Samen met een team van zes managementassistenten ben je verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van de afdeling Biotechnologie. De afdeling Biotechnologie bestaat uit vijf onderzoekssecties en een afdelingsbureau en biedt een prettige werkomgeving met fijne collega’s. Er werken ongeveer 200 wetenschappers, onder wie hoogleraren, unversitair (hoofd)docenten, postdocs, promovendi en ondersteunende staf. Een divers internationaal gezelschap dat innovatief onderzoek doet op het gebied van biotechnologie, van moleculaire schaal tot aan industriële bioprocessen en de sociaal-economische impact op de maatschappij.

In deze functie wordt je onderdeel van het afdelingsbureau, ondersteun je het afdelingsmanagement, zet je je in voor afdelingsbrede taken, help je je collega management asisstenten waar nodig, en draag je bij een aan soepel lopende organisatie.

Jouw focus ligt op algemene secretariële taken, welke o.a. bestaan uit:

• Agendabeheer en algemene ondersteuning van de afdelingsvoorzitter en afdelingsmanager
• Administratieve verwerking van o.a. aanstellingen, vacatures, mutaties van personeel, orders, facturaties, en urenregistaties
• Bijwonen en notuleren van periodieke vergaderingen
• Aanspreekpunt voor medewerkers
• Organisatie van een R&O cyclus
• Opstellen van een periodieke afdelingsnieuwsbrief en bijhouden van de website
• Organisatie van evenementen

Je werkdag is iedere keer anders: van agendabeheer tot dienstreizen boeken en van declaraties afhandelen tot het “onboarden” van nieuwe medewerkers. Als managementassistent(e) leer je de afdeling en de mensen snel goed kennen, en zo weet jij precies welke zaken urgentie hebben. Komen er ad-hoc-actiepunten tussendoor? Voor jou geen probleem, want snel schakelen kun je als de beste. Je werkt in een boeiende internationale omgeving, waar onderzoek gedaan wordt dat tot de absolute wereldtop behoort. En dat geeft een extra dimensie aan jouw takenpakket. Zoals het opzetten van een online meeting voor deelnemers in drie verschillende tijdzones, of de organisatie rondom een bezoek van een internationale delegatie die de afdeling komt beoordelen. 

Je bent collegiaal ingesteld. Je werkt zelfstandig aan jouw taken en bent tegelijkertijd altijd bereid jouw collega management assistenten te helpen. Je bent proactief, service gericht en werkt accuraat. Organisatorische kwaliteiten en improvisatietalent zijn een must in deze functie. Jij bent dan ook probleemoplossend ingesteld, kunt goed tegen drukte en verliest daarbij prioriteiten niet uit het oog.

Je hebt een afgeronde administratieve/secretaresse opleiding op minimaal mbo niveau (bijv. mbo-4 Directiesecretaresse) en ervaring als secretaresse/managementassistent(e) bij voorkeur in een vergelijkbare functie en omgeving.

Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden en beheerst MS Office en Outlook. De TU Delft werkt bovendien met verschillende software pakketten voor o.a. HR zaken, financiën, en recruitment. Jij bent in staat om dit soort programma’s snel in de vingers te krijgen.

Verder zijn uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van zowel het Nederlands als het Engels een vereiste. Dat jij een goede tekst kunt opstellen laat je natuurlijk al zien in je sollicitatiebrief. Je hebt een uiterst professionele, integere en kwaliteits- en klantgerichte houding. Proactief en discreet ontzorgen, daar blink jij in uit. Je beschikt over een groot leervermogen. Jij vindt makkelijk je weg in onze complexe organisatie en maakt je de werkzaamheden snel en zelfstandig eigen.     

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

De functie heeft een omvang van 24 tot 28 uur per week. Het betreft een aanstelling van 1 jaar (met uitzicht op vast). Het salaris is afhankelijk van opleidingsniveau en relevante werkervaring gebaseerd op schaal 7.

TU Delft biedt een aantrekkelijk pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals korting bij zorgverzekeraars en op een sportabonnement. Het is mogelijk om jaarlijks via het Individueel Keuzepakket Arbeidsvoorwaarden je eigen beloningspakket samen te stellen; en ontvang je een maandelijkse werkkostenbijdrage. Op de campus is een Internationaal Kind Centrum met kinderopvang, voor- en naschoolse opvang en een internationale basisschool. Het salaris en de arbeidsvoorwaarden zijn gebaseerd op de CAO Nederlandse Universiteiten.

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context. Bij TU Delft omarmen we diversiteit en streven we ernaar zo inclusief mogelijk te zijn (zie onze gedragscode). Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal.

Challenge. Change. Impact! 

Faculteit Technische Natuurwetenschappen

De faculteit Technische Natuurwetenschappen richt zich op het vinden van innovatieve oplossingen voor maatschappelijke problemen. Daarbij staat het ontwikkelen van fundamentele kennis voor nieuwe technologische ontwikkelingen die breed in de maatschappij toegepast kunnen worden voorop. De wetenschappelijke staf heeft een uitstekende internationale reputatie in onderzoek en onderwijs. Met circa 177 vaste wetenschappelijke medewerkers, circa 400 promovendi en postdocs en zo’n 250 medewerkers in de ondersteuning verricht TNW vanuit zeven wetenschappelijke afdelingen onderzoek op de gebieden Life Sciences and Health, Nanosciences, Chemical Engineering, Radiation Sciences en Applied Physics.

Afdeling Biotechnologie

De afdeling Biotechnologie is onderdeel van de faculteit TNW, en richt zich op het onderzoeken en ontwerpen van enzymen, microorganismen en bioprocessen met als doel om bij te dragen aan een duurzame samenleving. 

Kijk voor meer info op: https://www.tudelft.nl/tnw/over-faculteit/afdelingen/biotechnology