Voor de dienst Finance (FIN) binnen de Universiteit Twente zijn wij op zoek naar een enthousiaste, gedreven en communicatief vaardige secretaresse.

Als secretaresse vervul je een spilfunctie binnen Finance. Je hebt te maken met allerhande (secretariële en administratieve) ondersteuningsvragen. De werkzaamheden bestaan o.a. uit het agendabeheer van MT-leden, postafhandeling, correspondentie, bestellingen, goedkeuring van facturen,  archivering, organiseren en notuleren van vergaderingen, ondersteuning met betrekking tot het jaarrekeningtraject en de managementrapportages, deelname aan de activiteitencommissie, ICT-gerelateerde administratieve werkzaamheden w.o. het opstellen van bruikleenovereenkomsten, advisering bij vervanging- en bestelling van hardware en het beheer van de website. Deze werkzaamheden verricht je samen met een collega-secretaresse, die verantwoordelijk is voor de coördinatie van de werkzaamheden.

• Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO-niveau.
• Je hebt enkele jaren aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Je hebt een proactieve instelling en beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden.
• Je werkt zelfstandig, maar functioneert ook goed in teamverband.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal zowel in woord als geschrift.
• Je bent digitaal vaardig, nieuwe softwarepakketten en systemen maak jij je snel eigen.
• Plannen, organiseren en overzicht bewaken zijn jou op het lijf geschreven. Wanneer jij aan een taak begint, wordt deze succesvol afgerond.

Competenties die wij hierbij belangrijk vinden zijn:

• Plannen en organiseren
• Samenwerkingsgericht
• Accuraat
• Pro actief
• Stressbestendig
• Flexibel
• Integer kunnen omgaan met het vertrouwelijke karakter van de werkzaamheden

De universiteit biedt een functie voor 24 uur in een prettige werkomgeving met een informele sfeer voor de duur van één jaar. Bij goed functioneren wordt deze functie omgezet in een vast dienstverband. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en ervaring, max € 2853,00 (schaal 6) bij een fulltime dienstverband conform de cao Nederlandse Universiteiten. De UT biedt tevens een breed en uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden. In verband met de bezetting van het secretariaat zoeken wij een kandidaat die beschikbaar is op maandag, woensdag en donderdag.

FIN

Dienst Finance FIN bestaat naast het secretariaat uit 3 onderdelen, te weten Financial Governance & Compliance (FGC), Financial Services (FS) en Financial Business Support (FBS). De dienstverlening van FIN richt zich op de beleidsrijke financiële ondersteuning van het bestuur en het primaire proces. Hier moet je denken aan - naast de reguliere Planning & Control producten - het opstellen van business cases en scenario analyses, risico management en het ontwikkelen van dashboards met stuurinformatie om het sturen op output/ outcome optimaal te ondersteunen. Daarnaast maken activiteiten op het gebied van audit en compliance op fiscaal, financieel en andere gebieden onderdeel uit van de dienstverlening. Operationele excellentie van de financiële basisprocessen welke binnen de dienst FIN worden uitgevoerd vormt de basis van de kwaliteit van onze dienstverlening.