Als bestuurssecretaris is je primaire taak de inhoudelijk-logistieke coördinatie van verschillende bestuurlijke overleggen die vanuit Bestuurlijke Zaken (BZ) worden ondersteund. Het precieze werkpakket, inclusief de overleggen waarvoor je de leiding hebt, zal in overleg met de collega-bestuurssecretarissen worden bepaald. Je verzorgt de voorbereiding, advisering, afhandeling en opvolging van vergaderingen. Je werkt hierin nauw samen met de secretarissen van de andere bestuurlijke overleggen en medezeggenschap om de bestuurlijke besluitvorming en medezeggenschap zo effectief en efficiënt mogelijk te laten verlopen. Om je werk goed te kunnen doen, zal je ook veel contact hebben met (interne) stakeholders, zoals collega’s binnen de Algemene Bestuursdienst, Professional Services en de faculteiten.

Op dit moment zoeken wij naar een collega die in elk geval de volgende taken en rollen kan vervullen:

• Secretaris van het College voor Promoties (CvP); het CvP is een universitair college dat belast is met zaken rond wetenschappelijke promoties. Het college kan doctoraten en eredoctoraten verlenen, en adviseert het College van Bestuur over benoemingen tot (bijzonder) hoogleraar. Ook is het verantwoordelijk voor ander beleid m.b.t. promoties zoals het universitair promotiereglement. Het college kan ook advies uitbrengen over kwesties betreffende het onderwijs en de wetenschapsbeoefening aan de universiteit.
• Advisering en vraagbaak van faculteiten m.b.t. de uitvoer van het promotiereglement, joint doctorates en andere promotie-gerelateerde zaken.
• Naast de ondersteuning van enkele bestuurlijke of beleidsmatige overleggen ben je breed inzetbaar voor de afdeling, onze dienst (de Algemene Bestuursdienst) of de EUR in bestuurlijke, beleidsmatige of projectmatige zin.

Medewerkers van de afdeling BZ zijn in veel gevallen de spil tussen bestuur en organisatie. In deze functie werk je veel samen met collega’s van Academische Zaken, Juridische Zaken, het bureau van de Pedel en collega’s bij de faculteiten.

Werken bij BZ betekent werken in een energieke en dynamische bestuurlijke omgeving waar belangen, rollen en taken per onderwerp kunnen wisselen. Dit brengt zowel afwisseling als uitdagingen met zich mee. We zijn daarom op zoek naar een bestuurssecretaris met het volgende profiel:

• Een afgeronde academische opleiding, en bij voorkeur juridische affiniteit
• Kennis en begrip van, en interesse in, de bestuurlijke praktijk en/of medezeggenschap; een gezonde dosis politiek-bestuurlijke sensitiviteit en affiniteit.
• Integriteit, vooral tot uiting komend in het kunnen bewaren van vertrouwelijkheid in de directe relatie met de bestuurders of leden van bestuurlijke gremia en medezeggenschap, de vertrouwelijke omgang met documenten die voorbijkomen en het kunnen scheiden van verschillende rollen horend bij de verschillende taken.
• Een proactieve, assertieve, ondernemende en flexibele houding, geen genoegen nemen met een bestaan in de eigen inhoudelijke luwte maar een brede blik hebben op de organisatie en waar nodig bij willen dragen.
• Degelijkheid en nauwkeurigheid in formele procedures en processen, maar met genoeg flexibiliteit om waar nodig ook ondanks formele hindernissen tot de benodigde oplossingen te komen;
• Collegialiteit, zowel richting de collega’s in de afdeling, de Algemene Bestuursdienst (ABD) als de bredere universiteit.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (NL en EN), benodigd voor advisering, verslaglegging en (formele) correspondentie.
• Ervaring met bestuurlijke processen en/of medezeggenschap strekt tot aanbeveling. Belangrijk is dat je je thuis voelt in een soms hectische en uitdagende omgeving waarin verschillende ‘ballen in de lucht’ moeten worden gehouden.
• Ervaring of kennis met de onderzoekswereld of een academische omgeving strekt ook tot de aanbeveling.

De startdatum van deze functie is 1 oktober 2022 (of eerder indien mogelijk), en de functie is gevestigd op Campus Woudestein (Rotterdam), bij de Algemene Bestuursdienst. De functie bedraagt 0,8 FTE. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen €3974,- en €6181,- bruto per maand (schaal 11-12 ), conform de CAO-NU. Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering, en een persoonlijk carrièrebudget. Ook kan je als medewerker gebruikmaken van EUR-faciliteiten zoals de Universiteitsbibliotheek en krijg je korting op een abonnement bij het Erasmus sportcentrum.

Erasmus Universiteit Rotterdam biedt een Dual Career Program (DCP) aan om de partners van nieuw wetenschappelijk personeel te helpen bij het vinden van werk in Nederland. Het programma wordt aangeboden in nauwe samenwerking met de nabijgelegen universiteiten van Delft en Leiden.

Erasmus Universiteit Rotterdam wil een rechtvaardige en inclusieve gemeenschap zijn. Wij koesteren een open cultuur waarin iedereen wordt ondersteund om het volledige potentieel tot zijn recht te laten komen. Wij beschouwen inclusiviteit van talent als de basis van onze successen en de diversiteit van perspectieven en personen als een uiterst waardevol resultaat hiervan. EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR)

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken in nauwe samenwerking met interne en externe partijen aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en dankzij de hoge kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. De Erasmian values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar voor de buitenwereld: ondernemend, maatschappelijk betrokken, wereldburger, ruimdenkend en verbindend. www.eur.nl

Bestuurlijke Zaken

De afdeling BZ is de centrale afdeling van de Erasmus Universiteit die primair administratieve en bestuurlijke ondersteuning levert aan de verschillende bestuurlijke en beleidsmatige overleggen en medezeggenschap. BZ is onderdeel van de ABD en wordt hiërarchisch aangestuurd door het hoofd BZ. De afdeling bestaat uit 4 bestuurssecretarissen, 5 bestuurssecretaresses en 2 beleidsmedewerkers. Zij ondersteunen de formele bijeenkomsten en werkzaamheden van de Raad van Toezicht, het College van Bestuur, College voor Promoties, CvB-Decanenoverleg, Universiteitsraad (UR) en het Lokaal Overleg van de vakbonden (EUROPA). Daarnaast ondersteunt en organiseert BZ het voorbereidende Agendaoverleg, de EUR-brede overleggen van de Directeuren Onderzoek en Onderwijs met de rector en het EUR-brede overleg van de directeuren bedrijfsvoering en de dienstdirecteuren met de vicevoorzitter (verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering). Daarnaast kent de afdeling een aantal staffuncties dat zich focust op zowel de bredere afdeling als de gehele EUR. De afdeling kent een informele en collegiale cultuur waarin hard wordt gewerkt en ook ruimte is voor ontspanning en collegialiteit.

Meer concreet houdt de afdeling BZ zich bezig met de volgende taken:

• Voorbereiding, begeleiding en afhandeling (nazorg) van de formele vergaderingen van bestuur en medezeggenschap, inclusief agendavoorbereiding, verslag en monitoring. Hiermee regisseert BZ het bestuurlijke besluitvormingsproces van de Universiteit.
• Het administratief (secretarieel) ondersteunen van zowel formele overleggen als individuele bestuurders.
• Het bestuurlijk ondersteunen door het uitvoeren van verschillende staffuncties rond, onder meer, inhoudelijk actuele thema’s, faciliteiten (huisvesting, campus), ICT, financiën, evenementen van de ABD en EUR-breed, het EUR-jaarverslag en activiteiten die volgen uit bestuurlijke gremia.
• Het gevraagd en ongevraagd adviseren van bestuur en medezeggenschap over bestuurlijke aangelegenheden.

De bestuurssecretarissen van de afdeling hebben elk vaste overleggen die zij als secretaris ondersteunen. Daarnaast hebben zij afdeling brede taken, zijn zij inzetbaar voor EUR-brede (bestuurlijke, beleidsmatige of projectmatige) taken en vervangen en ondersteunen zij elkaar waar nodig.