages (o.a. jaarcijfers) voor belanghebbenden;
• Het afhandelen van financiële processen (het opstellen en controleren van facturen);
• Het bijdragen aan de zichtbaarheid van de afdeling door participatie in de Werkgroep Communicatie;
• Het ontwikkelen, uitvoeren en optimaliseren van de (ondersteunende) werkprocessen binnen Student Career Services;
• Het centrale punt vormen voor vragen en verzoeken van collega’s of externe partijen en deze op de juiste plek terecht laten komen;
• Het inhoudelijk beheren van de website en de contactpersoon zijn voor narrowcasting;
• Het bieden van ondersteuning bij (de organisatie en promotie van) events;
• Het bijdragen aan de zichtbaarheid van de afdeling, o.a. door het maken van overzichten, vormgeven van infographics en presentaties.

Het team Student Career Services is volop in ontwikkeling. De arbeidsmarktoriëntatie en -voorbereiding van studenten is een belangrijk onderwerp binnen Tilburg University waarvoor veel en diverse activiteiten worden georganiseerd. We zijn om dit mee in goede banen te leiden op zoek naar een pro-actieve, gedreven Office Manager (HBO-niveau) die het visitekaartje van Student Career Services is. Het team timmert flink aan de weg en jij vindt het een uitdaging om mee te bouwen aan onze dienstverlening aan studenten. De bijbehorende dynamiek geeft je energie, en je bent dan ook in staat om in hectische situaties je hoofd koel te houden en het overzicht te bewaren. Om je doelen te bereiken werk je zelfstandig en georganiseerd en vind je het leuk om snel te schakelen tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden. Jij bent te typeren als een echte spin in het web en laat je niet snel uit het veld slaan.

Communicatief ben je vaardig zowel in de Nederlandse als de Engelse taal. Ook heb je affiniteit met het werken in Excel. Deze functie is in de basis voor mensen met ervaring, maar kan tegelijk ook een ideale startersfunctie zijn voor een recent afgestudeerde HBO-er in bijvoorbeeld de richting Opleidingskunde, Facility Management of HRM. 

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

Het betreft een tijdelijk dienstverband voor de periode van een jaar. Afhankelijk van je resultaten en de financiële middelen is verlenging mogelijk. Tilburg University kent een goed arbeidsvoorwaardenpakket. Het bruto maandsalaris is onder andere afhankelijk van leeftijd en relevante ervaring en bedraagt bij een fulltime dienstverband maximaal € 3.144,- bruto per maand (UFO profiel Medewerker Studentenzaken niveau 3 – salarisschaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten). Ook is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

De standplaats van de Office Manager is Tilburg.

Tilburg University

Tilburg University zet zich in om haar studenten goed voor te bereiden op de toekomstige arbeidsmarkt. Deze voorbereiding start vanaf het moment dat de student begint met studeren tot aan het moment van afstuderen of zelfs de periode aansluitend daarop. Dit betekent dat de universiteit zich inzet voor de ontwikkeling van 21st Century Skills van haar studenten en actief betrokken is bij het vinden van een stage of startersfunctie. Hiervoor worden onder andere voorlichtingssessies, groepstrainingen en individuele gesprekken georganiseerd. Relaties opbouwen met de (internationale) buitenwereld is daarvoor een voorwaarde. Al deze activiteiten komen samen in Student Career Services van de afdeling Student Development binnen het MT Education van de divisie Academic Services.

Academic Services

De divisie Academic Services (AS) van University Services biedt op gedreven en betrokken wijze onderwijs-, onderzoek en valorisatieondersteuning. Denk hierbij aan ontwikkeling van onderzoek- en onderwijsbeleid, kwaliteitszorg, en administratieve ondersteuning van opleidingen, Graduate Schools en onderzoeksprogramma’s. Ook biedt Academic Services individuele ondersteuning aan studenten, PhD’s en wetenschappelijke staf. De divisie wordt aangestuurd door de directeur Academic Services en de adjunct-directeuren Onderwijs en Onderzoek.