Ben jij een aanpakker, een spin in het web met een passie voor het ondersteunen van medewerkers? Houd jij graag meerdere ballen tegelijk in de lucht en heb je affiniteit met de universitaire omgeving?

Het Amsterdam Institute for Social Sciences (AISSR) zoekt een Office Manager.

Wat ga je doen

De Office Manager van het AISSR-bureau is de spin in het web van de organisatie en heeft vele talenten. Hij/zij geeft leiding aan het secretariaat en zorgt dat de administratieve bureau processen op orde zijn. Een optimale ondersteuning is voortdurend het streven: de behoeften en wensen van de wetenschappers zijn in balans met wat van het secretariaat verwacht mag worden.

Taken en verantwoordelijkheden

• Leiding geven aan het AISSR secretariaat: je zorgt voor een gemotiveerd team dat uitstekende ondersteuning biedt, je verdeelt in overleg met het team de taken en stelt prioriteiten, je voert jaargesprekken en je bent achtervang.
• Bijdragen aan de evaluatie en verbetering van administratieve bureau processen. Zorgdragen voor het opbouwen en vastleggen van routines en processen.
• Beheren van personele zaken AISSR bureau in samenwerking met P&O FMG.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen van o.a. de AISSR Programmaraad, AISSR Strategisch Overleg en AISSR Breed Overleg.
• Contacten onderhouden met andere afdelingen.
• Zorgdragen voor een archief.
• Ondersteunen van de wetenschappelijk directeur (o.a. agendabeheer).
• Verzorgen van een aantal financieel administratieve taken ter ondersteuning van de general manager.

• Je bezit hbo/academisch werk- en denkniveau;
• Je hebt aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie;
• Je hebt ervaring met leidinggeven en het coördineren van werkprocessen;
• Je hebt ervaring met het bijhouden van een financiële administratie;
• Je bezit uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent proactief en klantbetrokken;
• Je bent zorgvuldig en integer;
• Je kan uitstekend plannen en organiseren;
• Je kan prioriteiten stellen en verschillende ballen tegelijk in de lucht houden;
• Je hebt uitstekende social skills.

We bieden een parttime dienstverband voor 0,8 - 1,0 fte oftewel 30,4 - 38 uren per week voor een periode van 12 maanden met een proeftijd van twee maanden, bij voorkeur met ingang van 1 september 2022. Bij gebleken geschiktheid en ongewijzigde omstandigheden een vast dienstverband mogelijk. Het UFO-profiel Management-/Office Assistant is van toepassing.

Het salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €2.710 tot €3.619 bruto per maand op basis van volledige werktijd (38 uur per week), volgens salarisschaal 8. Er zijn doorgroeimogelijkheden naar salarisschaal 9, €2.979 tot €4.093 Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• een uitdagende functie met afwisselende werkzaamheden en volop ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling bij een inspirerende organisatie;
• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega's;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

Faculteit der Maatschappij- & Gedragswetenschappen

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 39.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

Over de afdeling /het instituut

Het Amsterdam Institute for Social Science Research (AISSR) binnen de FMG richt zich op onderzoek in historisch, vergelijkend en empirisch perspectief naar wording en werking van hedendaagse samenlevingen in onderlinge vervlechting. Het onderzoeksinstituut verenigt de afdelingen Politicologie, Geografie, Planologie en Internationale Ontwikkelingsstudies, Sociologie en Antropologie. De AISSR biedt een promotieopleiding aan promovendi en is een organisatie voor hoogwaardig onderzoek, blijkend uit een duidelijke wetenschappelijke missie en kwalitatief goede onderzoeksprogramma's, waarin binnen- en buitenlandse onderzoeksgroepen samenwerken aan maatschappelijk belangrijke thema's.

De Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen speelt een leidende rol in het adresseren van de grote maatschappelijke uitdagingen waar de wereld, Nederland en Amsterdam mee worden geconfronteerd, nu en in de toekomst.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.