Voor het afdelingssecretariaat van de afdeling Maritime & Transport Technology (M&TT) van de faculteit 3mE van de TU Delft zijn we op zoek naar een ervaren, all-round  Management Assistent die het werken in een internationale en dynamische omgeving inspirerend vindt. De afdeling is sterk groeiende in personele omvang, onderwijs- en onderzoeksactiviteiten. In de functie van Management Assistent werk je op het afdelingssecretariaat, een levendige omgeving binnen de afdeling. Het secretariaat functioneert als een sterk team dat doelmatige en efficiënte ondersteuning biedt aan medewerkers, studenten en externen. Samen met 4 collega Management Assistentes geef je invulling aan het secretariaat dat secretariële en administratief-organisatorische werkzaamheden uitvoert voor de vijf verschillende secties binnen de afdeling.

Je verricht zelfstandig diverse secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden in de breedste zin van het woord. Denk hierbij aan het plannen van (complexe) vergaderingen, het notuleren van (complexe) vergaderingen in het Nederlands én/of Engels, het beheren van agenda’s, het zelfstandig afhandelen van diverse correspondentie, het omgaan met vertrouwelijke informatie, het organiseren van afstudeerdersessies, het organiseren van kleinere en grotere bijeenkomsten en symposia, de afhandeling van financiële en facilitaire zaken (inkooporders, facturatie, calls voor ICT, FM, etc.), dienstreizen boeken en behandeling van e-mails, post, archivering en telefoongesprekken. Een groot deel van je werkzaamheden zal HR gerelateerd zijn, het is daarom belangrijk dat je inmiddels goed de weg kent binnen het Recruitmentsysteem en MyHR. Hierin bewaak je zorgvuldig de acties en deadlines. Je denkt proactief mee in je werkzaamheden en je weet daarbij de juiste prioriteiten te stellen. Je bent een professioneel en prettig aanspreekpunt voor onze medewerkers, studenten en externen. Het secretariaat maakt deel uit van de support staff en werkt onder leiding van de afdelingssecretaris.

Wij zoeken iemand die zelfstandig én in teamverband kan werken. Iemand met een groot verantwoordelijkheidsgevoel en die stressbestendig is. Je kan zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Je hebt een MBO+/HBO werk- en denkniveau, bijvoorbeeld een afgeronde (M)HBO Schroevers opleiding of een secretariële- of administratieve opleiding. Je beschikt over werkervaring met het ondersteunen van bestuurs- en of MT leden. Je hebt een stevige kennis van Office 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, Skype en PowerPoint), het HR-Recruitmentsysteem en je kent de weg in MyHR. Een aantoonbare beheersing van de Nederlandse én Engelse taal in woord en geschrift is een pré. Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, bent accuraat, integer, representatief, flexibel, doortastend, klant- en servicegericht en proactief. Je houding is professioneel en dit straal je uit in je werkwijze en contacten met anderen. Jij bent iemand die het verschil wil en kan maken. Daarbij maakt het niet uit of je een man of een vrouw bent. De functie is voor tenminste 32 uur per week, waarvan in ieder geval beschikbaar op maandag, donderdag en vrijdag. Ons uitgangspunt is naast zelfstandig werken vooral veel samenwerken, dus wij werken alle dagen op kantoor.

• De functie heeft een omvang van 32-38 uur (0.8 fte - 1.0 fte)
• Een salaris volgens de CAO van de Nederlandse Universiteiten, salarisschaal 7 (varieert van 2.471 tot 3.336 euro per maand) plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context. Bij TU Delft omarmen we diversiteit en streven we ernaar zo inclusief mogelijk te zijn (zie onze gedragscode). Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal.

Challenge. Change. Impact! 

Faculteit Werktuigbouwkunde, Maritieme Techniek en Technische Materiaalwetenschappen

De faculteit 3mE verricht baanbrekend onderzoek dat leidt tot uitdagende toepassingen en nieuwe fundamentele inzichten op het gebied van werktuigbouwkunde. Van grootschalige energieopslag, medische instrumenten, regeltechniek en robotica, tot slimme materialen, structuren op nanoschaal en autonoom varende schepen. De basis en resultaten van dit onderzoek vinden hun weerslag in uitstekend en modern onderwijs dat studenten opleidt tot maatschappelijk betrokken en verantwoordelijke ingenieurs en onderzoekers. De faculteit 3mE is een dynamische en innovatieve faculteit met een internationale scope en high-tech lab-faciliteiten. Onderzoek en onderwijs richten zich op ontwerp, productie, toepassing en verbetering van producten, materialen, processen en mechanische apparaten en dragen zo bij aan de ontwikkeling en groei van een duurzame samenleving en aan welvaart en welzijn.

Klik hier om naar de website van faculteit Werktuigbouwkunde, Maritieme Techniek & Technische Materiaalwetenschappen te gaan.