De Universiteit Leiden groeit en investeert continu in haar vastgoedportefeuille van in totaal 400.000 m² BVO verdeeld over 50 gebouwen. Binnen het Vastgoedbedrijf van de Universiteit Leiden is het team Informatiebeheer hét loket voor alle informatievragen ten aanzien van gebouwen, ruimten en technische tekeningen en documentatie, ter ondersteuning van de primaire processen van Vastgoed, interne en externe informatie behoefte, wettelijke verplichtingen en regelgeving.

Wij zijn op zoek naar een Informatiebeheerder van het digitale documentenbestand.

Het team Informatiemanagement (IM) houdt zich bezig met:

• Het beheren van en het adviseren over de technische informatie en documentatie van de gebouwen, de installaties en de terreinen van de Universiteit Leiden
• Het organiseren en standaardiseren van (digitale) object- en bouwproject-gebonden informatiehuishouding
• Het inventariseren van de vastgoedinformatiebehoefte van gebruikers en het kunnen vertalen hiervan in effectieve en efficiënte informatievoorzieningen, zoals organisatorische maatregelen, functioneel ingerichte applicaties, processen, etc.
  

Jouw takenpakket:

• Het archiveren, opzoeken, uitgeven en innemen diverse beheerdocumenten
• Het beheren van het digitale gebouwdossier, zowel vanuit beheers-aspecten als vanuit verplichtingen vanuit wet- en regelgeving
• Het beheren van ruimte- en gebouwgegevens, kadastrale gegevens etc.
• Het verlenen van projectondersteuning en advies voor wat betreft de oplevering van de documentatie van nieuwbouw- en renovatieprojecten die door externen wordt aangeleverd
• Het maken van rapportages en overzichten op het gebied van technische- en ruimte-informatie
• Eventueel kan ook de taak van ICT coördinator vastgoed binnen de functie vallen

Jouw achtergrond:

• Je hebt minimaal een MBO of HBO diploma
• Bij voorkeur heb je meerdere jaren werkervaring in een relevante functie, bijvoorbeeld in informatiemanagement, databeheer
• Je hebt bij voorkeur werkervaring of een studieachtergrond met raakvlakken met Elektrotechniek / Bouwkunde en/of Werktuigbouwkunde
  

Je beschikt over deze competenties:

• Je beschikt over uitgebreide kennis van en ervaring met MS-Office (in het bijzonder Excel) en Document Management Systemen
• Je bent zorgvuldig en nauwkeurig in je werk, waarbij je de juiste balans bewaakt tussen kwaliteit en verwerkingssnelheid
• Je kunt overzicht houden in grote hoeveelheden data en daar snel onregelmatigheden in ontdekken
• Je kan zelfstandig werken, maar bent wel actief in het signaleren en communiceren van verbeterkansen
• Je kunt goed schakelen tussen ad hoc werkzaamheden met hoge urgentie enerzijds en geplande lange termijn werkzaamheden anderzijds

Wij bieden

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.710 en maximaal € 3.619 bruto per maand bij een fulltime aanstelling van 38 uur/week (schaal 8). Schaal 9 (€2.979 - €4.093) is mogelijk bij een hoger opleidingsniveau én meerdere jaren relevante werkervaring.

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover is na te lezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Diversiteit

Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar een inclusieve gemeenschap te zijn waarin alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en al hun mogelijkheden kunnen ontwikkelen. We verwelkomen diversiteit in ervaringen en perspectieven omdat zij onze universitaire gemeenschap verrijken en versterken.

Het Vastgoedbedrijf van de Universiteit Leiden

Het Vastgoedbedrijf omvat onder meer de afdelingen: Huisvesting en Gebiedsontwikkeling (HGO), Techniek en Ontwikkeling, Planning en Financieel Beheer (PFB), Beheer & Onderhoud (B&O) en Informatiemanagement (IM). Er zijn 40 medewerkers werkzaam. De universiteit streeft naar duurzaam beheerde gebouwen met een optimaal klimaat voor onderzoek en onderwijs, waar studenten en onderzoekers kunnen excelleren in hun werk. De afdeling Informatiemanagement is vanuit zijn taken, een belangrijke schakel tussen de verschillende afdelingen en Faculteiten alsook de verschillende projectfasen en werkprocessen binnen de Universiteit. Er wordt met 5 directe collega's een enorme hoeveelheid werk verzet. Teamwork, efficiency, betrouwbaarheid, doelgericht en kwaliteit zijn natuurlijke eigenschappen van dit team. In samenwerking met collega(afdelingen) en bedrijven zorgen wij dat alle data actueel blijft. Door de grote diversiteit aan gebouwen, locaties en projecten, is geen dag hetzelfde. Dit maakt het werk zeer afwisselend, interessant en uitdagend. Meer informatie over het Vastgoedbedrijf is te vinden op Expertisecentrum Vastgoed - Universiteit Leiden