Het secretariaat Universiteitsbibliotheek (UB) verzorgt de administratieve en organisatorische ondersteuning van de UB. Een aantal taken wordt exclusief verricht voor het managementteam van de UB. Alle medewerkers van het secretariaat werken in hecht teamverband.

Wat ga je doen?

• Fungeren als aanspreekpunt voor in- en externe relaties via telefoon/e-mail.
• Plannen en coördineren van (online en fysieke) afspraken.
• Verzorgen van correspondentie (Nederlands- en Engelstalig).
• Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen alsmede uitvoeren van werkzaamheden die hieruit voortvloeien.
• Organiseren van bijeenkomsten.
• Actief bijdragen aan verdere structurering, optimalisering en standaardisering van werkprocessen.
• Overige voorkomende secretariële werkzaamheden.

• Je werkt graag samen met collega’s, maar kunt ook uitstekend zelfstandig opereren in een hectische omgeving.
• Je bent integer en discreet in handelen en optreden.
• Je bent in staat om efficiënt en effectief te werken met een hoge mate van accuratesse en pro activiteit.
• Je bent ICT–vaardig en op de hoogte van relevante softwareprogramma’s (MS Office).
• Je beschikt over een dienstverlenende instelling met goede contactuele en communicatieve vaardigheden.
• Je bent in staat om mee te bewegen/te groeien in een veranderende omgeving.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Je bent representatief, toegankelijk en draagt bij aan een prettige werksfeer.
• Je hebt een ‘hands on’ mentaliteit en zet graag een stapje extra.
• MBO opleiding en ervaring in een soortgelijke secretariële werkomgeving is vereist.

Binnen deze functie werk je nauw samen met en vervang je de andere secretaresses tijdens hun afwezigheid. De functie is voor 0,8 fte – 1,00 fte per week.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar, een verlenging van de aanstelling wordt niet uitgesloten.

UFO Functieprofiel Management/office-assistent, de functie wordt afhankelijk van leeftijd, opleidingsniveau en ingedeeld in salarisschaal 6 van CAO-NU (max. € 2.900,00). Aanstelling is voor de periode van 1 jaar, een verlenging van de aanstelling wordt niet uitgesloten.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast  gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website  http://www.maastrichtuniversity.nl > Over de UM > Werken bij de UM.

Universiteit Maastricht

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment 20.000 studenten en 4.700 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.