Voor onze nieuwe directeur zijn we op zoek naar een moderne ondersteuner. Samen met jouw creativiteit en organisatietalent ben je de directeur altijd een stapje voor! De komst van een nieuw directielid maakt dat je ook de rol(inhoud) en onderlinge samenwerking verder kunt helpen vormgeven. Dat jij alles op alles zet voor de ultieme secretariële ondersteuning vinden wij bewonderingswaardig!
Jouw werk is van hoge kwaliteit en je bent in staat het hoofd koel te houden op drukke momenten. Dankzij jou is altijd alles goed geregeld en beschikt de directeur over de juiste informatie voor zijn afspraken. Je pikt signalen op, legt onderlinge verbanden en hebt een hoog verantwoordelijkheidsgevoel. Daarbij ben je een gewaardeerd sparringpartner voor de directeur en het hoofd secretariaat en pak je als vanzelfsprekend het initiatief.

Je krijgt de vrijheid om werkzaamheden naar je toe te trekken. Jouw taken zijn:

• het organiseren, ondersteunen en het bijdragen aan de inhoudelijke voorbereiding of programmering van bijeenkomsten;
• zeer complex agendabeheer in Outlook;
• het in goede banen leiden van mailverkeer in de mailbox van de directeur (prioriteiten stellen en waar mogelijk al (voorbereidende) acties nemen;
• het voorbereiden van de wekelijkse MT-vergaderingen, het maken van korte actielijsten en het monitoren van de acties;
• verrichten van beleidsondersteunende inhoudelijke werkzaamheden zoals het nalezen, aanpassen en in routing brengen van bestuurlijke stukken;
• geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures;
• maken van roosters en afstemmen van vrije dagen binnen het team;
• voorstellen formuleren voor het verbeteren en aanpassen van procedures en werkprocessen;
• overdragen van vakinhoudelijke en procesmatige kennis aan nieuwe of minder ervaren collega's;
• het ontvangen van gasten (hospitality rol).

En...terwijl jij het overzicht houdt, plant en creatief organiseert, werk je ook nog eens aan je eigen groei en ontwikkeling. De Bestuursdienst biedt namelijk voor Managementassistenten de mogelijkheid om zich volop te ontwikkelen in het programma LOS (Leren, Ontwikkelen, Samenwerken). Ook is het secretariaat van Studenten Onderwijs & Onderzoek volop in beweging en daarom vinden wij het belangrijk dat onze nieuwe collega met ons mee wil bewegen. Wij zoeken iemand waarmee het leuk is om samen te werken. Dat betekent open, toegankelijk en gericht op meedenken en meedoen. Zelfstandig werken, successen vieren met je collega’s én een glimlach toveren op het gezicht van de directie. Zo ziet je baan als Managementassistent er bij ons uit. Wij komen heel graag in contact met jou!

Wij worden blij van iemand die:

• minimaal hbo werk- en denkniveau en een mbo-diploma op zak heeft;
• enkele jaren werkervaring heeft in een functie als bijvoorbeeld MA, PA, Office/hotelmanager of event coördinator;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse- en goede beheersing van de Engelse taal heeft (op school had je een tien voor taal);
• uitstekende beheersing heeft van het gehele Officepakket; met name Outlook heeft geen geheimen voor jou.

Het betreft een aanstelling van 0,8 - 1,0 fte voor de duur van één jaar. Bij goed functioneren hoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt minimaal € 2.818,- en maximaal € 3.764,- (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Gedeeltelijk thuiswerken (twee of drie dagen op kantoor) behoort tot de mogelijkheden. Je ontvangt een laptop en een mobiele telefoon van het werk.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.
De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Studenten, Onderwijs en Onderzoek (SO&O) ondersteunt het College van Bestuur bij het strategisch beleid op het gebied van onderwijs, studenten, onderzoek en valorisatie/impact. Daarnaast biedt SO&O diensten en ondersteuning aan (individuele) studenten, docenten en onderzoekers. Dit gebeurt in nauwe afstemming met onze faculteiten, want daar vindt veel directe ondersteuning plaats. Daarbij heeft de directie als doel om de onderwijsbedrijfsvoering, in afstemming met de facultaire ondersteuning, efficiënt in te richten met een hoge kwaliteit van dienstverlening aan studenten en docenten. Dit wordt uitgedragen door onder meer de facultaire studie-informatiebalies en de frontoffice van de afdeling Studenten.