Kernactiviteiten:
Telefoonverkeer

• Aannemen en doorverbinden naar de juiste persoon van inkomende en uitgaande telefoongesprekken

Agendabeheer

• Plannen en agenderen van afspraken;
• Attenderen van leidinggevende/medewerker(s) op gemaakte afspraken;
• Attenderen indien nodig op mogelijke problemen met werk/afstemming en planning.

Post Registreren, ordenen en beheren van post/e-mail

• Screenen en beoordelen van inkomende stukken op belang, prioriteit en aard van afhandeling;
• Bijhouden van de postregistratie.

Correspondentie

• Afhandelen van (routine)correspondentie;
• Stukken voorleggen ter ondertekening c.q. zelf ondertekenen volgens gegeven bevoegdheden;
• Verzorgen correspondentie m.b.t promotietrajecten (pedel, leescommissie en promovendus);
• Het bijhouden en invullen van tijdschrijfformulieren van projecten.

Archivering

• Documenteren en archiveren van correspondentie d.m.v. Corsa

Vergaderingen en bijeenkomsten
Organiseren en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten;

• Verzamelen van gegevens ten behoeve van vergaderingen en distribueren van benodigde stukken in overleg met leidinggevende;
• Notuleren en voorbereiden van het vergaderverslag in concept, voorleggen aan leidinggevende en/of collega en na goedkeuring distribueren aan belanghebbenden;
• Op duidelijke aanwijzing van de leidinggevende speciale stukken voorbereiden;
• Het maken van PowerPoint presentaties t.b.v. lezingen en vergaderingen.

Informatieverstrekking

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen aan de leidinggevende/afdeling en beantwoorden van deze vragen of doorverwijzen;
• Beantwoorden van vragen, verschaffen van informatie;
• Naar de juiste personen doorverwijzen naar aanleiding van een vraag.

De secretaresse:

• Beheerst het Officepakket (Outlook, Excel, Word en Powerpoint);
• Beheerst de Engelse taal, zowel schriftelijk als mondeling;
• Is stressbestendig en in staat te multitasken;
• Toont initiatief en is proactief;
• Is representatief en klantgericht;
• Kan goed in teamverband werken.

Dienstverband voor bepaalde tijd: tot 01-12-2021, met de verwachting dat de aanstelling verlengd kan worden.

De aanstelling is in eerste instantie tijdelijk tot 1-12-2021. Dit in verband met een detachering van de huidige medewerker. De verwachting is dat deze aanstelling daarna verlengd kan worden tot 1-12-2022.

De secretaresse wordt ingeschaald in schaal 6 max (bruto € 2.853,- per maand bij fulltime aanstelling). Salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast  gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website http://www.maastrichtuniversity.nl >Over de UM > Werken bij de UM.

Universiteit Maastricht

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment 20.000 studenten en 4.700 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience. Meer informatie op vindt u op www.maastrichtuniversity.nl