Met zeven collega’s vorm je het secretariaat van het bureau en de vereniging. Gezamenlijk dragen jullie zorg voor de ondersteuning van de voorzitter, directeur, bestuurssecretaris en een zevental domeinleiders. Je ondersteunt één specifiek domein, in dit geval het domein HR.

Meer specifiek voer je de volgende taken uit:

• Je beheert complexe agenda’s, zet acties uit en monitort deze.
• Je bent een sparringpartner: je denkt mee en vooruit.
• Je plant complexe bestuurlijke vergaderingen.
• Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van vergaderingen en reizen.
• Je redigeert vergaderstukken, pers-/nieuwsberichten en brieven.  
• Je verzorgt in- en uitgaande correspondentie en bewaakt de reactietermijn.
• Je werkt nauw samen met je collega’s op het secretariaat; jullie vervangen elkaar bij afwezigheid.

Je schakelt gemakkelijk tussen de waan van de dag en de langetermijnplanning van werkzaamheden. Daarin werk je proactief samen met zowel je opdrachtgevers als je collega’s en de bestuurssecretariaten van de universiteiten. Je spreekt hen aan en denkt met hen mee. Plannen, overzicht houden en signaleren is je vak. Je weet waar je wanneer prioriteit aan moet geven en je zegt ‘nee’ als dat nodig is. Je kunt omgaan met druk, je kunt inschatten waar er problemen zijn en lost deze op.

Je voelt je prettig in een bestuurlijke omgeving en je beschikt over:

• hbo-werk- en denkniveau;
• een afgeronde secretariële opleiding;
• minimaal vijf jaar ervaring in een soortgelijke functie;
• goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• ruime ervaring met MS Office, Office 365 en cloudapplicaties;
• ervaring met Mailchimp en Apple-software is een pre.

Dienstverband voor bepaalde tijd: Dienstverband voor een jaar dat bij goed functioneren wordt omgezet naar een vast dienstverband.

Een dienstverband voor een jaar van 32-40 uur per week, dat bij goed functioneren wordt omgezet naar een vast dienstverband. De functie is ingeschaald in schaal 7 of 8 (afhankelijk van opleiding en ervaring) van de cao Nederlandse Universiteiten. UNL kent uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering van 8,3% en een actief opleidingsbeleid. De voorkeur gaat uit naar een kandidaat die liefst op de woensdag, maar in ieder geval op vrijdag beschikbaar is.

Vereniging Universiteiten van Nederland

Binnen de Vereniging Universiteiten van Nederland (UNL) werken de Nederlandse universiteiten samen, stemmen zij af en behartigen hun belangen in de politiek en via de media. Het UNL-bureau signaleert, agendeert en ondersteunt de vereniging en haar leden. UNL is daarnaast werkgeversvereniging. Het bureau, op steenworp afstand van het Binnenhof, is een compacte organisatie van 50 gedreven professionals, met een platte structuur en een informele, resultaatgerichte cultuur. Ambitie, initiatief, persoonlijke ontwikkeling en collegialiteit zijn vanzelfsprekend. UNL werkt binnen de domeinen onderwijs, onderzoek & valorisatie, HR, financiën, governance & accountability, internationaal en communicatie/public affairs.