Voor het departement Bestuurs- en Organisatiewetenschap (USBO) zoeken wij een nieuwe collega voor ons bestuurssecretariaat. De management-assistent/ secretaresse ondersteunt primair het departementsbestuur en is coördinator van het bestuurssecretariaat (5 personen). Daarnaast ben je onder meer verantwoordelijk voor de ondersteuning van het hoofd van het departement en de departementsmanager. De functie is vacant vanwege het vertrek van een collega die met pensioen gaat. 
Samen met jouw directe collega’s van het team Bestuursondersteuning ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het bestuur en de leidinggevenden van de afdelingen van het departement. Je bent coördinator van secretariaat dat onder leiding staat van de departementsmanager. Het team bestaat uit 4 collega’s en een medewerker front-office die allen een eigen aandachtsgebied hebben en een deel van de leidinggevenden en daaraan verbonden gremia ondersteunen.

Als je van dynamiek en afwisseling houdt en het fijn vindt om zelfstandig te werken, maar ook een teamplayer bent, dan gaan we heel graag met jou in gesprek! Je kan rekenen op een gevarieerd takenpakket. De volgende werkzaamheden maken daar deel van uit:

• (management) ondersteuning van het USBO bestuur en aanverwante bestuurlijke overleggen met als werkzaamheden: opstellen van agenda’s, gereedmaken en verspreiden van stukken, notuleren, archiveren en ondersteunen bij afspraken die voortvloeien uit de besluitvorming;
• uitvoering van ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het hoofd departement en de departementsmanager, zoals: agendabeheer en het zelfstandig afhandelen van telefoonverkeer, mailverkeer en (vertrouwelijke) correspondentie;
• dagelijks aanspreekpunt voor de secretaresses en coördinatie van overstijgende algemene werkzaamheden;
• aanspreekpunt voor facultaire collega’s en facultaire projecten;
• optimaliseren van dienstverlening, bestuursondersteuning en werkprocessen;
• uitvoeren van voorkomende algemene secretariële werkzaamheden voor het departement samen met de collega’s van het secretariaat, zoals: ondersteuning bij vacatures, organiseren van bijeenkomsten, etc.;
• optioneel: (tijdelijke) opvolging van de secretaresse voor het Universitaire Project Erkennen en waarderen (afhankelijk van de omvang van het dienstverband).

Wij zoeken een positieve, betrokken collega die:

• beschikt over een ruime ervaring als (bestuurs-)secretaresse/ management-assistent;
• ervaring heeft als (coachend) teamleider/coördinator en die er is wanneer dat nodig is maar collega’s laat groeien en zelfstandig handelen vanuit ruimte en vertrouwen;
• streeft naar optimale dienstverlening en oog heeft voor ontwikkeling van medewerkers;
• zich inhoudelijk verbonden voelt met het de universitaire omgeving;
• een goed gevoel heeft voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen;
• gericht is op samenwerken maar ook zelfstandig en proactief is en eigenaarschap toont;
• die zich persoonlijk en professioneel graag wil blijven ontwikkelen en kan meegroeien met de werkomgeving en de eisen die daaraan worden gesteld;
• over uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden beschikt met een open, vriendelijke, representatieve en gastvrije houding;
• over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal beschikt maar zich in woord en geschrift ook in de Engels taal weet te redden;
• zeer goede beheersing heeft van de diverse MS Officeprogramma’s (o.a. Outlook, Powerpoint, Excel, Word);
• klantgericht en dienstverlenend is en creatief meedenkt en denkt in oplossingen en kansen;
• zich gelukkig voelt als spin in het web en soms meerdere ballen in de lucht weet te houden;
• van uitdagingen houdt, weet te prioriteren en te improviseren wanneer dat nodig is;
• accuraat werkt en integer met vertrouwelijke informatie omgaat.

Ervaring in een universitaire omgeving strekt tot aanbeveling. De werktijden en aanwezigheid zijn in overleg. We gaan uit van in ieder geval 3 dagen aanwezigheid op locatie.

Een mooie functie in een fijn team op een dynamische plek in de organisatie!
Het betreft een dienstverband van 0,8-0,9 fte (32-36 uur) fte voor de duur van 1 jaar. Bij goed functioneren hoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt minimaal € 2.818,- en maximaal € 3.764,- (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband.

Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk hier voor meer informatie over werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.
De faculteit Recht, Economie, Bestuur en Organisatie van de Universiteit Utrecht is een unieke combinatie van 3 departementen: Rechtsgeleerdheid, Economie en Bestuurs- en Organisatiewetenschap. Deze 3 vakgebieden verzorgen afzonderlijk én gezamenlijk onderwijs en onderzoek. Door dit multidisciplinaire aanbod is de faculteit een onderscheidende partner voor kennisoverdracht op hoog niveau.

Je gaat werken bij het departement Bestuurs- en Organisatiewetenschap (USBO) in een prettige sfeervolle werkomgeving op een historische locatie in de binnenstad van Utrecht. Het departement richt zich in onderwijs, onderzoek en advies op het besturen en organiseren van publieke vraag-stukken in relatie tot maatschappelijke ontwikkelingen. Het onderwijs kenmerkt zich door het klein-schalige en intensieve karakter én de verbinding met actuele ontwikkelingen in de samenleving.