Gaat jouw hart sneller kloppen van een zeer dynamische functie? Ben jij sterk in multi-tasking en zit meedenken en service bieden in je DNA? Dan zit je helemaal op je plek als secretaresse binnen de TU Delft. Je komt in deze functie het secretariaat versterken van de directie Education and Student Affairs, waar je, samen met zes collega-secretaresses, ondersteuning biedt aan de directeur, MT lid, beleidsmedewerkers en overige leden van de afdeling.

Als de rechterhand van de directeur, een MT lid en beleidsmedewerkers ondersteun je op secretarieel en organisatorisch gebied. Je plant, regelt, adviseert en onderneemt. Ook verricht je beleidsondersteunende werkzaamheden op het vakgebied van de leidinggevende(n) en kun je snel inspelen op wisselende situaties en ad hoc werkzaamheden. Veel werkzaamheden zijn gebonden aan deadlines en kennen een hoge mate van complexiteit. Als professioneel ondersteuner ben je betrouwbaar en kun je werken in een internationale omgeving. Kortom: een uitdagende baan!     

Het is voor deze specifieke rol van belang dat je zelfstandig en accuraat werkt, snel kunt schakelen en discreet omgaat met beschikbare en vertrouwelijke informatie. Je ondersteunt en ontzorgt bij uiteenlopende werkzaamheden, zodat diegenen die je ondersteunt hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Je gaat hierbij gestructureerd te werk. Jij weet de rust en het overzicht goed te bewaren, ook op hectische momenten. Je bent een harde werker en zorgt ervoor dat je werkzaamheden prioriteert en binnen de gestelde tijden hebt afgerond. Dat doe je efficiënt, integer en klantgericht.

Tot slot fungeer je ook als vaste vervanger voor een collega secretaresse met HR werkzaamheden. We zijn voor deze functie op zoek naar een collega die in ieder geval beschikbaar is op woensdag. Samen met jouw collega’s zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Profiel kandidaat
Van nature ben jij een ontzorger en heb jij een talent voor prioriteiten stellen. Je functioneert in een team erg goed, maar weet je ook te redden zodra je alleen bent. Je bent representatief, en sociaal en communicatief vaardig. Onder tijdsdruk werken is voor jou geen probleem en de kwaliteit van je werk lijdt daar niet onder:  je kunt snelheid en zorgvuldigheid goed combineren Je hebt een initiatiefrijk karakter en staat stevig in je schoenen.

Daarnaast kun je de agenda van de directeur en de managers goed beoordelen vanuit hun dagelijkse praktijk. Daarop ben je alert en initiërend, bijvoorbeeld bij het inlassen van pauzes, tijd reserveren om mail te beantwoorden of om een belangrijk overleg voor te bereiden. Je ziet verbanden tussen mailberichten, toegezonden informatie en afspraken. Je kunt inschatten of iets belangrijk is, of je het zelfstandig kunt behandelen, of er veel voorbereidingstijd voor nodig is. 

Je hebt een HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur een relevante opleiding. Ervaring in een soortgelijke functie is een pre evenals kennis van computerprogramma's (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Digiforms). We verwachten dat je op een proactieve en flexibele manier kunt meedenken, werk ziet liggen en oppakt, en zelfstandig dossiers kunt behandelen. Organisatorische kwaliteiten en improvisatietalent zijn een must, net als teamspeler zijn. Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is onontbeerlijk, evenals organisatie sensitiviteit, een opgewekt karakter en een teamgeest. Naast het bewaken van de voortgang en efficiency binnen de afdeling of het project door het coördineren, bewaken van afspraken, opzetten van documentatie(-systemen), voorgangscontrole, etc.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

• Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 32-40 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 8 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 2.818,- en een maximum van € 3.764,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst - Education & Student Affairs

Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Extension School, Information Management en X en telt circa 250 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.