De Universiteitsbibliotheek is per 1 augustus op zoek naar een ervaren managementassistent. Ben jij iemand die graag samenwerkt? Ben jij gedreven, breng je positieve energie en houd je van dynamiek en afwisseling? Dan gaan we graag met jou in gesprek!

Samen met de huidige collega vorm je het secretariaatsteam, waarin jullie onderling de taken goed afstemmen en zorgen voor onderlinge vervangbaarheid. Jullie zijn primair verantwoordelijk voor de ondersteuning van het directieteam (DT) en jullie zorgen samen voor een goed verloop van de dagelijkse gang van zaken, zodat de DT-leden hun werk zo efficiënt en voorbereid mogelijk kunnen doen. In deze functie ben je in staat het hoofd koel te houden op drukke momenten. Je bent een echte dienstverlener die graag een extra stapje zet, zodat mensen zich geholpen voelen. Dankzij jou is altijd alles goed geregeld en beschikt het DT over de juiste informatie voor hun afspraken. Je pikt signalen op, werkt accuraat, legt onderlinge verbanden en toont eigenaarschap. In de uitvoering van de taken is een hoge mate van flexibiliteit en nauwkeurigheid vereist.

Je krijgt de vrijheid om werkzaamheden naar je toe te trekken naast onderstaande voorbeelden van taken:

• verzorgen van de secretariële en organisatorische ondersteuning van DT-leden;
• ondersteunen bij werving en selectieprocedures;
• boeken van (buitenlandse) reizen voor DT-leden en afdelingshoofden
• signaleren van verbeteracties in ondersteunende processen en die gezamenlijk oppakken met je collega;
• het in ontvangst nemen en uitgeven van laptops en telefoons;
• het verzorgen van de kerstmarkt met medeprojectgroepleden;
• het verlenen en intrekken van machtigingen voor verschillende systemen/mappen.

We zoeken een collega die:

• een secretaresse-opleiding op minimaal mbo-niveau 4 heeft;
• een aantal jaar werkervaring heeft in een soortgelijke, bestuurlijk ondersteunende functie;
• gevoel voor bestuurlijke verhoudingen heeft en organisatiesensitief is;
• een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal heeft en goede beheersing van de Engelse
  taal;
• een uitstekende beheersing van het gehele Officepakket heeft, met name Outlook en Teams;
• stressbestendig is en het overzicht houdt bij een verhoogde werkdruk en kan prioriteren op urgentie.

Het betreft een aanstelling van 0.8 fte voor de duur van één jaar. Bij goed functioneren hoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt minimaal € 2.471,- en maximaal € 3.336,- (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.
Bij een topuniversiteit hoort een topbibliotheek. Als partner in de wetenschap stelt de universiteitsbibliotheek haar gebruikers in staat om te excelleren. Het juiste materiaal, op de juiste tijd, op de juiste plaats en op de juiste manier. De bibliotheek is altijd en overal online toegankelijk.

De Universiteitsbibliotheek Utrecht is een betrouwbare partner voor onderzoekers, docenten en studenten op het terrein van wetenschappelijke informatievoorziening. Wij zetten onze deskundigheid in om de wetenschappelijke communicatiecyclus voortdurend te verbeteren. Wij inspireren tot ontmoeting en kennisuitwisseling. Onze dienstverlening organiseren wij in nauwe samenwerking met andere partijen binnen en buiten de Universiteit Utrecht, waarbij wij de grenzen tussen disciplines overstijgen. Hiërarchisch valt het secretariaat onder het afdelingshoofd secretariaten en bestaat uit totaal 2 personen.