Als secretaresse van de Student Union geef je secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de student bestuurders van de Student Union. De Student Union heeft een aantal door het College van Bestuur gemandateerde beleidsterreinen en zet zich in voor de studenten aan de universiteit Twente. De Student Union zorgt ervoor dat studenten meer kunnen doen dan alleen studeren om zich zo persoonlijk te ontwikkelen.

Je functioneert onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van de Student Union.

Je taken zijn onder meer:

• het afhandelen van inkomende en uitgaande telefoongesprekken;
• het plannen, agenderen, organiseren en coördineren van afspraken en het attenderen van bestuurders op het nakomen hiervan;
• het registreren, ordenen en beheren van binnenkomende post/e-mail;
• het bewerken, verwerken en opstellen van zakelijke correspondentie in zowel de Nederlandse als Engelse taal;
• het organiseren en notuleren (+ uitwerken), in voornamelijk de Engelse taal, van vergaderingen en bijeenkomsten en het bewaken van actiepunten;
• het uitvoeren van administratie-ondersteunende werkzaamheden en het organiseren van secretariële waarneming tijdens afwezigheid;
• het fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen aan de leidinggevende/afdeling en het beantwoorden van deze vragen of doorverwijzen naar collega's;

Je voldoet minimaal aan de volgende eisen:

• MBO+ of vergelijkbaar niveau, eventueel aangevuld met een secretaresseopleiding;
• uitstekende beheersing in woord en geschrift van de Nederlandse en Engelse taal; kennis van andere talen is een pré;
• kennis en ruime ervaring met betrekking tot het gebruik van het gangbare ICT (Office) pakket op niveau; bereidheid tot training in nieuwe software;
• nauwkeurigheid en improvisatietalent;
• proactieve, klantvriendelijke, collegiale en correcte wijze van optreden.
• je kunt goed samenwerken met (student)medewerkers

• We bieden een tijdelijke aanstelling voor 1 jaar in een uitdagende omgeving waar je veel samenwerkt met student bestuurders.
• Een unieke baan tussen de student bestuurders van de Student Union.
• Salaris bedraagt minimaal € 2.310,- en maximaal € 2.910.- per maand bij een fulltime dienstverband, en is afhankelijk van opleiding en ervaring. Het salaris is in overeenstemming met de cao-NU van de Nederlandse Universiteiten en ingedeeld in het UFO-profiel Management Office-Assistent niveau 3;
• Een vakantie-uitkering van 8% van het bruto jaarsalaris en een eindejaarsuitkering van 8,3 %;
• Uitstekende mogelijkheden voor professionele en persoonlijke ontwikkeling;

De Universiteit Twente (UT) is het nieuwe decennium ingegaan met een ambitieuze missie (Shaping 2030): als ultieme people-first technische universiteit versterken we de samenleving door middel van duurzame oplossingen.

Als Secretaresse bij de Student Union maak je deel uit van een toonaangevende technische universiteit waar studenten de uitgelezen kans krijgen om meer te doen dan alleen studeren. Dit wordt mogelijk gemaakt door de Student Union, en dit maakt de Universiteit Twente uniek. Nergens in Nederland is er een Universiteit met een dergelijk orgaan dat zich inzet voor de extra curriculaire ontwikkeling van de student.