De groep Informatie Systemen zoekt een voltijd secretaresse. De groep heeft ongeveer 40 voltijdse medewerkers en een jonge leeftijdsopbouw. Zij heeft een heel internationaal en informeel karakter. Er wordt vaak gezamenlijk geluncht en koffie gedronken en er worden ook regelmatig gezamenlijke activiteiten georganiseerd. Het secretariaat is daarbij een centraal punt, waar medewerkers zich ook vaak verzamelen.
Als secretaresse ondersteun je vooral het dagelijkse bestuur van de groep, dat bestaat uit drie personen.
Je hebt daarbij de volgende taken:
- Het verlenen van ondersteuning op administratief en/of organisatorisch gebied, zoals plannen van meetings en lezingen, notuleren, organiseren van reizen, plaatsen en controleren van bestellingen, reserveringen.
- Beheren van mailbox en agenda secretariaat.
- Het fungeren als centraal aanspreekpunt van het team en voor medewerkers en studenten.
- Het behandelen van de ingekomen post/ e-mail.
- Bestellen van o.a. kantoorbenodigdheden, bloemen, spullen voor het laboratorium.
- Archiveren, scannen documenten en archiveren in het digitaal archief.
- Organiseren van groepsactiviteiten, waaronder gezamenlijke koffiemomenten, borrels en uitjes.
- Facilitaire taken.
Als secretaresse ben je een belangrijk aanspreekpunt voor onze medewerkers. We vinden het daarom belangrijk dat je tenminste 3 dagen per week fysiek aanwezig bent. Daarnaast is er een mogelijkheid tot thuiswerken, in afstemming met jouw leidinggevende.