Het Faculteitsbureau van de Faculteit der Geesteswetenschappen zoekt een enthousiaste en ervaren management-assistent.

Het faculteitsbureau ondersteunt het Dagelijks Bestuur van de faculteit. Het bureau bestaat uit de afdelingen Onderwijsbeleid, Onderzoek, Education Service Center, Communicatie & Marketing, Financiën & Control, Personeel & Organisatie, Informatiemanagement, Huisvesting en Secretariaat.

Het geclusterde secretariaat van het faculteitsbureau ondersteunt samen de onderwijs- en onderzoeksdirecteurenvan het Dagelijks Bestuur (DB), het facultaire Managementteam (MT) en de medewerkers van het faculteitsbureau. Het secretariaat heeft veel opdrachtgevers en veel verschillende werkzaamheden waarbij snel geschakeld en geprioriteerd moet worden. Iedere collega fungeert als eerste aanspreekpunt voor een aantal eigen afdelingen en/of bestuurders. Daarnaast verrichten alle collega's in het team een aantal algemene secretariële en administratieve taken.

Wat ga je doen

Jij komt het secretariaat voor de duur van een jaar versterken. Het team heeft de afgelopen periode te maken gehad met een hoge werkdruk, vanwege de gewijzigde werkomstandigheden vanwege de pandemie en de groei van het faculteitsbureau. Er wordt daarom tijdelijk extra capaciteit toegevoegd aan het team.

Je wordt onderdeel van een collegiaal team waar hard gewerkt wordt met oog voor elkaar. De sfeer binnen het faculteitsbureau is laagdrempelig en open; ieder draagt graag een steentje bij om het onderwijs en onderzoek van de faculteit te ondersteunen en is elkaar daarbij behulpzaam.

Taken en verantwoordelijkheden:

Omdat het gaat om een tijdelijke aanvullende functie ter versterking van het secretariaat worden de specifieke taken in onderling overleg bepaald. Te denken valt in ieder geval aan de volgende werkzaamheden:

• organiseren van vergaderingen en overleggen, inclusief zaalreservering en catering;
• voorbereiden en notuleren van het overleg van de studieadviseurs van de faculteit;
• ondersteunende administratieve en secretariële taken voor de afdeling Onderzoek;
• mede-beheer van de groepsmailbox van het secretariaat van het faculteitsbureau;
• behandelen van post (inschrijven van brieven in het archiefsysteem), telefoon en e-mail;
• verrichten van algemene secretariële, organisatorische en beheersmatige werkzaamheden (bestellen kantoorbenodigdheden, beheer toegang saltosloten, etc.);
• fungeren als algemeen aanspreekpunt voor het faculteitsbureau: afhandelen van vragen van medewerkers en externen of doorverwijzen naar het juiste 'loket'.

Onze ideale collega kan goed overzicht houden en prioriteiten stellen in een hectische werkomgeving. Je hebt een dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling en houdt ervan verschillende taken op te pakken in goed overleg met je collega's. Je bent communicatief sterk en hebt oog voor wat je opdrachtgevers en collega's nodig hebben.

Jouw ervaring en profiel:

• goede sociale en communicatieve vaardigheden;
• Ruime werkervaring als management-assistent of secretaresse;
• goede schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands en Engels;
• uitgebreide kennis van/ervaring met MS Office en andere ICT-systemen; de vaardigheid om je nieuwe systemen snel eigen te maken;
• klantgerichte houding, je denkt in oplossingen en werkt nauwkeurig en zelfstandig.

Ervaring met werken in een universitaire omgeving strekt tot aanbeveling.

We bieden een tijdelijk dienstverband voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden, bij voorkeur met ingang van 1 september 2022. Het dienstverband is voor 24 uur per week. Het dienstverband is tijdelijk in afwachting van organisatorische ontwikkelingen.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 2376 tot € 3208 bruto per maand, op basis van 38 uur per week, exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering (schaal 7). De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega's;
• uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

Faculteit der Geesteswetenschappen

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 39.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

De Faculteit der Geesteswetenschappenverzorgt onderwijs en onderzoek met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele instellingen in de hoofdstad.

Nieuwsgierig naar onze organisatie en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruime vakantieregeling en ontwikkelmogelijkheden? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.