Als Medewerker Servicedesk ben je, samen met de Medewerkers Interne Dienst, het aanspreekpunt voor bezoekers, medewerkers en studenten voor onderwijs, onderzoek en diensten van Universiteit Twente (UT). Bezoekers worden hier gastvrij en oplossingsgericht geholpen naar aanleiding van opmerkingen, klachten, service verzoeken en overige vragen.
Je borgt de klantvraag/-wens en geeft deze door aan de backoffice, onder andere door invoering in het FMIS-systeem Planon. Zo nodig informeer je de klant over voortgang of mogelijkheden betreffende zijn verzoek. Je ressorteert zowel hiërarchisch als functioneel onder de Facilitair Teamleider.

Belangrijkste taken

• Ontvangen en verwijzen van bezoekers.
• Het aannemen en doorverbinden van binnenkomende telefoongesprekken.
• Toezien op in- en uitgaande personen en goederen.
• Informatieverstrekking over CFM en overige diensten van de UT.
• Fungeren als meldpunt van storingen, klachten e.d.
• Het actief volgen van de klacht-/storingsafhandeling i.s.m. de Interne Dienst medewerker(s).
• Verwerken van binnenkomende post en goederen.
• (Digitaal) boeken van vergader- en/of andere ruimten en reserveren van audiovisuele hulpmiddelen.
• Uitvoeren van administratieve werkzaamheden waaronder het maken van roosters.
• Beheren van diverse ruimten en faciliteiten (sleutels, toegangspasjes e.d.).
• Toezien op juist gebruik van gebouw, ruimten, veiligheidsvoorschriften en naleving van (wettelijke) bepalingen.
• Openen en sluiten van het gebouw.
• Signaleren en alarmeren van calamiteiten.
• Registratie van leveranciers: leveranciers dienen zich aan- en af te melden bij de Servicedesk.
• Verkoop van sportabonnementen in het kassasysteem

De meeste werkzaamheden worden uitgevoerd op of rond de sportfaciliteiten ten dienste van meerdere gebruikersgroepen, maar voornamelijk ten dienste van meer dan 30 studentensportverenigingen.

• Je beschikt over minimaal een opleiding op MBO 3 niveau bij voorkeur een receptionist(e)/telefonist(e)-opleiding.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met diverse MS-Office applicaties, zoals Word, Excel en Outlook. Werkervaring met het FMIS-systeem Planon is een pré.
• Je bent gewend om in teamverband te werken, voelt je verantwoordelijk om een goed resultaat te realiseren en bent betrokken bij de bezoekers en bewoners van het gebouw.
• Je bent klantvriendelijk, gastvrij, dienstverlenend ingesteld en representatief. Je staat open voor bezoekers en bewoners en bent oplossingsgericht.
• Je beschikt over geldige BHV of bent bereid om de BHV cursus te volgen.
• Je hebt een flexibele instelling en geen probleem met werken buiten kantoortijden en in het weekend.

Kernbegrippen
Klantvriendelijk, verantwoordelijk, kritisch, gestructureerd, stressbestendig, proactief, flexibel en gastvrij.

• Wij bieden een functie in teamverband binnen een prettige, informele maar geregeld ook hectische werkomgeving.
• Het betreft een functie voor 24 uur per week voor een periode van 1 jaar, met uitzicht op een vast dienstverband. De uren kunnen desgewenst verdeeld worden over 4/5 dagen.
• Er geldt een proeftijd van 2 maanden.
• De arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao Nederlandse Universiteiten; het salaris bedraagt op basis van de functie maximaal € 2.748,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (schaal 4).
• Wij bieden tevens een breed en uitstekend pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden.