JADSWe do cool stuff that matters in data. De Jheronimus Academy of Data Science (JADS) is een unieke samenwerking tussen de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) en Tilburg University (TiU). Bij JADS geloven we dat data science antwoorden kan bieden op de complexe vraagstukken van de maatschappij. Wij bieden innovatieve onderwijsprogramma's, data science onderzoek, en ondersteuning voor het bedrijfsleven en de samenleving. Met een team van docenten, studenten, wetenschappers en ondernemers - uit uiteenlopende sectoren en disciplines - werken we aan het creëren van impact met data science. Dit doen we door mensen, sectoren en industrieën met elkaar te verbinden: in de afgelopen 5 jaar hebben we met 300+ organisaties samengewerkt aan data-gerelateerde projecten. Onze locatie in het voormalige klooster Mariënburg in Den Bosch huisvest een bruisende campus die volledig gewijd is aan data science.
Wat ga je doen? Als onderdeel van het managementsupportteam ben je verantwoordelijk voor alle secretariële werkzaamheden binnen het Business/IMPACT team. Daarnaast ben je uitwisselbaar met jouw naaste collega's bij Education en Research. Als support in het IMPACT team ben je een spin in het web tussen de verschillende teams binnen JADS maar ook daarbuiten met de overheden en bedrijven. Je bent de ogen en oren van het team en hierbij weet jij goed jouw rol te pakken. Je hebt gevoel voor zowel de universitaire wereld als bedrijven en organisaties en weet daartussen goed te schakelen.
Dit geheel betekent een afwisselende baan waarbij je als vanzelf op de hoogte bent en blijft van alle ontwikkelingen binnen JADS. De ene dag ben je bezig met een afspraak met het team onderwijs met stakeholders binnen de universiteiten, de volgende dag verzorg je de ondertekening van een samenwerking met een multinational.
- Je behandelt in- en uitgaande correspondentie in het Nederlands en Engels op basis van globale aanwijzingen.
- Je ondersteunt de bovengenoemde teams met planning en organisatie van teamvergaderingen en verzorgt daarvan de verslaglegging.
- Afdelingsspecifieke ondersteuning: je helpt bij het opstellen van conceptrapportages, verslagen, voorgangsrapportages.
- Het plaatsen van orders in Orca.
- Het ondersteunen bij events.
- Je ondersteunt teamleiders bij administratieve taken op het gebied van financiën en HR.
- Je bewaakt procedures en termijnen.
- Je plant afspraken incl. ruimte- en cateringreservering.
- Je werkt vanuit diverse mailboxen en behoudt hierin goed overzicht.
- Je organiseert representatieve taken voor de teams, zoals regelen van cadeaus bij jubilea/verjaardagen/ziekte, organiseren van bijeenkomsten of andere activiteiten.
- JADS is bezig met het opzetten van een digitale receptie. Het kan voorkomen dat je incidenteel ondersteuning biedt aan de backoffice van de JADS-receptie.
- Samen met je collega management office assistant zorg je voor goede afstemming van bezetting en bereikbaarheid van de secretariaten.
Werkdagen gaan in overleg.