De Universiteit Leiden heeft de ambitie om digitaal en papierarm te werken. Er is behoefte aan tooling die het mogelijk maakt om anytime & anyplace informatie te delen en samen te werken. Relevante informatie moet snel, intuïtief en in samenhang worden gevonden, gedeeld en verwerkt. Tegelijkertijd is het belangrijk om compliant te zijn met wet- en regelgeving. De universiteit moet voldoen aan steeds strengere eisen die de overheid aan informatiebeheer stelt. Denk aan de Algemene verordening gegevensbescherming, de Archiefwet, de Wet openbaarheid van bestuur en de Wet open overheid. Belangrijke pijlers voor volledige digitalisering binnen de Universiteit Leiden zijn: duurzame opslag, compliance met wet- en regelgeving, authenticiteit en integriteit van documenten worden geborgd.

De doelstelling van de afdeling DIA is dat het informatiebeheer bij de Universiteit Leiden goed geregeld en ingericht is, zodat de juiste informatie snel en makkelijk te vinden is. De afdeling is in transitie en wordt omgevormd van een traditionele archiefafdeling naar een modern team van informatieadviseurs. Recentelijk is DJUMA ingevoerd en vindt de conversie van het oude DocMan naar het nieuwe systeem plaats. Met de inzet van DJUMA is het de bedoeling om de basis op orde te krijgen voor het digitale informatiebeheer. De ambitie is om de dienstverlening te moderniseren en aan te bieden aan de gehele organisatie.

Als recordmanager verricht je diverse archiefwerkzaamheden binnen een team van 8 personen bestaande uit een afdelingshoofd, recordmanagers, recordbeheerders en adviseurs informatiebeheer. Je helpt mee om het archief volgens wet- en regelgeving te beheren en levert met je werk een bijdrage aan het behoud van bedrijf kritische informatie. Tevens ben je contactpersoon voor de organisatie- onderdelen die je ondersteunt.

Als recordmanager ben je inzetbaar op onder andere de volgende werkzaamheden:

• Postverdeling voor de locatie Bestuursbureau;
• Scannen of importeren, registreren van documenten en deze toevoegen aan nieuwe of bestaande zaken;
• Monitoren van afdelingen en medewerkers in DJUMA;
• Beheren van zaken en daarvoor in aanmerking komende overzetten naar semi-statisch archief;
• Adviseren over inzet van document management;
• Geven van demo's of instructies aan klanten;
• Meedenken over het archiefbeleid en actueel houden van procedures en handboeken.

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste, ambitieuze en deskundige collega met een servicegerichte en flexibele werkhouding.

Je beschikt over:

• Een vakopleiding op MBO+ of HBO niveau en relevante werkervaring;
• Ervaring met veelgebruikte kantoorsoftware;
• Goede kennis van de Nederlandse- en Engelse taal in woord en geschrift;
• Een positieve en resultaatgerichte werkhouding.

Verder verwachten we dat je:

• Een pleitbezorger bent voor digitalisering van de informatievoorziening;
• Een teamspeler bent, maar kunt ook zelfstandig goed kan functioneren;
• Toegewijd, nieuwsgierig, analytisch en communicatief bent.

Wij bieden

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.098,- en maximaal € 4.257,- per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 9).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op www.werkenbij.leidenuniv.nl. Daarnaast kan een aantal dagen per week thuisgewerkt worden en biedt de universiteit daar de benodigde faciliteiten en vergoedingen voor.

Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
In de dagelijkse werkzaamheden krijg je te maken met zeer vertrouwelijke informatie. Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar je staat ingeschreven. De kosten hiervoor worden vergoed. Een uitgebreide beschrijving van de VOG vind je op https://www.justis.nl/producten/vog/.

Diversiteit

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en via van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Universiteit Leiden

De Universiteit Leiden, in 1575 opgericht, is een van Europa's meest vooraanstaande internationale onderzoeksuniversiteiten. De universiteit heeft zeven faculteiten in het alfa-, bèta- en gammadomein, is gevestigd in Leiden en Den Haag en heeft ruim 6.700 medewerkers en 28.130 studenten.

Administratief Shared Service Centre - afdeling Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer

Als medewerker van het Administratief Shared Service Centre (ASSC) bied je ondersteuning aan alle medewerkers en studenten van de Universiteit Leiden. Het ASSC is verantwoordelijk voor de uitvoering van de processen rondom de financiële en personeelsadministratie, het beheer en de ontwikkeling van de universitaire concernsystemen, de documentaire informatievoorziening van de universiteit en het universitaire archiefbeleid. Het ASSC bestaat uit de volgende afdelingen:

• Servicepunt (SP)
• Financieel Shared Service Centre (FSSC)
• Personeel Shared Service Centre (PSSC)
• Functioneel Beheer (FB)
• Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer (DIA)

Samen met ongeveer 135 collega's ondersteun je vanuit het ASSC op onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Het ASSC maakt een transitie door naar een organisatie die klantgericht, wendbaar, eigentijds, voorspelbaar en betrouwbaar is.

Binnen het ASSC zijn er veel mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling. Er is alle ruimte voor een bij jou en jouw functie passend arrangement met interessante opleidingen en uitdagende trainingen. We vinden het belangrijk dat door bundeling van ieders talenten, achtergronden en ervaringen een bijdrage wordt geleverd aan de verdere ontwikkeling van het ASSC.