De procesbeheerder werkt op het snijvlak tussen uitvoering en ICT. Jij zorgt ervoor dat alle (veelal geautomatiseerde) processen probleemloos verlopen en dat de informatievoorziening voor studenten en ketenpartners op orde is. Dit doe je samen met je team, in- en externe ketenpartners.

Als afdeling vinden we het belangrijk om een duurzame relatie te onderhouden met onze ketenpartners binnen- en buiten de Universiteit. Dit doen we door onze expertise in te zetten om tot geharmoniseerde- en gedragen processen te komen, zodat studenten een eenduidige en laagdrempelige dienstverlening ervaren.

Daarom zijn onze procesbeheerders aan de slag met het schrijven van werkinstructies, het afstemmen van verbeterplannen, het organiseren van kennisdeelsessies, het (laten) oplossen van technische problemen en zij communiceren met studenten en ketenpartners over allerlei ontwikkelingen.

De werkzaamheden

• Je bent verantwoordelijk voor de juiste inrichting van Studielink; je stemt benodigde informatie af met ketenpartners en stuurt deze informatie vervolgens op tijd door naar onze collega's van functioneel beheer;
• Je bent eerste aanspreekpunt voor vragen over Studielink en communiceert pro-actief over Studielink issues; je zorgt ervoor dat de communicatie aansluit bij de informatiebehoefte van de partners;
• Je draagt bij aan het projectmatig en succesvol implementeren van nieuwe functionaliteiten in processen waarbij samenwerking en communicatie een belangrijke competentie is;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en externen; je verzamelt informatie, voert analyses uit, je beantwoord vragen of verwijst door;
• Je initieert verbetervoorstellen op basis van analyses uit systemen, signalen van studenten en externen;
• Je beheert een aantal processen waaronder verplichte matching, selectie en plaatsing en diverse samenwerkingsovereenkomsten; je beheert een jaarplanning en zorgt voor jaarlijkse evaluatie;
• Je voert totaal-, verband- en detailcontroles uit met behulp van het studentenadministratiesysteem, Studielink en BRON HO van DUO en denkt mee over kwaliteitsverbeteringen.

Je profiel

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding: een opleiding gerelateerd aan administratieve ICT processen en systemen zoals informatiekunde is een pre;
• Je treedt graag op als brugfunctie tussen de (eind)gebruiker en Functioneel Beheer;
• Je hebt ervaring met complexe informatiesystemen (zoals bijvoorbeeld met Topdeks, Studelink en Oracle Campus Solutions) en kennis van het Hoger Onderwijs is een pre;
• Je bent in staat om relevante wet- en regelgeving te vertalen naar processen en systemen;
• Je hebt ervaring met projectmatig werken, bent taakvolwassen, durft besluiten en verantwoordelijkheden te nemen werkt graag samen en zelfstandig, binnen én buiten het team;
• Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden, zowel in Engels als in het Nederlands; Het vereiste niveau Engels is vastgesteld op niveau B2 (actief) en B2 (passief);
• Je beschikt over de competenties analytisch vermogen, accuratesse, klantbetrokkenheid, plannen en organiseren en samenwerken.

Wij bieden

Het dienstverband vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, voor de duur van vooralsnog een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €2.710 en maximaal € 3.619 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kan je nalezen op de website.

In deze functie is het mogelijk om gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor te werken (hybride werken).

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.