Ben jij een enthousiaste ‘regelneef’ die oog heeft voor detail? En wil je werken in het hart van de dynamische Universiteit Utrecht? Dan ontmoeten we jou graag. We zijn op zoek naar een positieve collega die het team van het Bestuurssecretariaat komt versterken. In deze functie bied je, samen met je collega, brede secretariële ondersteuning aan deze afdeling. Zo ondersteun je bij de verzorging en verspreiding van vergaderstukken, zorg je dat de faciliteiten voor vergaderingen op orde zijn, verzorg je het agendabeheer en ondersteun je de bestuurssecretaris en twee secretarissen bij hun werkzaamheden. Je maakt deel uit van een team van acht professionals. Aan dit team lever je een waardevolle bijdrage door een optimale samenwerking en wederzijdse ondersteuning. De werkdagen zijn in overleg, waarbij je aanwezigheid op donderdag noodzakelijk is.
Tot je taken behoren de volgende werkzaamheden:

• het verrichten van administratieve, secretariële, en ondersteunende werkzaamheden in de breedste zin van het woord;
• het regelen van facilitaire zaken rondom vergaderingen en bijeenkomsten;
• het opstellen en bijhouden van planningen en overzichten;
• ondersteuning bij evenementen;
• het plannen van afspraken en deze invoeren in de elektronische agenda’s;
• achtervangwerkzaamheden collega bij afwezigheid.

Je bent of hebt:

• een secretaresseopleiding op mbo-3 of -4 niveau of minimaal drie jaar werkervaring in een functie als secretaresse;
• een uitstekende, snelle beheersing van de programma’s Word, Outlook, Excel, Adobe Pro en bij voorkeur SharePoint en SAP-SRM;
• stressbestendig, in hectische situaties in staat zelf prioriteiten te stellen en goed om te gaan met deadlines;
• accuraat en zorgvuldig;
• uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands;
• goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Engels.

Tevens passen de volgende competenties bij je:

• Je bent een teamspeler maar kunt ook goed zelfstandig werken.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, je denkt vooruit en kunt plannen en organiseren.
• Je bent integer en discreet.
• Je hebt een goed gevoel voor de onderlinge verhoudingen in een organisatie.
• Je hebt een klantgerichte houding.
• Je bent leergierig.

Het betreft een dienstverband (0,7 - 0,8 fte) voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren hoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.329,- en maximaal € 3.144,- (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk hier voor meer informatie over werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. 

De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

Het Bestuurssecretariaat is onderdeel van de Universitaire Bestuursdienst en verzorgt secretariële, logistieke en coördinerende taken voor het College van Bestuur, de Raad van Toezicht, de universiteitsraad, het Lokaal Overleg en andere organen op universitair niveau. Het Bestuurssecretariaat bestaat onder meer uit het secretariaat van de leden van het College van Bestuur, de griffie, de afdeling Documentbeheer en Archief en het Bureau Pedel en staat onder leiding van de bestuurssecretaris. Het Bestuurssecretariaat bestaat momenteel uit 14 medewerkers.