Als bestuurssecretaresse/personal assistant werk je structureel als ondersteuner voor het lid van het CvB van de EUR, wiens portefeuille voornamelijk bestaat uit bedrijfsvoering, financiën, IT/IV en organisatie. Je komt dus te werken in het bestuurlijke hart van de universiteit. Je verricht zelfstandig secretariële werkzaamheden (agendabeheer, aanleveren vergaderstukken, postverwerking, mailcontrole en -afhandeling, bewaking actiepunten, correspondentie, archiveren etc.) afgestemd op bestuurlijk niveau. Je bent eindverantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van grote bijeenkomsten en het verrichten van daarop betrekking hebbende coördinerende werkzaamheden. Je ontvangt gasten en bereidt vergaderingen en meetings voor, zowel procesmatig (agenda en notulering) als inhoudelijk door het uitzetten van de stukken bij de relevante (beleids)medewerkers. Je werkt hierbij nauw samen met de bestuurssecretaresses / personal assistants van de (twee) andere CvB-leden en de bestuurssecretarissen in de afdeling. Je regelt logistieke zaken zoals binnen- en buitenlandse dienstreizen. Je levert een constructieve bijdrage aan het bestuurssecretariaat op basis van optimale samenwerking en wederzijdse ondersteuning. In deze dynamische omgeving heb je een belangrijke en verantwoordelijke taak om, samen met je collega-bestuurssecretaresses, de leden van het CvB te ontzorgen. Daarnaast voer je incidenteel werkzaamheden uit behorende bij het afdelingssecretariaat van BZ en fungeer je als achtervanger van de afdelingssecretaresses.

Profiel:

• Door jouw ruime ervaring als directiesecretaresse/personal assistant, sta je stevig in je schoenen en weet je goed hoe het is om voor gedreven, hardwerkende en directe persoonlijkheden te werken;
• Je weet je goed staande te houden in een dynamische en stressvolle omgeving;
• Je bent communicatief sterk, welbespraakt en representatief;
• Je werkt zeer zorgvuldig, nauwkeurig en hebt een helikopterview;
• Je hebt bestuurlijke sensitiviteit en kan goed rekening houden met gestelde (bestuurlijke) prioriteiten, belangen en gevoeligheden;
• Je hebt gevoel voor humor en bent de ander altijd net een stapje voor;
• Je bent een tactvolle en integere teamplayer;
• Je hebt geen negen tot vijf-mentaliteit en bent flexibel ingesteld.

• Minimaal aantoonbaar HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 7 jaar recente en relevante werkervaring als directiesecretaresse/personal assistant in een dynamische en complexe bestuurlijke organisatie;
• Een vernieuwende visie op het vak van directiesecretaresse/personal assistant;
• Aantoonbaar uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal zowel in woord als geschrift (niveau C1)
• Ervaring met/kennis van financiële- en bedrijfsvoeringsprocessen;
• Grondige kennis en goede beheersing van Microsoft Office (Word, Outlook, Excel);
• Ervaring bij een universiteit of hogeschool is een pré.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

Een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met goede arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU). Het dienstverband wordt aangegaan voor de periode van 1 jaar en kan bij goed functioneren worden verlengd of worden omgezet in een vaste aanstelling. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 2.656,00 en € 3.548,00 bruto per maand (schaal 8).

De EUR heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden wij gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. Ook kunnen medewerkers gebruikmaken van EUR-faciliteiten, zoals het Erasmus sportcentrum en de Universiteitsbibliotheek.

Wij hechten grote waarde aan diversiteit en geloven dat een diversiteit aan talenten bijdraagt aan onze visie en strategie om als universiteit te kunnen excelleren op onderzoek en onderwijs. Dat maakt dat wij op zoek zijn naar een persoon die ons team vanuit diversiteitsperspectief goed kan aanvullen.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR)

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken nauw samen met interne en externe partijen aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en dankzij de hoge kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. De Erasmian values fungeren als ons interne kompas en maken de EUR herkenbaar voor de buitenwereld: ondernemend, maatschappelijk betrokken, kosmopolitisch, ruimdenkend en verbindend.

De Algemene Bestuursdienst (ABD)

De Algemene Bestuursdienst (ABD) is als centrale staforganisatie verantwoordelijk voor de organisatie van beleidsondersteuning op instellingsniveau. De ABD ondersteunt het College van Bestuur (CvB) bij het uitoefenen van haar verantwoordelijkheid voor de kwaliteit, toegankelijkheid en de financiering van onderwijs en onderzoek. De ABD zorgt voor het gezamenlijk ontwerpen van integraal beleid, het tijdig tot besluitvorming voorleggen van dit beleid, zorgt er (mede) voor dat het beleid wordt uitgevoerd en voert continue monitoring en evaluatie uit met het oog op verbeteringen. De dienst wordt gevormd door de afdelingen Academische Zaken, het Chief Information Officer Office, Corporate Planning & Control, Bestuurlijke Zaken, Juridische Zaken en Strategy Office. Onder de ABD valt organisatorisch ook nog het onafhankelijke Erasmus Magazine. De bestuursdienst wordt geleid door de directeur Algemene Bestuursdienst (tevens Secretaris College van Bestuur).

De afdeling Bestuurlijke Zaken (BZ)
De afdeling Bestuurlijke Zaken (BZ) verzorgt de directe bestuurlijke en secretariële ondersteuning van de bestuurlijke gremia en medezeggenschap aan de EUR. De afdeling is gepositioneerd als stafafdeling waarin bestuurlijke processen, die de hele ABD en universiteit aangaan, worden ondersteund of georganiseerd. De afdeling bestaat uit vier bestuurssecretarissen, zes bestuurssecretaresses en twee beleidsmedewerkers Integrale Veiligheid.